Stoelgebruik
Overzicht
De Stoelgebruik calculator analyseert het gebruik van behandelkamers en stoelen in zorginstellingen door geplande afspraken te vergelijken met de feitelijke bezetting van patiënten. Het creëert tijdgebaseerde visualisaties die laten zien hoe efficiënt uw faciliteit de beschikbare capaciteit gedurende de dag gebruikt, wat u helpt de planning te optimaliseren, wachttijden te verminderen en kansen te identificeren om meer patiënten te bedienen zonder extra middelen toe te voegen.
Dit is een calculator enkel voor beheerders, speciaal ontworpen voor ziekenhuis- en gezondheidszorgprocessen waarbij het bijhouden van infusie stoelen, dialysestations, behandelkamers of onderzoeksruimtes cruciaal is voor operationele efficiëntie.
Veelvoorkomende toepassingen
- Identificeer piekperiodes om personeels- en middelentoewijzing te optimaliseren in infusiecentra, dialyseenheden of behandelkamers
- Vergelijk geplande afspraken met de feitelijke bezetting om de impact van no-shows en late annuleringen te kwantificeren
- Detecteer onderbenutte tijdslots waar extra afspraken ingepland kunnen worden zonder capaciteit toe te voegen
- Analyseer zonespecifieke gebruikspatronen om de patiëntenbelasting over meerdere behandelgebieden te balanceren
- Ondersteun capaciteitsplanningsbeslissingen met data-gedreven inzichten om te bepalen of faciliteiten uitgebreid moeten worden of bestaande middelen herverdeeld
- Monitor gebruikstrends over verschillende dagen van de week om optimale planningspatronen te identificeren
Instellingen
Appointment DateTime Column: Selecteer de case-attribuut die de geplande datum en tijd van de afspraak bevat. Dit geeft aan wanneer de patiënt gepland is om te arriveren of wanneer de behandeling gepland is te starten. Moet een DateTime-kolom zijn.
Scheduled Duration Column: Selecteer het case-attribuut dat de geplande duur van de afspraak of behandeling bevat. Dit kan een numerieke kolom zijn (in minuten, uren, etc.) of een TimeSpan-kolom met directe duurwaarden.
Scheduled Duration Unit: Wanneer een numerieke Scheduled Duration Column wordt gebruikt, specificeer de tijdseenheid (Minuten, Uren, Dagen, enz.). Dit vertelt de calculator hoe de numerieke waarden geïnterpreteerd moeten worden. Indien uw Scheduled Duration Column al een TimeSpan is, wordt deze instelling genegeerd.
Treatment Start DateTime Column: Selecteer het case-attribuut dat de werkelijke startdatum en -tijd van de behandeling bevat. Dit geeft aan wanneer de patiënt daadwerkelijk ingecheckt of wanneer de behandeling daadwerkelijk is gestart. Moet een DateTime-kolom zijn.
Treatment End DateTime Column: Selecteer het case-attribuut dat de werkelijke einddatum en -tijd van de behandeling bevat. Dit geeft aan wanneer de patiënt is uitgecheckt of wanneer de behandeling daadwerkelijk is geëindigd. Moet een DateTime-kolom zijn.
Bin Size: Specificeer het tijdsinterval voor het groeperen van gebruiksdata (standaard: 15 minuten). Elke bin vertegenwoordigt een tijdsperiode gedurende de dag. Kleinere bins (5-10 minuten) bieden meer gedetailleerde informatie maar verhogen de verwerkingstijd. Veelgebruikte waarden zijn 15 minuten, 30 minuten of 1 uur.
Capacity Groups: Definieer het aantal beschikbare stoelen of kamers en de periodes waarvoor ze beschikbaar zijn. Elke capaciteitsgroep specificeert een starttijd, eindtijd en het aantal stoelen beschikbaar gedurende die periode. Laat leeg om capaciteit automatisch te berekenen op basis van piek geplande afspraken. Gebruik handmatige configuratie als capaciteit gedurende de dag varieert (bijv. 8 stoelen van 8:00 tot 12:00, 12 stoelen van 12:00 tot 17:00).
