Dagelijkse Activiteitentelling
Overzicht
De calculator Dagelijkse Activiteitentelling registreert hoe vaak elke activiteit plaatsvindt op elke kalenderdag, en biedt een gedetailleerd overzicht van de frequentie van activiteiten in de tijd. In tegenstelling tot de calculator Dagelijkse Gebeurtenistentelling, die het totaal aantal gebeurtenissen per dag toont, scheidt deze calculator tellingen per activiteitstype, zodat je patronen en afwijkingen voor specifieke activiteiten in je proces kunt identificeren.
Deze calculator werkt op het gebeurtenisniveau en groepeert gegevens op zowel activiteitsnaam als datum, wat het bijzonder waardevol maakt voor het begrijpen van de werklastverdeling, het opsporen van datakwaliteitsproblemen voor specifieke activiteiten, en het monitoren van operationele patronen voor individuele processtappen.
Veelvoorkomende Toepassingen
- Identificeren welke activiteiten volumepieken of -dalingen ervaren op specifieke dagen
- Opsporen van datakwaliteitsproblemen die specifieke activiteiten beïnvloeden (ontbrekende activiteitsgegevens op bepaalde datums)
- Analyseren van werklastpatronen voor individuele processtappen door de tijd heen
- Monitoren van personeelsbehoeften door activiteit-specifieke werklast per dag bij te houden
- Valideren van de volledigheid van data-extractie voor kritieke activiteiten
- Vergelijken van trends in activiteitfrequentie om proceswijzigingen of knelpunten te identificeren
- Bijhouden van saisonale of cyclische patronen voor specifieke procesactiviteiten
Instellingen
Tijdbereik: Hoewel de instelling een optie voor tijdbereik bevat, groepeert de calculator alle gegevens momenteel op kalenderdag (alleen de datumcomponent, tijd wordt genegeerd). Dit betekent dat alle activiteitentellingen worden samengevoegd op dagniveau, ongeacht het tijdstip van de dag waarop ze plaatsvonden.
Standaardvelden:
- Titel: Optionele aangepaste titel voor de calculatoruitvoer
- Beschrijving: Optionele beschrijving voor documentatiedoeleinden
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Opsporen van Activiteit-specifieke Data Issues
Scenario: Je factuurverwerkingsteam meldt dat "Factuur Goedkeuren" activiteiten lijken te ontbreken op bepaalde dagen in je gebeurtenislog. Je wilt verifiëren of dit een data-extractieprobleem is of dat goedkeuringen daadwerkelijk niet plaatsvonden op die dagen.
Instellingen:
- Titel: "Dagelijkse Monitoring Goedkeuringsactiviteiten"
- Beschrijving: "Controleer volledigheid van factuurgoedkeuringsdata"
Uitvoer:
De calculator toont een tabel met drie kolommen:
- Datum: Elke kalenderdag in je gebeurtenislog
- Activiteitsnaam: De naam van elke activiteit die plaatsvond
- Aantal: Hoe vaak die activiteit op die datum plaatsvond
Voorbeelduitvoer:
Date Activity Name Count
2024-03-10 Submit Invoice 234
2024-03-10 Approve Invoice 198
2024-03-10 Pay Invoice 156
2024-03-11 Submit Invoice 248
2024-03-11 Approve Invoice 0
2024-03-11 Pay Invoice 12
2024-03-12 Submit Invoice 241
2024-03-12 Approve Invoice 215
2024-03-12 Pay Invoice 187
Inzichten: Op 11 maart vertoont "Approve Invoice" nul keer voorkomen terwijl inzendingen en betalingen doorgingen. Dit patroon duidt op een data-extractieprobleem in plaats van een echte onderbreking, aangezien je geen betalingen kunt hebben (156 de vorige dag, 12 op 11 maart) zonder voorafgaande goedkeuringen. De dramatische daling van 198 goedkeuringen naar 0, gevolgd door herstel tot 215 de volgende dag, bevestigt een datatekort van één dag die nader onderzoek vereist.
Voorbeeld 2: Analyseren van Werklastpatronen per Activiteit
Scenario: Je beheert een klantenserviceproces en wilt de dagelijkse volumepatronen voor verschillende soorten klantinteracties begrijpen om het personeelsbestand te optimaliseren.
