Otomasyon
Genel Bakış
Otomasyon hesaplayıcısı, otomasyon potansiyeline göre aktiviteleri belirler ve sıralar, böylece hangi manuel görevlerin otomasyon girişimlerinden en çok fayda sağlayacağını önceliklendirmenize yardımcı olur. Bu hesaplayıcı, her faaliyetin otomasyon puanını hesaplamak için faaliyet sıklığını ve maliyetini analiz ederek, yüksek değerli fırsatlarda RPA (Robotik Süreç Otomasyonu) ve otomasyon yatırımlarınızı kolaylıkla odaklamanızı sağlar.
Yaygın Kullanımlar
- Sürecinizde yüksek değerli otomasyon fırsatlarını belirlemek
- Maliyet tasarrufu potansiyeline göre RPA girişimlerini önceliklendirmek
- Nicel tasarruflarla otomasyon yatırımları için iş gerekçesi oluşturmak
- Otomasyona uygun tekrar eden manuel görevleri keşfetmek
- Girişim etkinliğini ölçmek için otomasyon fırsatlarını zaman içinde izlemek
- Yatırım getirisinin en yüksek olduğu faaliyetlere otomasyon çabalarını odaklamak
Ayarlar
Bu hesaplayıcı herhangi bir yapılandırma ayarı gerektirmez. Mevcut filtrelenmiş verilerinizdeki tüm aktiviteleri otomatik olarak analiz eder ve sıklık ile maliyet bilgisine dayanarak otomasyon puanları hesaplar.
İsteğe Bağlı Geliştirme: Maliyet ağırlıklı otomasyon puanlaması için sürecinizdeki her faaliyetin tahmini maliyetlerini yapılandırabilirsiniz. Maliyet verisi olmadığında, hesaplayıcı tekrar eden faaliyetleri belirlemek için sıklık bazlı puanlamayı kullanır.
Örnekler
Örnek 1: En İyi Otomasyon Fırsatlarını Keşfetme
Senaryo: Fatura işleme iş akışınızdaki hangi faaliyetlerin manuel çaba ve maliyetleri azaltmak için otomasyondan en çok fayda sağlayacağını belirlemek istiyorsunuz.
Ayarlar:
- Ayar gerekmez (hesaplayıcı otomatik çalışır)
Çıktı:
Hesaplayıcı tüm faaliyetlerin sıralanmış bir tablosunu gösterir:
| Faaliyet | Otomasyon Puanı | Faaliyet Sayısı | Toplam Maliyet |
|---|---|---|---|
| Manuel Veri Girişi | 37,50 | 3.000 | $45.000 |
| Doküman İncelemesi | 28,75 | 2.300 | $34.500 |
| İstisna Yönetimi | 22,40 | 1.400 | $21.000 |
| Onay Yönlendirme | 18,20 | 1.820 | $18.200 |
| Veri Doğrulama | 15,60 | 2.600 | $13.000 |
Bilgiler: Manuel Veri Girişi en yüksek otomasyon puanına (37,50) sahiptir; bu, sık gerçekleştiğini ve yüksek maliyete sahip olduğunu gösterir. 3.000 kez gerçekleşmesi ve toplamda $45.000 maliyetiyle, bu faaliyetin otomasyonu yılda yaklaşık $36.000 tasarruf sağlayabilir (yüzde 80 azalma varsayılarak). Bu durum, RPA girişiminiz için en önemli öncelik olmasını sağlar.
Doküman İncelemesi ise toplam maliyeti $34.500 ile ikinci en yüksek fırsattır. Bu iki faaliyet birlikte $79.500 potansiyel tasarrufu temsil eder ve otomasyon yatırımı için güçlü bir iş gerekçesi oluşturur.
Örnek 2: Departman Bazlı Otomasyon Planlama
Senaryo: Kuruluşunuz, Hesap Ödemeleri departmanında özellikle otomasyon fırsatlarını belirleyerek verimliliği artırmak istiyor.
Adım 1 - Departmana Filtre Uygulama:
“Özellikli Vakalar” filtresi oluşturun:
- Özellik: Department
- Değer: Accounts Payable
Adım 2 - Otomasyon Hesaplayıcısını Çalıştırma:
Analizinize Otomasyon hesaplayıcısını ekleyin.
Çıktı:
| Faaliyet | Otomasyon Puanı | Faaliyet Sayısı | Toplam Maliyet |
|---|---|---|---|
| Sipariş ile Fatura Eşleştirme | 42,30 | 4.500 | $67.500 |
| Tedarikçi Doğrulama | 31,20 | 3.900 | $39.000 |
| Ödeme İşleme | 24,50 | 2.450 | $36.750 |
| Genel Muhasebe Kodlama | 19,80 | 3.300 | $26.400 |
Bilgiler: Hesap Ödemeleri departmanının en iyi otomasyon fırsatı 4.500 kez gerçekleşen ve toplamda $67.500 maliyeti olan Sipariş ile Fatura Eşleştirme işlemidir. Bu üçlü eşleştirme süreci oldukça tekrar eden ve kural bazlıdır, bu da onu mükemmel bir RPA adayı yapmaktadır.
En üst üç faaliyete odaklanarak, departman yıllık $143.250 maliyetli süreçleri otomatikleştirebilir ve manuel çabada yüzde 70-90 oranında azalma sağlayabilir. Bu hedefe yönelik analiz, departman bazlı otomasyon yol haritası oluşturulmasına yardımcı olur.
Örnek 3: Otomasyon Girişimi Başarısının Takibi
Senaryo: Altı ay önce en önemli üç manuel faaliyetinizi otomatikleştirdiniz. Şimdi otomasyon girişiminizin etkinliğini ölçmek istiyorsunuz.
