Het Opstellen van Conformiteitsregels voor Procesnaleving

Wat is Regelgebaseerde Conformiteit?

Regelgebaseerde conformiteit in mindzie studio stelt je in staat specifieke voorwaarden te definiëren die gewenst of ongewenst procesgedrag vertegenwoordigen. In tegenstelling tot modelgebaseerde conformiteit (die uitvoering vergelijkt met een geïdealiseerd procesmodel), kun je met regelgebaseerde conformiteit gerichte controles maken voor specifieke nalevingskwesties.

Met regelgebaseerde conformiteit kun je:

• Ongewenste activiteiten markeren die niet mogen voorkomen in een goed uitgevoerd proces
• Verplichte activiteiten identificeren die in elk geval moeten voorkomen
• Verkeerde volgorde van activiteiten detecteren wanneer stappen in de verkeerde volgorde plaatsvinden
• Herhaalde activiteiten markeren die duiden op herwerk of inefficiëntie
• Ernstniveaus instellen om nalevingsproblemen te prioriteren (laag, middel, hoog)

Deze conformiteitsregels worden verrijkingen die aan je dataset worden toegevoegd, waardoor nieuwe attributen ontstaan die je kunt gebruiken voor analyse, filtering en dashboardmetrics.

Toegang tot de Conformiteitsverrijkingstools

Conformiteitsregels worden aangemaakt binnen de logverrijkingssectie van mindzie studio.

Stap 1: Navigeer naar Logverrijking

1. Open je project in mindzie studio
2. Klik op Enrichments in de hoofdnavigatie
3. Je ziet bestaande verrijkingsnotebooks in de linkerzijbalk

Stap 2: Maak of Gebruik een Conformiteitsnotebook

Voor de organisatie is het handig conformiteitsregels te groeperen:

1. Maak een nieuwe verrijkingsnotebook genaamd "Conformance" (of gebruik een bestaande)
2. Deze notebook bevat al je blokken met conformiteitsregels
3. Klik op Add New om conformiteitsverrijkingen toe te voegen

De verrijkingsbibliotheek toont verschillende soorten verrijkingen die je kunt toevoegen. Zoek naar conformiteitsgerelateerde opties.

Het Maken van Regels voor Ongewenste Activiteiten

Ongewenste activiteiten zijn processtappen die problemen, uitzonderingen of afwijkingen van de ideale workflow aangeven. Voorbeelden zijn exception handling, herverwerking, herwerklussen of handmatige interventies.

Stap 1: Selecteer Ongewenste Activiteit Verrijking

1. Klik op Add New in je conformiteitsnotebook
2. Blader of zoek naar Undesired Activity in de verrijkingsbibliotheek
3. Selecteer deze om het configuratievenster te openen

Stap 2: Configureer de Regel

In het configuratievenster moet je het volgende specificeren:

Titel: Geef je regel een beschrijvende naam (bijv. "Afhandeling Uitzonderingen", "Applicatie Herverwerken")

Beschrijving (optioneel): Voeg context toe over waarom deze activiteit ongewenst is

Naam Regelgroep: Categoriseert de regel (standaard "Activity performed")

Ernst: Kies het ernstniveau voor deze overtreding:

• Laag: Kleine issues die gemonitord moeten worden maar niet kritiek zijn
• Middel: Aanzienlijke overtredingen die aandacht vereisen
• Hoog: Kritieke nalevingsproblemen die directe actie vereisen

Attributen Activiteitenwaarden: Selecteer welke activiteiten uit je proces als ongewenst moeten worden gemarkeerd. De dialoog toont alle beschikbare activiteiten uit je dataset met case-aantallen en percentages.

Stap 3: Selecteer Ongewenste Activiteiten

Selecteer uit de lijst activiteiten die ongewenst gedrag representeren. Bijvoorbeeld:

• Afhandeling Uitzonderingen / Ontbrekende Documentatie
• Applicatie Herverwerken
• Handmatige Override
• Exception Handling
• Herwerk Vereist

Je kunt meerdere activiteiten selecteren als ze hetzelfde type conformiteitsprobleem vertegenwoordigen.

Stap 4: Stel Ernstniveau in

Kies een passend ernstniveau op basis van de impact op de business:

• Hoog: Activiteiten die ernstige nalevingsschendingen vertegenwoordigen (bijv. overgeslagen goedkeuringsstappen, regelgevingsschendingen)
• Middel: Activiteiten die duiden op inefficiënties of kwaliteitsproblemen (bijv. exception handling, herverwerking)
• Laag: Activiteiten die ongewenst zijn maar niet kritisch (bijv. klein herwerk)

Stap 5: Maak de Regel

Klik op Create om het conformiteitsregelblok aan je notebook toe te voegen.

