Günlük Aktivite Sayısı

Genel Bakış

Günlük Aktivite Sayısı hesaplayıcısı, her takvim gününde her aktivitenin kaç kez gerçekleştiğini izler ve aktivitelerin zaman içindeki sıklığının detaylı bir dökümünü sunar. Günlük Olay Sayısı hesaplayıcısından farklı olarak, bu hesaplayıcı toplam etkinlik sayısını gün başına göstermez, bunun yerine sayımları aktivite türüne göre ayırarak süreçteki belirli aktiviteler için kalıpları ve anormallikleri tespit etmenizi sağlar.

Bu hesaplayıcı olay düzeyinde çalışır ve verileri hem aktivite adı hem de tarih bazında gruplar; bu da iş yükü dağılımını anlamak, belirli aktiviteler için veri kalitesi sorunlarını tespit etmek ve bireysel süreç adımlarının operasyonel kalıplarını izlemek açısından özellikle değerlidir.

Yaygın Kullanım Alanları

  • Belirli günlerde hangi aktivitelerin hacim artışı veya düşüş yaşadığını tespit etmek
  • Belirli aktivitelere ilişkin veri kalitesi sorunlarını (bazı tarihlerde eksik aktivite verisi) tespit etmek
  • Zaman içinde bireysel süreç adımlarının iş yükü kalıplarını analiz etmek
  • Gün bazında aktiviteye özel iş yükünü izleyerek personel ihtiyacını takip etmek
  • Kritik aktiviteler için veri çıkarımının tamamlanma durumunu doğrulamak
  • Aktivite sıklığı eğilimlerini karşılaştırarak süreç değişiklikleri veya darboğazları belirlemek
  • Belirli süreç aktiviteleri için mevsimsel veya döngüsel kalıpları izlemek

Ayarlar

Zaman Dönemi: Ayar seçeneklerinde zaman dönemi olsa da, hesaplayıcı şimdilik tüm verileri takvim günü bazında (yalnızca tarih bileşeni, saat dikkate alınmaz) gruplar. Bu, bir gün içinde gerçekleşen her aktivite sayısının gün bazında toplanacağı anlamına gelir.

Standart Alanlar:

  • Başlık: Hesaplayıcı çıktısı için isteğe bağlı özel başlık
  • Açıklama: Dokümantasyon amaçlı isteğe bağlı açıklama

Örnekler

Örnek 1: Aktiviteye Özel Veri Sorunlarını Tespit Etme

Senaryo: Fatura işleme ekibiniz, "Approve Invoice" aktivitelerinin bazı günlerde olay kaydınızda eksik olduğunu bildiriyor. Bunun bir veri çıkarım sorunu mu yoksa onayların gerçekten o günlerde gerçekleşmediği mi olduğunu doğrulamak istiyorsunuz.

Ayarlar:

  • Başlık: "Onay Aktivitesi Günlük Takibi"
  • Açıklama: "Fatura onay verilerinin tamlığını doğrulayın"

Çıktı:

Hesaplayıcı üç sütunlu bir tablo gösterir:

  • Tarih: Olay kaydınızdaki her takvim günü
  • Aktivite Adı: Gerçekleşen her aktivitenin adı
  • Sayım: O tarihte o aktivitenin kaç kez gerçekleştiği

Örnek çıktı:

Date         Activity Name       Count
2024-03-10   Submit Invoice      234
2024-03-10   Approve Invoice     198
2024-03-10   Pay Invoice         156
2024-03-11   Submit Invoice      248
2024-03-11   Approve Invoice       0
2024-03-11   Pay Invoice          12
2024-03-12   Submit Invoice      241
2024-03-12   Approve Invoice     215
2024-03-12   Pay Invoice         187

İçgörüler: 11 Mart'ta "Approve Invoice" 0 kez görünüyor, oysa gönderimler ve ödemeler devam etmiş. Bu kalıp, gerçek bir iş duraklamasından ziyade veri çıkarım sorunu olduğunu gösterir; çünkü önceki gün 156, 11 Mart’ta 12 olan ödemeler onay olmadan yapılamaz. 198'den 0'a sonra tekrar 215’e yükselen onay sayısı, araştırılması gereken tek günlük veri boşluğunu doğrular.

Örnek 2: Aktivite İş Yükü Kalıplarını Analiz Etme

Senaryo: Bir müşteri hizmetleri sürecini yönetiyorsunuz ve farklı müşteri etkileşimi türlerinin günlük hacim kalıplarını anlamak ve personel seviyelerini optimize etmek istiyorsunuz.