Instellingen:
- Titel: "Volumeanalyse Klantenserviceactiviteiten"
- Beschrijving: "Volg dagelijkse volumes ter optimalisatie van personeel"
Uitvoer:
De uitvoer toont dagelijkse tellingen voor activiteiten zoals "Case Aanmaken", "Case Bijwerken", "Case Escaleren" en "Case Sluiten" over meerdere weken. Gevisualiseerd als lijndiagram met één lijn per activiteit kun je onder andere zien dat:
- "Case Aanmaken" piekt op maandagen (achterstallige backlog van het weekend)
- "Case Sluiten" piekt op vrijdagen (wekelijkse afrondingsinspanningen)
- "Case Escaleren" consistent laag volume laat zien behalve aan het einde van de maand pieken
- "Case Bijwerken" redelijk stabiel blijft over alle weekdagen
Inzichten: De piek in nieuwe cases op maandag (vaak 40-50% hoger dan andere weekdagen) suggereert dat je extra personeel nodig hebt op maandagen voor case-intake. De piek in sluitingen op vrijdag geeft aan dat personeel prioriteit geeft aan afronding van cases voor het weekend. Maandafsluitpieken in escalaties komen overeen met klanturgentie rond factureringscycli, wat erop wijst dat je senior personeel beschikbaar moet plannen in deze periodes.
Voorbeeld 3: Identificeren van Proceswijzigingen in de Tijd
Scenario: Jouw organisatie heeft per 1 juni een nieuwe workflow voor goedkeuring van inkoop ingevoerd. Je wilt controleren of de nieuwe activiteit "Pre-Approval Review" consistent wordt gebruikt en of deze de bestaande activiteit "Standard Approval" vervangt of aanvult.
Instellingen:
- Titel: "Analyse Overgang Inkoopworkflow"
- Beschrijving: "Volg adoptie van nieuwe pre-approval stap"
Uitvoer:
De calculator toont dagelijkse tellingen van beide goedkeuringsactiviteiten over mei en juni:
Voor 1 juni:
Date Activity Name Count
2024-05-28 Standard Approval 145
2024-05-28 Pre-Approval Review 0
2024-05-29 Standard Approval 152
2024-05-29 Pre-Approval Review 0
Na 1 juni:
Date Activity Name Count
2024-06-01 Standard Approval 89
2024-06-01 Pre-Approval Review 58
2024-06-02 Standard Approval 72
2024-06-02 Pre-Approval Review 78
2024-06-03 Standard Approval 45
2024-06-03 Pre-Approval Review 103
Inzichten: De nieuwe Pre-Approval Review activiteit verscheen direct op 1 juni en het volume nam dagelijks toe (58, 78, 103) naarmate het personeel het nieuwe proces implementeerde. Ondertussen daalde het aantal Standard Approvals (145 naar 89 naar 72 naar 45), wat aangeeft dat de workflowwijziging werkt zoals bedoeld. Het gecombineerde totaal (147 op 3 juni) is vergelijkbaar met volumes van vóór de wijziging (145-152), wat suggereert dat de nieuwe stap aanvullend is en geen extra werk creëert. Tegen midden juni wordt verwacht dat Pre-Approval Review de meeste cases afhandelt en Standard Approval beperkt blijft tot uitzonderingen.
Uitvoer
De calculator produceert een datatabel met de volgende kolommen:
Date (DateTime): De kalenderdatum voor elke groep activiteitvoorkomens. De tijdcomponent wordt altijd ingesteld op 00:00:00 (middernacht) omdat de calculator alleen op datum groepeert.
Activity Name (Text): De exacte naam van de activiteit zoals deze in je gebeurtenislog staat. Activiteitsnamen zijn hoofdlettergevoelig en moeten exact overeenkomen om samen te worden gegroepeerd.
Count (Number): Het aantal keer dat deze specifieke activiteit plaatsvond op deze specifieke datum. Dit is altijd een positief geheel getal dat individuele gebeurtenisvoorkomens weergeeft.
De uitvoer kan worden weergegeven als:
- Lijndiagrammen: Toon trends voor meerdere activiteiten in de tijd (één lijn per activiteit)
- Gestapelde staafdiagrammen: Vergelijk de samenstelling van dagelijkse activity volumes
- Warmtekaarten: Toon activiteitsintensiteit over data en activiteitstypen in een kalenderrooster
- Draaitabellen: Groepeer op activiteit om totalen over datumbereik te zien, of per datum om activiteitsdistributie te bekijken
- Gefilterde weergaven: Focus op specifieke activiteiten of datumbereiken van interesse
Opmerking: Als een activiteit op een specifieke datum niet voorkwam, verschijnt er geen rij voor die activiteit-datumcombinatie in de uitvoer (de telling zal niet nul zijn). Alleen daadwerkelijke voorkomens worden geregistreerd. Gebeurtenissen zonder tijdstempel of met null-activiteitsnamen kunnen worden uitgesloten of samengevoegd, afhankelijk van datakwaliteit.
Deze documentatie maakt onderdeel uit van het mindzieStudio proces-mining platform.