Je ziet nu een nieuw blok in je conformiteitsnotebook met de naam "Handle Exceptions" (of de door jou gekozen naam). Het blok toont de configuratie en is klaar om berekend te worden.

Aanvullende Soorten Conformiteitsregels

mindzie studio ondersteunt nog meer soorten conformiteitsregels naast ongewenste activiteiten:

Verplichte Activiteiten

Gebruik dit type regel om gevallen te identificeren waarin verplichte activiteiten ontbreken.

Use cases:

• Zeker stellen dat elk geval goedkeuringsstappen bevat
• Controleren of vereiste documentatiecontroles zijn uitgevoerd
• Bevestigen dat nalevingsactiviteiten zijn afgerond

Configuratie:

• Selecteer welke activiteiten in elk geval moeten voorkomen
• Stel ernstniveau in voor ontbrekende verplichte activiteiten
• Gevallen zonder deze activiteiten worden gemarkeerd

Verkeerde Volgorde van Activiteiten

Detecteer wanneer activiteiten in een verkeerde volgorde plaatsvinden.

Use cases:

• Goedkeuringen markeren die vóór beoordelingen gebeuren
• Betalingen detecteren die vóór autorisatie plaatsvinden
• Stappen herkennen die vereiste voorgangers overslaan

Configuratie:

• Definieer de verwachte volgorde van de activiteiten
• Specificeer welke volgorde-overtredingen gemarkeerd moeten worden
• Stel ernstniveau in afhankelijk van nalevingsimpact

Herhaalde Activiteiten

Identificeer gevallen waarbij activiteiten meer dan eens voorkomen, wat kan duiden op herwerk of lussen.

Use cases:

• Herwerk en kwaliteitsproblemen detecteren
• Inefficiënte proceslussen identificeren
• Herhaalde goedkeuringen of beoordelingen markeren

Configuratie:

• Selecteer activiteiten die slechts één keer mogen voorkomen
• Stel drempel in voor het aantal herhalingen dat de vlag activeert
• Ken een ernstniveau toe

Conformiteitsverrijkingen Berekenen

Nadat je conformiteitsregels hebt gemaakt, moet je de dataverwerking uitvoeren om ze op je dataset toe te passen.

Stap 1: Bereken Verrijkingen

1. Klik op de knop Calculate Enrichments bovenaan in het verrijkingsgedeelte
2. mindzie voert de dataverwerkingspijplijn uit en past alle conformiteitsregels toe
3. Dit proces neemt je oorspronkelijke dataset en creëert een verrijkte dataset met nieuwe conformiteitsattributen

Stap 2: Wacht op Verwerking

De verwerkingstijd hangt af van de omvang van je dataset. Je ziet een laadaanwijzer terwijl de verrijking wordt verwerkt.

Stap 3: Verifieer Voltooiing van Verrijking

Zodra de verwerking is afgerond, wordt je verrijkte dataset bijgewerkt met nieuwe conformiteitsattributen die je in analyse en dashboards kunt gebruiken.

Conformiteitsattributen Bekijken in je Dataset

Na het berekenen van conformiteitsverrijkingen worden nieuwe attributen aan je verrijkte dataset toegevoegd.

Toegang tot het Dataverloop

1. Klik op Datasets in de hoofdnavigatie
2. Selecteer je verrijkte dataset (niet de originele dataset)
3. Klik op het tabblad Overview

Conformiteitsattributen Vinden

Scroll door de lijst met attributen om je conformiteitsverrijkingen te vinden. Ze verschijnen meestal met speciale iconen die aangeven dat het verrijkte attributen zijn, aangemaakt door mindzie.

