Vaka Aşaması Performansı

Genel Bakış

Vaka Aşaması Performansı hesaplayıcısı, belirli süreç aşamalarının performansını izler ve bir aşamada beklenenden daha uzun süre kalan vakaları tespit eder. Bir süreç aşaması, iki seçilmiş etkinlik arasındaki zaman olarak tanımlanır ve böylece vakaların iş akışınızın kritik aşamalarında ne kadar süre geçirdiğini takip etmenizi sağlar. Bu hesaplayıcı, darboğazları tespit etmenize, risk altındaki vakaları belirlemenize ve aşama özel SLA'ları izlemenize yardımcı olur.

Yaygın Kullanımlar

Onay aşamalarında vakaların geçirdiği süreyi izlemek ve onay SLA'larını aşanları belirlemek
"Belge bekleniyor" veya "müşteri yanıtı bekleniyor" aşamalarında takılı kalan vakaları takip etmek
Kritik üretim veya imalat aşamalarının süresini analiz etmek
İnceleme aşamasında kabul edilebilir zaman dilimlerini aşan vakaları belirlemek
Uzun aşama süresi nedeniyle yükseltme gerektiren vakalar için uyarı vermek
Farklı vaka kategorilerinde aşama özel performansı ölçmek

Ayarlar

Aşama Başlangıç Etkinliği Nitelik: Aşamanın başlangıcını tanımlayan niteliği seçin (genellikle 'Activity Name').

Aşama Başlangıç Değeri: Vakaların aşamaya girdiği etkinlik değerini seçin (örneğin, "Submit for Approval").

Aşama Bitiş Etkinliği Nitelik: Aşamanın sonunu tanımlayan niteliği seçin (genellikle 'Activity Name').

Aşama Bitiş Değeri: Vakaların aşamadan çıktığı etkinlik değerini seçin (örneğin, "Approval Completed").

Eşik Süresi: Vakaların bu aşamada kalabileceği maksimum kabul edilebilir süreyi belirtin. Bu eşiği aşan vakalar dikkat için vurgulanacaktır.

Eşik Birimi: Süre birimini seçin:

Saat
Gün
Hafta

Grupla (isteğe bağlı): Aşama performansını farklı kategoriler arasında analiz etmek için kategorik bir nitelik seçin (örneğin, Departman, Ürün Türü veya Öncelik Seviyesi).

Örnekler

Örnek 1: Onay Aşaması Performansını İzleme

Senaryo: Satın alma siparişlerinin onay aşamasında ne kadar süre kaldığını izlemek ve 3 günden uzun süredir onay bekleyenleri belirlemek istiyorsunuz.

Ayarlar:

Aşama Başlangıç Etkinliği Nitelik: Activity Name
Aşama Başlangıç Değeri: Submit for Approval
Aşama Bitiş Etkinliği Nitelik: Activity Name
Aşama Bitiş Değeri: Approval Completed
Eşik Süresi: 3
Eşik Birimi: Gün

Çıktı:

Hesaplayıcı onay aşamasının performans metriklerini gösterir:

Özet İstatistikler:

Aşamadaki toplam vaka sayısı: 1.245
Ortalama aşama süresi: 1.8 gün
Medyan aşama süresi: 1.2 gün
Eşiği aşan vakalar: 87 vaka (%7)

Eşiği Aşan Vakalar: 3 günden fazla onay aşamasında kalan 87 satın alma siparişinin ayrıntılı listesi, şunları içerir:

Vaka ID'si
Aşamadaki mevcut süre
Eşiği aşan gün sayısı
Bağlam için ek vaka nitelikleri

İçgörüler:

Bu, çoğu satın alma siparişinin 1-2 gün içinde onaylandığını ancak %7'sinin 3 günlük eşiğin ötesinde gecikmeler yaşadığını ortaya koyar. Spesifik vakalar listesi derhal eylem alınmasını sağlar:

Geciken vakaları yönetim için yükseltmeye yönlendirin
Geciken onaylarda kalıp tespiti yapın (büyük tutarlar, belirli onaycılar, belirli satıcılar)
Onay gecikmelerinin toplam vaka süresine etkisini ölçün
Eşeğe yaklaşan veya aşan vakalar için otomatik uyarılar kurun

Örnek 2: Ürün Kategorisine Göre Üretim Aşaması Analizi

Senaryo: Farklı ürün türlerinin üretim aşamasında ne kadar süre geçirdiğini analiz etmek ve hangi kategorilerin standart 5 günlük üretim süresini istikrarlı şekilde aştığını belirlemek istiyorsunuz.