Adım 1 - Otomasyondan Önce (6 ay önce):
İlk Otomasyon hesaplayıcı sonuçları şunları gösteriyordu:
- Manuel Fatura Girişi: 5.200 kez, toplam $78.000 maliyet
- Doküman Sınıflandırması: 3.800 kez, toplam $45.600 maliyet
- Veri Çıkarımı: 4.100 kez, toplam $41.000 maliyet
Adım 2 - Otomasyondan Sonra (şimdiki):
Son verilere Otomasyon hesaplayıcısını uygulayın:
| Faaliyet | Otomasyon Puanı | Faaliyet Sayısı | Toplam Maliyet |
|---|---|---|---|
| İstisna Yönetimi | 28,50 | 1.900 | $28.500 |
| Karmaşık Onaylar | 22,10 | 1.470 | $22.050 |
| Manuel Fatura Girişi | 4,20 | 350 | $5.250 |
Bilgiler: Otomasyon girişimi çok başarılı oldu. Manuel Fatura Girişi, 5.200 kezden sadece 350’ye düştü (%93 azalma) ve maliyeti $78.000’den $5.250’ye geriledi (%93 maliyet azalması). Önceki en yüksek otomasyon fırsatı olan bu faaliyet şimdi sadece istisnaları yönetmektedir.
Doküman Sınıflandırması ve Veri Çıkarımı artık üst sıralarda yok, bu da neredeyse tam otomasyona işaret eder. Artık odağınızı İstisna Yönetimi ve Karmaşık Onaylar gibi sonraki otomasyon önceliklerine kaydırabilirsiniz. Bu üç faaliyet toplamda yaklaşık $156.000 yıllık tasarruf sağlamıştır.
Örnek 4: Otomasyon İş Gerekçesi Oluşturma
Senaryo: Finans Direktörünüz, önerilen $150.000 değerindeki RPA platform yatırımı için veri odaklı bir iş gerekçesi talep ediyor. Yatırımın potansiyel getirisi nicelleştirilmelidir.
Ayarlar:
- Ayar gerekmez
Analiz İş Akışı:
- Tam süreç veri setinizde Otomasyon hesaplayıcısını çalıştırın
- Otomasyon Puanına göre ilk 10 faaliyeti inceleyin
- Her faaliyetin teknik fizibilitesini değerlendirin
- Toplam Maliyeti baz alarak YG hesaplayın
Çıktı:
Teknik olarak uygun ilk 5 otomasyon adayı:
| Faaliyet | Toplam Maliyet | Otomasyon Potansiyeli |
|---|---|---|
| Fatura Veri Girişi | $125.000 | %90 otomatikleştirilebilir |
| Sipariş Eşleştirme | $89.000 | %85 otomatikleştirilebilir |
| Tedarikçi Sorgulama | $67.500 | %95 otomatikleştirilebilir |
| Genel Muhasebe Kod Atama | $54.000 | %80 otomatikleştirilebilir |
| Ödeme Planlama | $42.000 | %75 otomatikleştirilebilir |
İş Gerekçesi Hesaplaması:
- İlk 5 faaliyetin toplam yıllık maliyeti: $377.500
- Ortalama otomasyon oranı: %85
- Yıllık tasarruf potansiyeli: $320.875
- RPA platform yatırımı: $150.000
- Geri ödeme süresi: 5,6 ay
- 3 yıllık YG: %541
Bilgiler: Otomasyon hesaplayıcısı sadece beş yüksek öncelikli faaliyetten yıllık $377.500 maliyet belirledi. Ortalama %85 otomasyon oranı ile $320.875 yıllık tasarruf sağlanabilir. Bu, 6 aydan kısa sürede geri ödeme ve 3 yılda 5 katın üzerinde getiri gösteren güçlü bir iş gerekçesi sunar.
Hesaplayıcının Toplam Maliyet sütunu tasarruf potansiyelini kolayca nicelleştirir, otomasyonu teknik bir girişimden ölçülebilir finansal etkisi olan stratejik bir iş yatırımına dönüştürür.
Çıktı
Hesaplayıcı aşağıdaki sütunlara sahip sıralı bir tablo üretir:
Faaliyet: Sürecinizdeki her faaliyetin adı.
Otomasyon Puanı: Otomasyon potansiyelini temsil eden hesaplanmış puan. Yüksek puanlar daha iyi otomasyon adaylarını gösterir. Faaliyet maliyet verisi yapılandırıldığında, puan vaka başına ortalama maliyet etkisini temsil eder. Maliyet verisi olmadığında, vaka başına ortalama sıklığı gösterir.
Faaliyet Sayısı: Bu faaliyetin filtrelenmiş veri setinizde kaç kez gerçekleştiğinin toplamı.
Toplam Maliyet: Bu faaliyetin tüm gerçekleştirimlerinin toplam maliyeti. Bu değer, süreç meta verilerinizde faaliyetler için tahmini maliyetler yapılandırıldığında hesaplanır. Otomasyon ile potansiyel tasarrufları nicelleştirmek için bu sütunu kullanın.
Tablo otomatik olarak Otomasyon Puanına göre (en yüksekten en düşüğe) sıralanır, böylece en iyi otomasyon fırsatları hemen görünür. Listenin üstündeki faaliyetler sıklık ve maliyetin en iyi kombinasyonunu sunar ve en yüksek değerli otomasyon hedeflerinizi temsil eder.
Profesyonel İpucu: Eylem planı için ilk 10-20 faaliyete odaklanın. Otomasyon Puanını Faaliyet Sayısı ile birleştirerek yüksek etki fırsatları (yüksek puan) ile uygulama karmaşıklığını dengeleyin (yüksek sayı, daha fazla uç durum olabileceğine işaret eder).
Bu dokümantasyon, mindzie Studio süreç madenciliği platformunun bir parçasıdır.