Zone Column: Selecteer het case-attribuut dat de behandelzone of -gebied identificeert (bijv. "Volwassenen Zone 1", "Pediatrische Eenheid", "Westvleugel"). Alleen nodig bij analyse van een specifieke zone.
Selected Zone: Specificeer welke zone geanalyseerd moet worden. Werkt samen met Zone Column en Selected Day om data te filteren. Gebruik dit wanneer u het gebruik voor één specifiek behandelgebied wilt analyseren.
Selected Day: Kies een specifieke datum om te analyseren. De calculator vereist dat alle bezoeken op dezelfde dag plaatsvinden. Gebruik deze instelling voor dag-specifieke zone-analyses.
Filters: Pas standaard mindzie-filters toe om cases vooraf te filteren vóór het berekenen van gebruik (bijv. filter op afspraaktype, patiëntcategorie of zorgverlener).
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Dagelijks gebruik Infusiecentrum
Scenario: Een ziekenhuis infusiecentrum heeft 10 behandelstoelen en werkt van 8:00 tot 18:00 uur. De verpleegkundig directeur wil begrijpen of de faciliteit de beschikbare stoelen efficiënt gebruikt en of er capaciteit is om meer patiënten te accepteren. Zij hebben gemerkt dat sommige tijdperioden overvol lijken, terwijl andere stoelen leeg zijn.
Instellingen:
- Appointment DateTime Column: APPOINTMENT_TIME
- Scheduled Duration Column: SCHEDULED_DURATION_MINUTES
- Scheduled Duration Unit: Minuten
- Treatment Start DateTime Column: CHECKIN_TIME
- Treatment End DateTime Column: CHECKOUT_TIME
- Bin Size: 15 minuten
- Capacity Groups: (leeg - automatisch berekenen)
- Zone Column: (niet gebruikt)
- Selected Zone: (niet gebruikt)
- Selected Day: (niet gebruikt)
Output:
De calculator genereert een tabel met tijdsintervallen van 15 minuten, met geplande afspraken, actuele bezetting en capaciteit:
| Tijd | Gepland | Feitelijk | Capaciteit |
|---|---|---|---|
| 08:00 | 3 | 2 | 10 |
| 08:15 | 5 | 4 | 10 |
| 08:30 | 7 | 6 | 10 |
| 08:45 | 8 | 7 | 10 |
| 09:00 | 9 | 8 | 10 |
| 09:15 | 10 | 9 | 10 |
| 09:30 | 10 | 8 | 10 |
| ... | ... | ... | ... |
| 15:00 | 8 | 6 | 10 |
| 15:15 | 6 | 5 | 10 |
| 15:30 | 4 | 3 | 10 |
Algemene statistieken:
- Gepland Gebruik: 78%
- Feitelijk Gebruik: 68%
- Geplande Bezoeken: 42
- Feitelijke Bezoeken: 38
Inzichten: Het infusiecentrum is gepland voor 78% van de capaciteit, wat relatief efficiënte boeking aangeeft. Het feitelijke gebruik is echter slechts 68%, wat een kloof van 10 procentpunten toont door no-shows of annuleringen. De ochtendperiode (9:00-10:00) toont piekgebruik van 90-100%, wat suggereert dat dit het populairste tijdstip is. De middagperiodes (15:00-17:00) laten lager gebruik zien (40-60%), wat mogelijkheden biedt om meer afspraken in te plannen zonder extra stoelen toe te voegen.
Actiepunten:
- Implementeer een herinneringssysteem om de 10% kloof tussen geplande en daadwerkelijke opkomst te verminderen
- Bied stimulansen voor middagafspraken om het gebruik over de dag te balanceren
- Overweeg extra capaciteit toe te voegen tijdens de piek tussen 9:00 en 10:00 uur of afspraken evenwichtiger te verspreiden
- De faciliteit kan waarschijnlijk 10-15% meer patiënten aan door beter gebruik van de middagslots
Voorbeeld 2: Analyse van behandelzones
Scenario: Een groot kankerbehandelcentrum heeft drie infusiezones (Volwassenen Zone 1, Volwassenen Zone 2 en Pediatrische Zone). De leiding wil het gebruik tussen de zones vergelijken om te bepalen of de patiëntenbelasting gebalanceerd is of dat sommige zones overbezet zijn terwijl andere leeg staan.
