Verplichte Activiteit

Overzicht

De verrijking Verplichte Activiteit identificeert gevallen waarbij verplichte activiteiten ontbreken in de uitvoering van uw proces, zodat u de volledigheid van het proces en naleving van bedrijfsregels kunt waarborgen. Deze tool voor conformiteitscontrole detecteert automatisch wanneer kritieke stappen zijn overgeslagen, omzeild of niet zijn uitgevoerd, waardoor u de integriteit van het proces en naleving van regelgeving kunt behouden.

In tegenstelling tot verrijkingen die ongewenste activiteiten detecteren, richt deze verrijking zich op het verifiëren van de aanwezigheid van essentiële activiteiten die in elk geval moeten plaatsvinden om het proces als compleet en conform te beschouwen. Bijvoorbeeld kwaliteitsinspecties in productie, goedkeuringsstappen in inkoop, of verplichte documentatieactiviteiten in zorgprocessen. De verrijking maakt booleaanse attributen aan die gevallen markeren waar deze kritieke activiteiten ontbreken, zodat u snel incomplete procesuitvoeringen kunt identificeren en corrigeren.

Veelvoorkomende toepassingen

  • Verifiëren van voltooiing van verplichte kwaliteitscontroles in productieprocessen
  • Zekerstellen dat vereiste goedkeuringsstappen worden uitgevoerd in inkoop en bestellingen
  • Bevestigen van verplichte documentatieactiviteiten in zorgtrajecten van patiënten
  • Controleren op voltooiing van verplichte trainingsverificatie vóór apparatuurgebruik
  • Valideren van aanwezigheid van verplichte veiligheidscontroles bij IT-toegangverlening
  • Monitoren van naleving van wettelijke vereisten die specifieke processtappen voorschrijven
  • Detecteren van gevallen waar kritieke validatie- of verificatieactiviteiten werden overgeslagen

Instellingen

Naam Regels Groep: Voer een beschrijvende naam in voor deze conformiteitsregelgroep. Deze naam dient als prefix voor alle attributen die door deze verrijking worden aangemaakt en verschijnt in conformiteitsrapporten. Kies een naam die duidelijk aangeeft om welk type verplichte vereisten het gaat, zoals "Ontbrekende Verplichte Activiteiten", "Onvolledige Processtappen" of "Verplichte Nalevingscontroles". Standaardwaarde is "Geen activiteit".

Ernst: Selecteer het ernstniveau voor gevallen waarin verplichte activiteiten ontbreken:

  • Laag: Ontbrekende activiteiten die aangepakt moeten worden maar geen direct risico vormen
  • Gemiddeld: Aanzienlijke hiaten die de kwaliteit of efficiëntie van het proces kunnen beïnvloeden
  • Hoog: Kritieke ontbrekende activiteiten die wijzen op nalevingsfouten of grote procesgebreken

Waarden Activiteitsattributen: Selecteer één of meerdere activiteiten uit uw evenementlog die in elke conforme case aanwezig moeten zijn. De verrijking maakt voor elke geselecteerde activiteit een afzonderlijk booleaans attribuut aan, die cases markeert waar die specifieke verplichte activiteit ontbreekt. Activiteiten worden weergegeven met hun aantal cases en procentuele statistieken om u te helpen de actuele nalevingsgraden te begrijpen en te identificeren welke verplichte activiteiten het vaakst worden overgeslagen.

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Kwaliteitsborging in productie

Scenario: Een productiebedrijf moet ervoor zorgen dat alle producten verplichte kwaliteitsinspectiestappen doorlopen vóór verzending. Het missen van deze inspecties kan leiden tot defecte producten die bij klanten terechtkomen en mogelijke overtredingen van regelgeving.

