İleri Seviye: Faaliyet Temelli Maliyetlendirme Uygulaması

Neden Faaliyet Temelli Maliyetlendirme?

Geleneksel maliyet tahmini genellikle basit ortalamalara dayanır. Örneğin, bir faturanın işlenmesinin ortalama 30 dakika sürdüğünü tahmin edebilir ve her vaka için sabit bir maliyet hesaplayabilirsiniz. Ancak, bu yaklaşım önemli sınırlamalara sahiptir:

• Süreç varyasyonlarını görmezden gelir: Bazı vakalar sorunsuz ilerlerken bazıları istisnalar ve yeniden çalışma ile karşılaşır
• Döngüleri ve tekrarı göz ardı eder: Yeniden işleme veya düzeltme gerektiren vakalar daha çok maliyet yaratır ama ortalamalara yansımaz
• Kaynak farklılıklarını atlar: Farklı rollerin (yöneticiler vs. analistler) yaptığı işler farklı maliyetlere sahiptir
• Gerçek karmaşıklığı saklar: İstisna yönetimi ve uyum sorunlarının maliyeti görünmez kalır

Faaliyet temelli maliyetlendirme, maliyetleri faaliyet seviyesinde hesaplayarak bu sorunları çözer. mindzie Studio, her vakada gerçekleşen tüm faaliyetleri takip eder, yapılan işe ve işi yapan kişiye bağlı olarak uygun maliyetleri uygular, ardından o vakadaki gerçek maliyeti göstermek için bu maliyetleri toplar.

Adım 1: Log Zenginleştirme Bölümüne Gitme

Faaliyet temelli maliyetlendirme, verilerinizi hesaplanmış maliyet öznitelikleri ile zenginleştiren log zenginleştirme motoru aracılığıyla yapılır.

1. mindzie Studio projenizde Log Enrichment bölümüne gidin
2. Zenginleştirme alanında sol tarafta not defterleri, sağda veri genel bakışı görünür
3. Performans Sihirbazı veya uyum kuralları için zaten zenginleştirme not defterleriniz olabilir

Zenginleştirme arayüzü, veri setinize hesaplanmış özniteliklerin eklenmesine olanak sağlar. Bu zenginleştirmeler mindzie boru hattı üzerinden çalışarak tüm maliyet bilgilerinizi içeren geliştirilmiş bir veri seti oluşturur.

Adım 2: Aktivite Bilgisi Sihirbazını Başlatma

Aktivite Bilgisi Sihirbazı, süreçteki her faaliyete maliyet ve zaman bilgisi atamak için özel bir araçtır.

1. Log Enrichment sol kenar çubuğunda Activity Info Wizard (mor renkte) seçeneğine tıklayın
2. Aktivite Bilgisi Sihirbazı penceresi açılır ve süreçteki tüm aktiviteleri listeler
3. Her faaliyet yapılandırma için alanlar içerir

Sihirbaz süreçteki tüm aktiviteleri göstererek, her biri için maliyet ve zaman tahminlerini sistematik olarak yapılandırmanızı kolaylaştırır.

Adım 3: Faaliyet Maliyetlerini ve Zamanını Yapılandırma

Her faaliyet için aşağıdakileri belirtebilirsiniz:

• Görünür Ad: Faaliyetin kullanıcı dostu adı (isteğe bağlı)
• Renk: Süreç haritaları ve grafikler için görsel tanımlama (isteğe bağlı)
• Tahmini Maliyet: Bu faaliyetin gerçekleştirilmesiyle ilişkilendirilen maliyet
• Tahmini Süre: Faaliyetin tipik süresi (dakika, saat veya gün cinsinden)
• Uyum Sorunu Ciddiyeti: Bu faaliyetin bir uyum sorunu olup olmadığı (isteğe bağlı)
• Açıklama: Faaliyet hakkında ek bilgi (isteğe bağlı)

Maliyet Bilgisi Girişi

Sürecinizdeki her faaliyet için:

1. Listeden faaliyete tıklayın
2. Tahmini Maliyet alanına faaliyetin maliyetini girin
3. Tahmini Süre alanına tipik süreyi girip birimini seçin (Dakika, Saat veya Gün)

Maliyet Hesaplama İpuçları:

• Maliyetleri kaynakların saatlik ücretlerine göre belirleyin (örneğin bir yönetici saatte 60$ kazanıyor ve faaliyet 30 dakika sürüyorsa, maliyet = 30$)
• Farklı kaynaklar tarafından yapılan faaliyetler için ortalama veya ağırlıklı maliyet kullanın
• Kuruluşunuzun muhasebe uygulamalarına uygunsa genel gider maliyetlerini dikkate alın
• Tüm faaliyetlerde maliyet birimleri tutarlı olsun

Örnek Maliyetlendirme Senaryosu

Bir banka müşteri kabul süreci için:

• Başvuru Bilgilerini Doğrula: 15$ (analist, 15 dakika, 60$/saat)
• KYC Kontrolü Yap: 30$ (analist, 30 dakika, 60$/saat)
• Uyum Görevlisi İncelemesi: 50$ (yönetici, 30 dakika, 100$/saat)
• Başvuruyu Onayla: 40$ (yönetici, 20 dakika, 120$/saat)
• İstisna Yönetimi: 75$ (yönetici + analist, 45 dakika yeniden çalışma)

4. Tüm faaliyetleri yapılandırdıktan sonra Kaydet butonuna tıklayın

Aktivite Bilgisi Sihirbazı, veri setinizdeki her faaliyet gerçekleşmesine bu maliyet ve zaman tahminlerini atayan zenginleştirme blokları oluşturur.

Adım 4: Faaliyet Maliyet Yapılandırmasını Gözden Geçirme

Aktivite Bilgisi Sihirbazı yapılandırmasını kaydettikten sonra, sonuçları veri genel bakışından inceleyebilirsiniz.

Genel bakış artık tüm faaliyetleri atanmış öznitelikleriyle gösterir. Bu listeyi dışa aktarabilir veya maliyet atamalarınızın doğruluğunu kontrol edebilirsiniz.

Adım 5: Maliyet Zenginleştirme Not Defteri Oluşturma

Zenginleştirmelerinizi düzenli tutmak için maliyetle ilgili ayrı bir not defteri açın.

1. Log Enrichment bölümünde not defterleri alanındaki üç nokta menüsü (···) tıklayın
2. Yeni Not Defteri Ekle seçeneğini seçin
3. Not defterine "Cost" veya "Cost Calculations" adını verin
4. Oluştur butonuna tıklayın

Bu organizasyon adımı, maliyet zenginleştirmelerinizi performans metriklerinden veya uyum kurallarından ayrı tutar ve projenizin yönetimini kolaylaştırır.

Adım 6: Özetleme (Summarize) Zenginleştirmesi Ekleme

Aktivite Bilgisi Sihirbazı maliyetleri bireysel faaliyetlere atar, ancak "Bu vakanın toplam maliyeti nedir?" gibi soruları cevaplamak için maliyetleri vaka düzeyinde toplamanız gerekir.

Summarize zenginleştirmesi, vaka düzeyinde öznitelikler yaratmak için faaliyet seviyesindeki verileri toplar.

1. Cost not defterinizde Yeni Ekle seçeneği ile yeni bir zenginleştirme bloğu ekleyin
2. Zenginleştirme kütüphanesi açılır

3. Summarize zenginleştirmesini bulun (genellikle "Recommended" sekmesinin altında)
4. Summarize seçeneğine tıklayarak not defterinize ekleyin

Summarize Zenginleştirmesi Yapılandırması

Summarize zenginleştirmesi şunları bilmelidir:

• Hangi öznitelik toplanacak: Aktivite Bilgisi Sihirbazından tahmini maliyet alanı
• Sonucun adı ne olacak: Yeni vaka düzeyinde öznitelik adı
• Toplama yöntemi: Toplam (sum), ortalama (average), min, max vs. (genellikle maliyetlerde toplam kullanılır)

Yapılandırma adımları:

1. Yeni Öznitelik Adı: "Case Cost" (yeni vaka düzeyinde maliyet özniteliği adı)
2. Toplanacak Öznitelik: "Estimated Cost" (Activity Info Wizard’ın faaliyet seviyesi maliyeti)
3. Toplama Yöntemi: "Sum" seçin
4. Oluştur ya da Kaydet butonuna tıklayın

Artık Cost not defterinizde Summarize zenginleştirme bloğu görünür. Bu blok, her vakada gerçekleşen tüm faaliyetlerin tahmini maliyetlerini toplayarak toplam maliyeti hesaplar.

Adım 7: Zenginleştirmeleri Hesaplama

Maliyet zenginleştirmelerinizi yapılandırdıktan sonra, bunları veri setiniz üzerinde uygulamak için veri boru hattını çalıştırmanız gerekir.

1. Zenginleştirme ekranının genellikle sağ üst alanındaki Calculate Enrichments butonuna tıklayın
2. mindzie Studio veri boru hattını çalıştıracak ve zenginleştirmelerinizi işleyecektir
3. Hesaplamanın tamamlanmasını bekleyin (veri seti büyüklüğüne bağlı olarak birkaç saniyeden birkaç dakikaya sürebilir)
4. Geliştirilmiş veri seti yeni maliyet öznitelikleri ile yenilenir

Hesaplama süreci:

• Aktivite Bilgisi Sihirbazından tahmini maliyeti her faaliyet gerçekleşmesine uygular
• Summarize zenginleştirmesi ile faaliyet maliyetlerini vaka seviyesinde toplar
• Yeni "Case Cost" özniteliği analiz için kullanılabilir hale gelir

Adım 8: Veri Genel Bakışında Maliyet Özniteliklerini Doğrulama

Zenginleştirme hesaplaması tamamlandıktan sonra, maliyet özniteliklerinizin başarıyla oluşturulduğunu kontrol edin.

1. Zenginleştirme genel bakışında öznitelik listesini kaydırın
2. Aktivite Bilgisi Sihirbazı tarafından eklenen (faaliyet seviyesi maliyetler) öznitelikleri arayın
3. "Case Cost" özniteliğini bulun (vaka düzeyindeki toplam maliyet)
4. Özniteliğe tıklayarak değerlerini ve dağılımını inceleyin

Artık maliyet öznitelikleri mindzie Studio genelinde analiz, hesaplayıcılar ve panolarda kullanıma hazırdır.

Adım 9: Analizde Maliyet Verilerini Kullanma

Faaliyet temelli maliyetlendirme uygulandıktan sonra, güçlü maliyetle ilgili analizler ve metrikler oluşturabilirsiniz.

Vaka Başına Ortalama Maliyet Oluşturma

1. mindzie Studio’da Investigations bölümüne gidin
2. Bir analiz not defteri oluşturun veya açın (örneğin, "Ortalama Onboarding Maliyeti")
3. Bir Calculator bloğu ekleyin
4. "Average" hesaplayıcısını arayın
5. "Case Cost" özniteliğinin ortalamasını hesaplayacak şekilde yapılandırın
6. Hesaplayıcı süreç genelinde vaka başına ortalama maliyeti gösterecektir

Ek Maliyet Analizi Seçenekleri

Faaliyet temelli maliyetlendirme ile:

• Segmentlere göre maliyet karşılaştırması yapın: Bölgeler, departmanlar veya müşteri türleri arasında filtreler kullanın
• Yüksek maliyetli vakaları tespit edin: Maliyet eşiklerini aşan vakaları filtreleyin
• Maliyet trendlerini analiz edin: Zaman içinde maliyetteki değişiklikleri görmek için trend hesaplayıcılar kullanın
• Maliyetleri faaliyet bazında kırın: Hangi faaliyetlerin toplam maliyete en çok katkı sağladığını görün
• Maliyet ile uyumu karşılaştırın: Uyumsuzluk gösteren vakaların daha maliyetli olup olmadığını analiz edin
• Maliyet KPI’larını izleyin: Sürekli takip için maliyet metriklerini panolara yayınlayın

Faaliyet Temelli Maliyetlendirme Nasıl Çalışır?

