Algemene 3-Weg Match

Overzicht

De General 3 Way Match calculator valideert driewegvergelijking over elk proces door hoeveelheid- en waardedata van drie verschillende activiteiten te vergelijken. Deze krachtige compliance-tool identificeert afwijkingen en discrepanties tussen verwachte en werkelijke hoeveelheden of waarden, waardoor je controlefouten, fouten en potentiële fraude kunt opsporen.

Hoewel het vaak wordt gebruikt in Accounts Payable-processen (vergelijking van Purchase Orders, Goods Receipts en Invoices), is deze calculator flexibel genoeg om elk proces te ondersteunen dat driewegvalidatie vereist.

Veelvoorkomende Toepassingen

Validatie van Purchase-to-Pay driewegmatching compliance (PO, Receipt, Invoice)
Identificeren van gevallen waarbij bestelde, ontvangen en gefactureerde hoeveelheden niet overeenkomen
Opsporen van waardeafwijkingen die kunnen wijzen op prijsfouten of fraude
Monitoren van naleving van organisatorische matching-beleidslijnen
Analyseren van patronen in matchingfouten per type (welk document meestal fout is)
Ondersteunen van auditvereisten voor inkoop- en betalingsprocessen

Instellingen

First Activity Name: Selecteer de eerste activiteit in je driewegvergelijking (bijv. "Create Purchase Order" of "PO"). De calculator telt alle hoeveelheid- en waardedata op van gebeurtenissen met deze activiteitsnaam.

Second Activity Name: Selecteer de tweede activiteit in je driewegvergelijking (bijv. "Goods Receipt" of "Receipt"). Dit vertegenwoordigt doorgaans de fysieke ontvangst van goederen waar werkelijke hoeveelheden worden geregistreerd.

Third Activity Name: Selecteer de derde activiteit in je driewegvergelijking (bijv. "Invoice Received" of "Invoice"). Dit vertegenwoordigt meestal de leveranciersfactuur met de finale factuurbedragen.

Quantity Column Name: Selecteer de kolom die hoeveelheidgegevens bevat om te vergelijken over de drie activiteiten. Moet een numeriek veld zijn. De calculator telt alle hoeveelheidswaarden binnen elke activiteit per case op.

Value Column Name: Selecteer de kolom die monetaire waardedata bevat om te vergelijken over de drie activiteiten. Moet een numeriek veld zijn. De calculator telt alle waarden binnen elke activiteit per case op.

Value Threshold: Specificeer de acceptabele tolerantiedrempel voor verschillen (standaard: 0). Als deze op 0 staat, wordt elk verschil groter dan 0,01 gemarkeerd als mismatch. Als ingesteld op een percentage (bijv. 0,01 voor 1%), moeten verschillen groter zijn dan dit percentage om gemarkeerd te worden. Dit maakt ruimte voor kleine afrondingsverschillen of acceptabele variatie.

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Purchase-to-Pay Drieweg Match Validatie

Scenario: Je organisatie vereist dat Purchase Orders, Goods Receipts en Invoices binnen acceptabele toleranties overeenkomen. Je wilt gevallen identificeren waarbij deze documenten niet overeenstemmen, gecategoriseerd op welk document de afwijking bevat.

Instellingen:

First Activity Name: Create Purchase Order
Second Activity Name: Goods Receipt
Third Activity Name: Invoice Received
Quantity Column Name: Quantity
Value Column Name: Amount
Value Threshold: 0.02 (2% variatie toegestaan)

Output:

De calculator biedt vier belangrijke weergaven toegankelijk via het dropdown-menu rechtsboven:

Value Summary (standaard):
- Toont geaggregeerde statistieken voor waardemismatches
- Rijen vertegenwoordigen verschillende mismatchtypes:
  - "Activity Wrong 1": Gevallen waarbij de PO-waarde afwijkt terwijl Receipt en Invoice overeenkomen
  - "Activity Wrong 2": Gevallen waarbij de Receipt-waarde afwijkt terwijl PO en Invoice overeenkomen
  - "Activity Wrong 3": Gevallen waarbij de Invoice-waarde afwijkt terwijl PO en Receipt overeenkomen
  - "All Wrong": Gevallen waarbij geen twee activiteiten gelijke waarden hebben
- Kolommen tonen het aantal cases, totaalverschilbedrag, en som van absolute waarden per activiteit
- Klik op een rij om door te klikken naar de specifieke cases met dat mismatchtype
Quantity Summary:
- Zelfde opzet als Value Summary maar voor hoeveelheidmismatches
- Identificeert gevallen waarbij bestelde, ontvangen en gefactureerde hoeveelheden niet kloppen
- Toont bij welke processtap meestal afwijkingen in hoeveelheid voorkomen
Value Details:
- Lijst met individuele cases met waardemismatches
- Toont specifieke waarden van elke activiteit (PO-bedrag, Receipt-bedrag, Invoice-bedrag)
- Laat het berekende verschil zien
- Gesorteerd op grootste verschillen eerst om prioriteit bij onderzoek te geven
- Klik op case-ID’s om de volledige casetijdlijn te bekijken
Quantity Details:
- Lijst met individuele cases met hoeveelheidverschillen
- Toont specifieke hoeveelheden per activiteit
- Maakt onderzoek van individuele problematische cases mogelijk