Instellingen:

  • Naam Regels Groep: "Ontbrekende QA Stappen"
  • Ernst: Hoog
  • Waarden Activiteitsattributen:
    • "Initiële Kwaliteitscontrole"
    • "Eindproductinspectie"
    • "Genereren Kwaliteitscertificaat"
    • "Goedkeuring QA Manager"

Output: De verrijking maakt vijf booleaanse attributen op caseniveau:

  • "Ontbrekende QA Stappen" (hoofdattribuut - WAAR als een QA stap ontbreekt)
  • "Ontbrekende QA Stappen: Initiële Kwaliteitscontrole" (WAAR wanneer deze specifieke activiteit ontbreekt)
  • "Ontbrekende QA Stappen: Eindproductinspectie" (WAAR wanneer deze activiteit ontbreekt)
  • "Ontbrekende QA Stappen: Genereren Kwaliteitscertificaat" (WAAR wanneer deze activiteit ontbreekt)
  • "Ontbrekende QA Stappen: Goedkeuring QA Manager" (WAAR wanneer deze activiteit ontbreekt)

Cases met WAAR geven producten aan die zijn verzonden zonder alle verplichte kwaliteitsborgingsstappen te voltooien.

Inzichten: Analyse toonde aan dat 12% van de cases de stap "Goedkeuring QA Manager" misten, voornamelijk tijdens weekenddiensten wanneer managers niet beschikbaar waren. Dit leidde tot invoering van een roulerend goedkeuringsschema om continuïteit te waarborgen.

Voorbeeld 2: Naleving patiëntopname in de zorg

Scenario: Een ziekenhuis moet ervoor zorgen dat alle patiëntopnames verplichte documentatie- en beoordelingsactiviteiten bevatten om te voldoen aan zorgregels en adequate patiëntenzorg te garanderen.

Instellingen:

  • Naam Regels Groep: "Onvolledig Opnameproces"
  • Ernst: Hoog
  • Waarden Activiteitsattributen:
    • "Patiënttoestemming Verkregen"
    • "Verzekeringsverificatie"
    • "Initiële Medische Beoordeling"
    • "Allergiecontrole Voltooid"
    • "Noodcontact Geregistreerd"

Output: De verrijking genereert attributen die cases markeren waar verplichte opnamestappen niet zijn voltooid. Bijvoorbeeld, "Onvolledig Opnameproces: Verzekeringsverificatie" = WAAR geeft aan dat patiënten zijn opgenomen zonder verzekering te verifiëren, wat tot facturatieproblemen en nalevingsfouten kan leiden.

Inzichten: De analyse wees uit dat 8% van de spoedopnames "Patiënttoestemming Verkregen" misten vanwege de toestand van de patiënt bij aankomst. Deze bevinding leidde tot invoering van een toestemmingsproces na stabilisatie bij spoedgevallen.

Voorbeeld 3: Financiële leningverwerking

Scenario: Een bank moet verifiëren dat alle leningaanvragen verplichte verificatie- en goedkeuringsstappen doorlopen vóór uitbetaling om fraude te voorkomen en naleving van regelgeving te garanderen.

Instellingen:

  • Naam Regels Groep: "Ontbrekende Leningsverificatie"
  • Ernst: Gemiddeld
  • Waarden Activiteitsattributen:
    • "Identiteitsverificatie"
    • "Credit Score Controle"
    • "Inkomen Verificatie"
    • "Beoordeling Onderpand"
    • "Beoordeling Risicomanager"

Output: Booleaanse attributen markeren leningen waarbij verplichte verificatiestappen niet zijn voltooid. Bijvoorbeeld, cases waarbij "Ontbrekende Leningsverificatie: Beoordeling Onderpand" = WAAR aangeven ongedekte leningen die onderpandscontrole hadden moeten ondergaan.

Inzichten: De verrijking toonde aan dat 5% van de leningen aan kleine bedrijven tijdens piekperiodes "Beoordeling Risicomanager" omzeilden, wat leidde tot implementatie van geautomatiseerde risicoscores voor leningen met lage waarde.

Voorbeeld 4: IT Change Management

Scenario: Een IT-afdeling moet ervoor zorgen dat alle systeemwijzigingen het verplichte wijzigingsbeheerproces volgen, inclusief test- en goedkeuringsstappen, om ongeplande uitval te voorkomen.