Ayarlar:

  • Başlık: "Müşteri Hizmetleri Aktivite Hacim Analizi"
  • Açıklama: "Personel optimizasyonu için günlük hacimleri takip edin"

Çıktı:

Çıktı, "Create Case", "Update Case", "Escalate Case" ve "Close Case" gibi aktivitelerin günlük sayımlarını haftalar boyunca gösterir. Her aktivite için bir çizgi içeren grafik görselleştirildiğinde şunlar görülür:

  • "Create Case" Pazartesileri zirve yapar (hafta sonu birikimi)
  • "Close Case" Cuma günleri zirve yapar (hafta sonu temizliği)
  • "Escalate Case" genel olarak düşük hacim gösterir, ancak ay sonu artışları olur
  • "Update Case" tüm hafta içi günlerinde nispeten stabil kalır

İçgörüler: Pazartesi günü yeni vaka oluşturmadaki artış (genellikle diğer günlere göre %40-50 fazla) vaka kabulünde ek personele ihtiyaç olduğunu gösterir. Cuma günü kapanış zirvesi personelin hafta sonu öncesi işleri tamamlama önceliğini gösterir. Ay sonundaki artan yükseltmeler, faturalama dönemlerindeki müşteri aciliyeti ile örtüşür; bu nedenle kıdemli personelin bu dönemlerde hazır bulunması önerilir.

Örnek 3: Zaman İçinde Süreç Değişikliklerini Belirleme

Senaryo: Kuruluşunuz 1 Haziran’da yeni bir tedarik onay iş akışı uyguladı. Yeni "Pre-Approval Review" aktivitesinin tutarlı kullanılıp kullanılmadığını ve mevcut "Standard Approval" aktivitesinin yerini alıp almadığını ya da tamamlayıcı olup olmadığını doğrulamak istiyorsunuz.

Ayarlar:

  • Başlık: "Tedarik İş Akışı Geçiş Analizi"
  • Açıklama: "Yeni ön onay adımının benimsenmesini izleyin"

Çıktı:

Hesaplayıcı Mayıs ve Haziran ayları için her iki onay aktivitesinin günlük sayılarını gösterir:

1 Haziran öncesi:

Date         Activity Name           Count
2024-05-28   Standard Approval       145
2024-05-28   Pre-Approval Review       0
2024-05-29   Standard Approval       152
2024-05-29   Pre-Approval Review       0

1 Haziran sonrası:

Date         Activity Name           Count
2024-06-01   Standard Approval        89
2024-06-01   Pre-Approval Review      58
2024-06-02   Standard Approval        72
2024-06-02   Pre-Approval Review      78
2024-06-03   Standard Approval        45
2024-06-03   Pre-Approval Review     103

İçgörüler: Yeni Pre-Approval Review aktivitesi 1 Haziran’da hemen ortaya çıktı ve hacmi (58, 78, 103) süreç benimsenirken günlük artıyor. Standard Approval sayıları ise azaldı (145’ten 89’a, 72’ye, 45’e), böylece iş akışı değişikliğinin beklendiği gibi çalıştığını gösteriyor. Toplam birleşik sayı (3 Haziran’da 147) değişiklik öncesi hacimlerle (145-152) benzer; bu, yeni adımdaki işlemlerin ek iş yaratmadığını, tamamlayıcı olduğunu gösterir. Haziran ortalarına gelindiğinde Pre-Approval Review çoğu vakayı ele alırken Standard Approval yalnızca istisnalar için kullanılacak şekilde beklenir.

Çıktı

Hesaplayıcı aşağıdaki sütunlara sahip bir veri tablosu üretir:

Date (DateTime): Her aktivite gerçekleşme grubunun takvim tarihi. Saat bileşeni her zaman 00:00:00 (gece yarısı) olarak ayarlanır çünkü hesaplayıcı yalnızca tarih bazında gruplar.

Activity Name (Text): Olay kaydınızdaki aktivitenin kesin adı. Aktivite adları büyük/küçük harfe duyarlıdır ve tam eşleşme gerektirir.

Count (Number): Bu belirli aktivitenin bu belirli tarihte kaç kez gerçekleştiği. Daima pozitif tam sayı olarak bireysel olay sayısını temsil eder.

Çıktı şu şekilde görselleştirilebilir:

  • Çizgi grafikler: Zaman içinde birden çok aktivitenin eğilimlerini gösterir (her aktivite için bir çizgi)
  • Yığılmış çubuk grafikler: Günlük aktivite hacimlerinin bileşimini karşılaştırır
  • Isı haritaları: Takvim ızgarasında tarih ve aktivite türlerine göre aktivite yoğunluğunu gösterir
  • Pivot tablolar: Aktiviteye göre tarih aralığı toplamlarını veya tarihe göre aktivite dağılımını gösterir
  • Filtrelenmiş görünümler: İlgili belirli aktivitelere veya tarih aralıklarına odaklanır

Not: Bir aktivite belirli bir tarihte gerçekleşmediyse, o aktivite-tarih kombinasyonu için çıktıda bir satır olmaz (sayı sıfır olarak görünmez). Sadece gerçekleşen olaylar kayıt altına alınır. Eksik zaman damgası veya boş aktivite adı olan olaylar veri kalitesine bağlı olarak hariç tutulabilir veya birlikte gruplanabilir.

Bu dokümantasyon mindzie Studio süreç madenciliği platformunun bir parçasıdır.