Activité Obligatoire

Vue d'ensemble

L'enrichissement Activité Obligatoire identifie les cas où des activités requises sont absentes de l'exécution de votre processus, vous aidant à garantir l'exhaustivité du processus et la conformité aux règles métier. Cet outil de vérification de conformité détecte automatiquement lorsque des étapes critiques ont été sautées, contournées ou n'ont pas été exécutées, vous permettant de maintenir l'intégrité du processus et la conformité réglementaire.

Contrairement aux enrichissements qui détectent les activités indésirables, cet enrichissement se concentre sur la vérification de la présence des activités essentielles devant avoir lieu dans chaque cas pour que le processus soit considéré comme complet et conforme. Par exemple, les inspections qualité dans la fabrication, les étapes d'approbation dans les achats, ou les activités de documentation obligatoires dans les processus de santé. L'enrichissement crée des attributs booléens qui signalent les cas où ces activités critiques manquent, ce qui permet d'identifier rapidement et de remédier aux exécutions de processus incomplètes.

Utilisations Courantes

  • Vérifier l'exécution des contrôles qualité obligatoires dans les processus de fabrication
  • S'assurer que les étapes d'approbation requises sont effectuées dans les achats et commandes
  • Confirmer les activités de documentation obligatoires dans les flux de traitement des patients en santé
  • Contrôler la réalisation des vérifications de formation obligatoire avant l'utilisation d'équipements
  • Valider la présence des contrôles de sécurité obligatoires dans la provision d'accès IT
  • Surveiller la conformité aux exigences réglementaires imposant des étapes spécifiques de processus
  • Détecter les cas où des activités critiques de validation ou de vérification ont été sautées

Paramètres

Nom du Groupe de Règles : Saisissez un nom descriptif pour ce groupe de règles de conformité. Ce nom sert de préfixe pour tous les attributs créés par cet enrichissement et apparaît dans les rapports de conformité. Choisissez un nom qui indique clairement le type d'exigences obligatoires surveillées, comme "Activités Obligatoires Manquantes", "Étapes de Processus Incomplètes" ou "Contrôles de Conformité Obligatoires". La valeur par défaut est "Pas d'activité".

Sévérité : Sélectionnez le niveau de sévérité pour les cas où des activités obligatoires sont absentes :

  • Faible : Activités manquantes devant être corrigées mais ne présentant pas de risque immédiat
  • Moyenne : Lacunes significatives pouvant impacter la qualité ou l'efficacité du processus
  • Élevée : Activités critiques manquantes représentant des manquements de conformité ou des défauts majeurs du processus

Valeurs des Attributs d'Activité : Sélectionnez une ou plusieurs activités dans votre journal d'événements qui doivent être présentes dans chaque cas conforme. L'enrichissement créera un attribut booléen distinct pour chaque activité sélectionnée, indiquant les cas où cette activité obligatoire spécifique est absente. Les activités sont affichées avec leurs statistiques de nombre et pourcentage de cas pour vous aider à comprendre les taux actuels de conformité et identifier quelles activités obligatoires sont les plus fréquemment sautées.

Exemples

Exemple 1 : Assurance Qualité en Fabrication

Scénario : Une entreprise de fabrication doit s'assurer que tous les produits passent par des étapes d'inspection qualité obligatoires avant expédition. L'absence de ces inspections pourrait conduire à l'envoi de produits défectueux aux clients et à des violations réglementaires potentielles.

Paramètres :

  • Nom du Groupe de Règles : "Étapes QA Manquantes"
  • Sévérité : Élevée
  • Valeurs des Attributs d'Activité :
    • "Contrôle Qualité Initial"
    • "Inspection Finale du Produit"
    • "Génération de Certificat Qualité"
    • "Approbation du Responsable QA"

Sortie : L'enrichissement crée cinq attributs booléens au niveau du cas :

  • "Étapes QA Manquantes" (attribut maître - TRUE si une étape QA manque)
  • "Étapes QA Manquantes : Contrôle Qualité Initial" (TRUE quand cette activité spécifique est manquante)
  • "Étapes QA Manquantes : Inspection Finale du Produit" (TRUE quand cette activité est manquante)
  • "Étapes QA Manquantes : Génération de Certificat Qualité" (TRUE quand cette activité est manquante)
  • "Étapes QA Manquantes : Approbation du Responsable QA" (TRUE quand cette activité est manquante)

Les cas avec des valeurs TRUE indiquent des produits expédiés sans avoir complété toutes les étapes obligatoires d'assurance qualité.

Informations : L'analyse a révélé que 12 % des cas manquaient l'étape "Approbation du Responsable QA", principalement lors des équipes de week-end lorsque les responsables étaient absents. Cela a conduit à la mise en place d'un planning d'approbation tournant pour assurer une couverture continue.

Exemple 2 : Conformité à l’Admission des Patients en Santé

Scénario : Un hôpital doit garantir que toutes les admissions de patients comprennent les activités obligatoires de documentation et d’évaluation pour se conformer aux réglementations sanitaires et assurer de bons soins.

Paramètres :

  • Nom du Groupe de Règles : "Processus d'Admission Incomplet"
  • Sévérité : Élevée
  • Valeurs des Attributs d'Activité :
    • "Consentement Patient Obtenu"
    • "Vérification Assurance"
    • "Évaluation Médicale Initiale"
    • "Contrôle des Allergies Complété"
    • "Contact d'Urgence Enregistré"

Sortie : L'enrichissement génère des attributs marquant les cas où des étapes d’admission obligatoires n'ont pas été réalisées. Par exemple, "Processus d'Admission Incomplet : Vérification Assurance" = TRUE indique des patients admis sans vérification d'assurance, ce qui peut entraîner des problèmes de facturation et des violations de conformité.