Instellingen:

  • Naam Regels Groep: "Onvolledig Wijzigingsproces"
  • Ernst: Gemiddeld
  • Waarden Activiteitsattributen:
    • "Wijzigingsverzoek Ingediend"
    • "Impactanalyse Voltooid"
    • "Testomgeving Validatie"
    • "CAB Goedkeuring"
    • "Rollback Plan Gedocumenteerd"

Output: De verrijking identificeert wijzigingen die zijn doorgevoerd zonder het volledige goedkeuringsproces te volgen. Cases gemarkeerd met "Onvolledig Wijzigingsproces: Testomgeving Validatie" = WAAR zijn wijzigingen die direct in productie zijn gebracht zonder testen.

Inzichten: Analyse liet zien dat 15% van de spoedwijzigingen "Testomgeving Validatie" oversloeg, wat werd gerelateerd aan 60% van de daaropvolgende systeemincidenten. Dit leidde tot de creatie van een sneltestprotocol voor spoedwijzigingen.

Voorbeeld 5: Inkoopnaleving

Scenario: Een inkoopafdeling moet ervoor zorgen dat alle bestellingen boven bepaalde drempels verplichte concurrerende biedingen en goedkeuringsactiviteiten bevatten om transparantie en naleving te handhaven.

Instellingen:

  • Naam Regels Groep: "Ontbrekende Inkoopcontroles"
  • Ernst: Hoog
  • Waarden Activiteitsattributen:
    • "Meerdere Leveranciersoffertes Verkregen"
    • "Budgetverificatie"
    • "Beoordeling Inkoopcommissie"
    • "Goedkeuring Juridische Afdeling"
    • "Definitieve Handtekening Directeur"

Output: Booleaanse conformiteitsattributen identificeren bestellingen die verplichte inkoopcontroles omzeilden. Het hoofdattribuut "Ontbrekende Inkoopcontroles" geeft een algemene nalevingsindicator, terwijl individuele attributen zoals "Ontbrekende Inkoopcontroles: Meerdere Leveranciersoffertes Verkregen" specifieke faalpunten tonen.

Inzichten: De verrijking ontdekte dat 18% van de aankopen met hoge waarde geen "Meerdere Leveranciersoffertes Verkregen" hadden, vooral bij gespecialiseerde apparatuur met één leverancier. Dit leidde tot een vrijstellingsproces voor enkelvoudige aanbestedingen.

Output

De verrijking Verplichte Activiteit maakt meerdere booleaanse attributen op caseniveau aan die conformiteitsproblemen aangeven:

Hoofdattribuut Conformiteit: Eén booleaans attribuut met de naam opgegeven in "Naam Regels Groep" dat WAAR wordt wanneer één van de geselecteerde verplichte activiteiten ontbreekt in een case. Dit biedt een hoog-niveau indicator van onvolledigheid in het proces.

Individuele Activiteitsattributen: Voor elke geselecteerde verplichte activiteit wordt een specifiek booleaans attribuut aangemaakt in de vorm "[Naam Regels Groep]: [Activiteitsnaam]". Deze attributen zijn WAAR wanneer die specifieke verplichte activiteit ontbreekt in de case, wat gedetailleerde analyse mogelijk maakt over welke vereisten het vaakst worden gemist.

Attribuuteigenschappen:

  • Gegevenstype: Boolean
  • Weergaveformaat: Ja/Nee
  • Kolomtype: ConformanceIssue
  • Aggregatie: Kan worden gebruikt in case teller/procentcalculatoren om nalevingspercentages te meten

Alle aangemaakte attributen kunnen worden gebruikt in vervolgfilters om niet-conforme cases te identificeren, in calculatoren om nalevingsstatistieken te meten, en in dashboards om de procesvolledigheid in de tijd te monitoren. De conformiteitsproblemen worden ook geregistreerd in de systeemlijst van conformiteitsproblemen met het opgegeven ernstniveau, wat zorgt voor uitgebreide conformiteitsrapportage en -analyse.

Zie ook

Deze documentatie maakt deel uit van het mindzie Studio procesminingplatform.