Inzichten:

Deze analyse levert meerdere bruikbare inzichten op:

Effectiviteit van controles: Als de meeste mismatches "Activity Wrong 3" (Invoice) zijn, suggereert dit dat leveranciers vaak verkeerd factureren, wat betere controle op factuurvalidatie vereist.
Proceskwaliteit: Hoge aantallen in "All Wrong" duiden op systemische procesproblemen waar basisinvoer of systeemintegratie faalt.
Fraudedetectie: Grote waardeverschillen in de "Value Details" weergave kunnen wijzen op frauduleuze manipulatie van bedragen tussen documenten.
Patronen in oorzaken: Door te analyseren welke activiteit meestal fout is, kun je je verbeterinspanningen richten op specifieke procesfasen (inkoop, ontvangst of factuurverwerking).
Auditondersteuning: De gedetailleerde case-lijsten voorzien in audittrails die exact laten zien welke cases niet voldeden aan de driewegmatchvereisten.

Voorbeeld 2: Validatie van Kwaliteitscontrole in Productie

Scenario: In een productieproces moet je valideren dat productieorders, werkelijke productie-output en kwaliteitsinspectieresultaten op hoeveelheden en defectaantallen overeenkomen.

Instellingen:

First Activity Name: Production Order Created
Second Activity Name: Production Completed
Third Activity Name: Quality Inspection
Quantity Column Name: Units
Value Column Name: DefectCount
Value Threshold: 0 (nul tolerantie voor afwijkingen)

Output:

De Quantity Summary toont:

Cases waarbij de bestelde producthoeveelheid niet overeenkomt met de voltooide hoeveelheid (herscholing of afval)
Cases waarbij de voltooide hoeveelheid niet overeenkomt met de geïnspecteerde hoeveelheid (missende inspecties)

De Value Summary toont:

Cases waarbij defecttellingen variëren tussen activiteiten, wat wijst op datakwaliteitsproblemen

Inzichten:

Identificeert productiepartijen met onverklaarde hoeveelheidsvariaties
Benadrukt kwaliteitscontroleleemten waarbij defecttellingen niet consequent worden geregistreerd
Ondersteunt traceerbaarheidsvereisten door onvolledige documentatie te signaleren
Maakt onderzoek van specifieke partijen met kwaliteits- of hoeveelheidproblemen mogelijk

Output

De calculator biedt vier weergaven, selecteerbaar via het dropdownmenu:

Value Summary: Geaggregeerde statistieken met aantallen en totalen per type waardemismatch. Biedt een hoog-niveau overzicht van matchingcompliance.

Quantity Summary: Geaggregeerde statistieken met aantallen en totalen per type hoeveelheidmismatch. Helpt bepalen of hoeveelheid- of waardevraagstukken vaker voorkomen.

Value Details: Gedetailleerde lijst van individuele cases met waardemismatches, met specifieke bedragen van elke activiteit en het berekende verschil. Gesorteerd op grootste discrepanties eerst.

Quantity Details: Gedetailleerde lijst van individuele cases met hoeveelheidsmismatches, met specifieke hoeveelheden van elke activiteit en het berekende verschil. Maakt case-voor-case onderzoek mogelijk.

Alle weergaven ondersteunen interactieve filtering en doorklikmogelijkheden. Klik op samenvattingsrijen om te filteren op specifieke mismatchtypen, of klik in detailweergaven op case-ID’s om de volledige casetijdlijn te bekijken.

Opmerking: Alleen cases die alle drie de gespecificeerde activiteiten bevatten, worden meegenomen in de analyse. Cases die een activiteit missen, worden automatisch uitgesloten.

Deze documentatie maakt deel uit van het mindzie Studio process mining platform.