Informations : L'analyse a identifié que 8 % des admissions en urgence manquaient "Consentement Patient Obtenu" en raison de l'état du patient à l'arrivée. Cette constatation a conduit à la mise en place d'un processus de consentement post-stabilisation pour les cas d'urgence.

Exemple 3 : Traitement des Prêts Financiers

Scénario : Une banque doit vérifier que toutes les demandes de prêt passent par des étapes obligatoires de vérification et d'approbation avant le décaissement pour prévenir la fraude et garantir la conformité réglementaire.

Paramètres :

  • Nom du Groupe de Règles : "Vérification Prêts Manquante"
  • Sévérité : Moyenne
  • Valeurs des Attributs d'Activité :
    • "Vérification d'Identité"
    • "Contrôle de Score de Crédit"
    • "Vérification de Revenu"
    • "Évaluation de Garantie"
    • "Revue par le Gestionnaire de Risque"

Sortie : Des attributs booléens signalent les dossiers de prêt traités sans compléter les étapes de vérification obligatoires. Par exemple, les cas où "Vérification Prêts Manquante : Évaluation de Garantie" = TRUE représentent des prêts non garantis qui auraient dû faire l’objet d’une vérification des garanties.

Informations : L'enrichissement a révélé que 5 % des prêts aux petites entreprises ont contourné "Revue par le Gestionnaire de Risque" lors des périodes de pointe, conduisant à la mise en place d’un scoring de risque automatisé pour les prêts de faible valeur.

Exemple 4 : Gestion des Changements IT

Scénario : Un département IT doit garantir que tous les changements système suivent le processus obligatoire de gestion des changements, incluant les étapes de test et d'approbation, pour éviter les interruptions non planifiées.

Paramètres :

  • Nom du Groupe de Règles : "Processus de Changement Incomplet"
  • Sévérité : Moyenne
  • Valeurs des Attributs d'Activité :
    • "Demande de Changement Soumise"
    • "Analyse d'Impact Complétée"
    • "Validation Environnement de Test"
    • "Approbation CAB"
    • "Plan de Restauration Documenté"

Sortie : L'enrichissement identifie les changements mis en œuvre sans suivre complètement le processus d'approbation. Les cas signalés avec "Processus de Changement Incomplet : Validation Environnement de Test" = TRUE représentent des changements déployés directement en production sans tests.

Informations : L'analyse a montré que 15 % des changements d'urgence ont sauté la "Validation Environnement de Test", corrélée avec 60 % des incidents système ultérieurs. Cela a conduit à la création d’un protocole de tests rapides pour les changements d'urgence.

Exemple 5 : Conformité aux Achats

Scénario : Un département des achats doit s'assurer que toutes les commandes supérieures à certains seuils incluent des activités obligatoires d'appel d'offres concurrentiel et d'approbation pour garantir transparence et conformité.

Paramètres :

  • Nom du Groupe de Règles : "Contrôles Achats Manquants"
  • Sévérité : Élevée
  • Valeurs des Attributs d'Activité :
    • "Obtention de Plusieurs Devis Fournisseurs"
    • "Vérification du Budget"
    • "Revue par le Comité des Achats"
    • "Approbation du Département Juridique"
    • "Signature Finale du Directeur"

Sortie : Des attributs booléens de conformité identifient les commandes ayant contourné les contrôles d'achats obligatoires. L'attribut maître "Contrôles Achats Manquants" fournit un indicateur global de conformité, tandis que les attributs individuels comme "Contrôles Achats Manquants : Obtention de Plusieurs Devis Fournisseurs" montrent des défaillances de contrôle spécifiques.

Informations : L'enrichissement a découvert que 18 % des achats à forte valeur manquaient "Obtention de Plusieurs Devis Fournisseurs", principalement pour des équipements spécialisés avec un fournisseur unique. Cette observation a conduit à créer un processus d’exemption pour les achats en source unique.

Sortie

L'enrichissement Activité Obligatoire crée plusieurs attributs booléens au niveau du cas indiquant les problèmes de conformité :

Attribut de Conformité Maître : Un seul attribut booléen nommé selon la valeur spécifiée dans "Nom du Groupe de Règles" qui devient TRUE lorsqu’une quelconque des activités obligatoires sélectionnées est absente d’un cas. Cela fournit un indicateur de haut niveau de l'incomplétude du processus.

Attributs d'Activité Individuels : Pour chaque activité obligatoire sélectionnée, un attribut booléen spécifique est créé au format "[Nom du Groupe de Règles] : [Nom de l'Activité]". Ces attributs valent TRUE lorsque cette activité spécifique obligatoire est absente du cas, permettant une analyse détaillée des exigences les plus fréquemment manquées.

Propriétés des Attributs :

  • Type de Données : Booléen
  • Format d’Affichage : Oui/Non
  • Type de Colonne : ConformanceIssue
  • Agrégation : Peut être utilisé avec des calculateurs de nombre de cas/pourcentage pour mesurer les taux de conformité

Tous les attributs créés peuvent être utilisés dans des filtres ultérieurs pour identifier les cas non conformes, dans des calculateurs pour mesurer les métriques de conformité et dans des tableaux de bord pour surveiller l'exhaustivité du processus dans le temps. Les problèmes de conformité sont aussi enregistrés dans la liste des problèmes de conformité du système avec le niveau de sévérité spécifié, permettant un reporting et une analyse de conformité complets.

Voir Aussi

Cette documentation fait partie de la plateforme mindzie Studio de process mining.