Ayarlar:

Aşama Başlangıç Etkinliği Nitelik: Activity Name
Aşama Başlangıç Değeri: Production Started
Aşama Bitiş Etkinliği Nitelik: Activity Name
Aşama Bitiş Değeri: Production Completed
Eşik Süresi: 5
Eşik Birimi: Gün
Grupla: Product Category

Çıktı:

Hesaplayıcı, üretim aşaması performansını ürün kategorisine göre ayırır:

Ürün Kategorisi	Vaka Sayısı	Ortalama Süre	Eşiği Aşan Vakalar	Eşiği Aşanların %'si
Electronics	450	6.2 gün	210	%47
Furniture	320	4.1 gün	45	%14
Textiles	280	3.8 gün	32	%11
Hardware	195	7.4 gün	145	%74

İçgörüler:

Kategori kırılımı, üretim aşaması performansında önemli farklılıklar ortaya koyar:

Hardware ürünleri en yüksek başarısızlık oranına (%74 eşiği aşıyor) sahip olup, ortalama 7.4 günlük süre ile kapasite kısıtlamaları veya süreç karmaşıklığı gibi sorunlar olabilir
Electronics kategorisi de zorlanıyor, %47'si 5 günlük süreyi aşıyor
Furniture ve Textiles kategorileri ise çoğu vaka için eşiğin içinde kalarak daha iyi performans sergiliyor

Bu analiz hedefe yönelik iyileştirmeleri mümkün kılar:

Hardware ürünlerinin neden en uzun süreyi aldığını ve en yüksek eşiği aşma oranına sahip olduğunu araştırın
Üretim zaman çizelgelerini gerçekçi kılmak için kategori bazında eşik değerlerini ayarlamayı düşünün
Problemli kategorilere ek kaynak tahsis edin
Kategoriye özel süreç iyileştirmeleri uygulayın

Örnek 3: Müşteri Yanıt Bekleme Süresi İzleme

Senaryo: Bir müşteri hizmetleri sürecini yönetiyor ve müşteri yanıtı bekleyen destek taleplerinin 48 saatten fazla beklediği vakaları tespit etmek istiyorsunuz; bu durumda otomatik kapatma politikası devreye girer.

Ayarlar:

Aşama Başlangıç Etkinliği Nitelik: Activity Name
Aşama Başlangıç Değeri: Awaiting Customer Response
Aşama Bitiş Etkinliği Nitelik: Activity Name
Aşama Bitiş Değeri: Customer Response Received
Eşik Süresi: 48
Eşik Birimi: Saat

Çıktı:

Hesaplayıcı otomatik kapatma riski taşıyan talepleri belirler:

Mevcut Durum:

Yanıt bekleyen toplam talep sayısı: 234
Ortalama bekleme süresi: 18.5 saat
48 saati aşan talepler: 23 talep (%9.8)

Kritik Talepler Listesi: 48 saati aşan ve otomatik kapatma adayı olan 23 talep, aşağıdaki bilgileri gösterir:

Talep ID ve müşteri adı
Beklenen saat (örneğin, 52 saat, 67 saat, 118 saat)
Orijinal sorun kategorisi
Son iletişim zamanı

İçgörüler:

Bu analiz proaktif müşteri ilişkileri yönetimini destekler:

Destek taleplerini kaybetme riski olan müşterileri belirleyin
Otomatik kapatma öncesi son hatırlatma e-postaları gönderin
Yanıtsız müşterilerde kalıp tanımlayın (belirli sorun türleri, müşteri segmentleri)
Müşteri iletişiminin etkinliğini ölçün
Otomatik kapatma politikalarını gerçek yanıt kalıplarına göre ayarlayın

Hesaplayıcı, operasyonel verimlilik (aktif olmayan taleplerin kapatılması) ile müşteri memnuniyeti (kapatmadan önce yeterli yanıt süresinin sağlanması) arasında denge kurulmasına yardımcı olur.

Çıktı

Hesaplayıcı kapsamlı aşama performans analizleri sunar:

Özet Metrikler:

Şu anda aşamada olan veya aşamadan geçmiş toplam vaka sayısı
Ortalama, medyan, minimum ve maksimum aşama süreleri
Eşiği aşan vaka sayısı ve yüzdesi
Aşama tamamlama oranı

Eşik İhlali Detayları:

Eşiği aşan vakaların tam listesi
Süre, eşiği aşan gün sayısı veya herhangi bir vaka niteliğine göre sıralanabilir
Bireysel vaka detaylarını inceleme imkanı
Daha fazla analiz veya uyarı iş akışları için dışa aktarma fonksiyonu

Görsel Temsiller:

Aşama süresi sıklığını gösteren dağılım histogramı
Zaman içinde aşama performansını gösteren trend grafikleri
Kategori karşılaştırmaları (Grupla seçilirse)

Etkileşimli Filtreleme:

Herhangi bir vakaya tıklayarak tam süreç yolunu görüntüleyin
Vaka listesini çeşitli niteliklere göre filtreleyin
Yükseltme veya raporlama için ihlal listesini dışa aktarın

Bu hesaplayıcı özellikle operasyonel izleme, SLA uyumu ve zaman hassas süreçlerde proaktif vaka yönetimi için değerlidir.

Bu dokümantasyon mindzie Studio süreç madenciliği platformunun bir parçasıdır.