Faaliyet temelli maliyetlendirmenin gücü, doğruluğu ve ayrıntı seviyesinden gelir:

Süreç Varyasyonlarını Hesaba Katma

İki müşteri kabul vakasını düşünün:

Vaka A (Sorunsuz Yol):

1. Başvuru Bilgilerini Doğrula (15$)
2. KYC Kontrolü Yap (30$)
3. Risk Değerlendirmesi Yap (25$)
4. Başvuruyu Onayla (40$)
   Toplam Maliyet: 110$

Vaka B (İstisna Yolu):

1. Başvuru Bilgilerini Doğrula (15$)
2. KYC Kontrolü Yap (30$)
3. İstisnaları / Eksik Belgeleri Yönet (75$)
4. Başvuruyu Yeniden İşle (50$)
5. Uyum Görevlisi İncelemesi (50$)
6. Risk Değerlendirmesi Yap (25$)
7. Başvuruyu Onayla (40$)
   Toplam Maliyet: 285$

Faaliyet temelli maliyetlendirme ile mindzie Studio Vaka B'nin 285$ (2,6 kat daha pahalı) olduğunu doğru şekilde hesaplar, basit ortalama bu farkı yakalayamaz.

Yeniden Çalışma ve Döngüleri Yakalama

Bir faaliyet bir vakada birden fazla kez yapılırsa (örneğin yeniden çalışma veya döngüler), maliyet her seferinde sayılır. Örneğin "İstisnaları Yönet" faaliyeti bir vakada üç kez gerçekleşirse, o faaliyetin maliyeti vaka toplamında üç kat olarak hesaplanır.

Bu size kalite sorunları ve süreç verimsizliklerinin gerçek maliyet görünürlüğünü sunar.

Sorun Giderme

"Case Cost özniteliği görünmüyor"

• Summarize bloğunu oluşturduktan sonra "Calculate Enrichments" butonuna tıkladığınızdan emin olun
• Boru hattı hesaplamasının tamamlanmasını bekleyin (yüklenme göstergelerini kontrol edin)
• Veri genel bakışını yenileyin veya bölümden çıkıp tekrar girin

"Maliyetler yanlış veya çok yüksek/düşük görünüyor"

• Activity Info Wizard girdilerini veri hataları için kontrol edin
• Zaman birimlerinin (dakika vs. saat) doğru ayarlandığını doğrulayın
• Summarize zenginleştirmesinin "Sum" ile toplama yaptığını kontrol edin
• Tahmini maliyetlerin kuruluşunuzun muhasebe standartları ile uyumlu olduğundan emin olun

"Bazı vakalarda maliyet sıfır görünüyor"

• Bu vakalarda Activity Info Wizard’da maliyet atanmamış faaliyetler olabilir
• Sürecinizdeki tüm faaliyetlerin maliyet tahminlerinin girildiğini kontrol edin
• Eksik faaliyet maliyetlerini girmek için Activity Info Wizard’ı gözden geçirin

İlgili Konular

• Mastering the Log Enrichment Engine: Zenginleştirme iş akışı ve yeteneklerini anlamak
• Creating Analysis with Filters and Calculators: Maliyetle ilgili metrikler ve görselleştirmeler oluşturmak
• Publishing Metrics from Notebooks to Dashboards: Maliyet KPI’larını son kullanıcılara sunmak
• Working with Root Cause Analysis: Yüksek maliyetlere katkıda bulunan faktörleri belirlemek

---

Faaliyet temelli maliyetlendirme, maliyet analizini kaba tahminlerden kesin, uygulanabilir içgörülere dönüştürür. mindzie Studio’nun Aktivite Bilgisi Sihirbazı ve zenginleştirme yeteneklerinden faydalanarak süreç maliyetlerine gerçek görünürlük kazanır, süreç iyileştirmeleri ve kaynak tahsisi için veri odaklı kararlar alabilirsiniz.