Zoek naar attributen met namen die overeenkomen met je conformiteitsregels:

• Conformance Issue - Een vlag die aangeeft of een conformiteitsovertreding heeft plaatsgevonden
• Compliance Flag - Specifieke vlaggen voor elk type regel
• Individuele regelnamen (bijv. "Handle Exceptions", "Missing Approval")

Deze attributen kunnen nu worden gebruikt in:

• Filters om conformiteitsovertredingen te isoleren
• Calculators om overtredingen te tellen of analyseren
• Dashboards om nalevingsstatistieken weer te geven
• Root cause analysis om oorzaken van overtredingen te identificeren

Conformiteitsattributen Gebruiken in Analyse

Zodra conformiteitsattributen zijn aangemaakt, kun je ze door heel mindzie studio gebruiken:

Maak Nalevingsdashboards

• Voeg KPI’s toe die het percentage gevallen met conformiteitsproblemen tonen
• Toon trendgrafieken die conformiteit in de tijd laten zien
• Maak een uitsplitsing van overtredingen op ernstniveau
• Laat topconformiteitsproblemen per frequentie zien

Filter Gevallen voor Onderzoek

• Gebruik filters om alleen gevallen met hoge-ernst overtredingen te tonen
• Isoleer gevallen met specifieke conformiteitsproblemen
• Analyseer proceskaarten gefilterd op conformiteitsovertredingen
• Exporteer lijsten van niet-conforme gevallen voor herstel

Voer Oorzaakanalyse uit

• Onderzoek welke factoren correleren met conformiteitsovertredingen
• Identificeer afdelingen, middelen of gevalstypen met hogere overtredingspercentages
• Begrijp omgevingsfactoren die bijdragen aan niet-naleving

Monitor Continue Naleving

• Stel dashboards in voor voortdurende monitoring
• Volg nalevingsstatistieken terwijl nieuwe data wordt geladen
• Waarschuw betrokkenen bij overschrijding van drempels voor overtredingen

Veelvoorkomende Use Cases

Naleving Financiële Diensten

• Ontbrekende KYC (Know Your Customer)-controles markeren
• Ongeautoriseerde goedkeuringen detecteren
• Ontbrekende anti-witwascontroles identificeren
• Uitzonderingen op standaardprocedures volgen

Procesnaleving in de Zorg

• Vereiste patiënttoestemmingactiviteiten waarborgen
• Ontbrekende documentatiestappen markeren
• Behandelingen buiten volgorde detecteren
• Naleving van klinische protocollen monitoren

Kwaliteitscontrole in de Productie

• Overgeslagen inspectiestappen identificeren
• Herwerk- en herverwerkingsactiviteiten markeren
• Ontbrekende kwaliteitscontroles detecteren
• Afwijkingen van standaardwerkwijzen monitoren

Order-to-Cash Processen

• Kredietcontroles garanderen vóór levering
• Zendingen zonder juiste autorisatie markeren
• Ontbrekende factuurgodkeuringen detecteren
• Uitzonderingsafhandeling bij betalingsverwerking identificeren

Problemen Oplossen

Conformiteitsattributen Verschijnen Niet

Als je conformiteitsattributen niet verschijnen na berekening:

• Controleer of je op "Calculate Enrichments" hebt geklikt na het maken van regels
• Controleer dat de berekening succesvol is afgerond (geen foutmeldingen)
• Zorg dat je de verrijkte dataset bekijkt, niet de originele dataset
• Vernieuw de pagina van het dataoverzicht

Alle Gevallen Worden Gemarkeerd als Overtredingen

Als elk geval conformiteitsovertredingen toont:

• Herzie je regelconfiguratie om te zorgen dat de logica klopt
• Controleer of je de juiste activiteiten hebt geselecteerd
• Verifieer dat het regeltype overeenkomt met je bedoeling (bijv. verplicht vs. ongewenst)

Regels Detecteren Verwachte Overtredingen Niet

Als bekende overtredingen niet worden gemarkeerd:

• Bevestig dat de activiteitennamen exact overeenkomen (hoofdlettergevoelig)
• Controleer of het ernstniveau juist is ingesteld
• Verifieer dat de verrijkingsberekening afgerond is
• Test eerst met een eenvoudige regel om te controleren of het systeem werkt

Gerelateerde Onderwerpen

• De Logverrijkingsengine Beheersen - Leer over andere soorten verrijkingen die je kunt maken
• Analyseren met Filters en Calculators Maken - Gebruik conformiteitsattributen in je analyse
• Metrics Publiceren van Notebooks naar Dashboards - Toon conformiteits-KPI’s aan eindgebruikers
• Werken met Oorzaakanalyse - Onderzoek factoren die bijdragen aan conformiteitsovertredingen

---

Conformiteitsregels zijn krachtige hulpmiddelen om te verzekeren dat je processen binnen verwachte parameters opereren. Door systematisch afwijkingen te signaleren, kun je proceskwaliteit behouden, zorgen voor regelgevende naleving en continue verbetering binnen je organisatie stimuleren.