Instellingen:
- Appointment DateTime Column: APPOINTMENT_TIME
- Scheduled Duration Column: SCHEDULED_DURATION_MINUTES
- Scheduled Duration Unit: Minuten
- Treatment Start DateTime Column: CHECKIN_TIME
- Treatment End DateTime Column: CHECKOUT_TIME
- Bin Size: 30 minuten
- Capacity Groups: (automatisch berekenen)
- Zone Column: ZONE
- Selected Zone: Volwassenen Zone 1
- Selected Day: 2024-11-22
Output voor Volwassenen Zone 1:
| Tijd | Gepland | Feitelijk | Capaciteit |
|---|---|---|---|
| 08:00 | 4 | 4 | 8 |
| 08:30 | 6 | 5 | 8 |
| 09:00 | 7 | 7 | 8 |
| 09:30 | 8 | 7 | 8 |
| 10:00 | 8 | 8 | 8 |
| ... | ... | ... | ... |
Algemene statistieken:
- Gepland Gebruik: 92%
- Feitelijk Gebruik: 87%
- Geplande Bezoeken: 28
- Feitelijke Bezoeken: 26
Analyse van Volwassenen Zone 2 en Pediatrische Zone:
Volwassenen Zone 2:
- Gepland Gebruik: 73%
- Feitelijk Gebruik: 68%
Pediatrische Zone:
- Gepland Gebruik: 58%
- Feitelijk Gebruik: 54%
Inzichten: Volwassenen Zone 1 werkt dicht bij maximale capaciteit met 92% gepland gebruik en 87% feitelijk gebruik, wat uitstekende opkomstpercentages aangeeft. Deze zone heeft waarschijnlijk planningsbeperkingen en kan mogelijk geen urgente extra afspraken verdragen. Volwassenen Zone 2 met 73% is goed benut maar heeft ruimte voor meer patiënten. De Pediatrische Zone met 58% toont significante onderbenutting, waarbij bijna de helft van de beschikbare stoelen gedurende de dag leeg staat.
Actiepunten:
- Herverdeel volwassen patiënten tussen Zone 1 en Zone 2 om capaciteiten te balanceren en druk op Zone 1 te verminderen
- Onderzoek waarom Pediatrische Zone laag wordt gebruikt (lager aantal patiënten, langere afspraken, of planningslacunes)
- Overweeg om capaciteit van de Pediatrische Zone tijdens periodes met lage vraag aan te passen voor volwassenen
- Monitor Zone 1 op mogelijke knelpunten of patiëntproblemen door overbezetting
Voorbeeld 3: Variabele capaciteitsplanning
Scenario: Een ambulante dialysekliniek werkt met verschillende personeelsbezettingen gedurende de dag vanwege wisselende diensten. Zij hebben 8 stations van 6:00 tot 14:00 uur (ochtenddienst), vervolgens 12 stations van 14:00 tot 22:00 uur (middag/avonddienst) wanneer er meer verpleegkundigen beschikbaar zijn. De kliniekdirecteur wil bevestigen dat afspraken worden gepland in lijn met personeelsbeschikbaarheid.
Instellingen:
- Appointment DateTime Column: APPOINTMENT_TIME
- Scheduled Duration Column: TREATMENT_HOURS
- Scheduled Duration Unit: Uren
- Treatment Start DateTime Column: ACTUAL_START
- Treatment End DateTime Column: ACTUAL_END
- Bin Size: 30 minuten
- Capacity Groups:
- Groep 1: Starttijd: 06:00:00, Eindtijd: 14:00:00, Aantal stoelen: 8
- Groep 2: Starttijd: 14:00:00, Eindtijd: 22:00:00, Aantal stoelen: 12
- Zone Column: (niet gebruikt)
- Selected Zone: (niet gebruikt)
- Selected Day: (niet gebruikt)
Output:
| Tijd | Gepland | Feitelijk | Capaciteit |
|---|---|---|---|
| 06:00 | 5 | 5 | 8 |
| 06:30 | 7 | 6 | 8 |
| 07:00 | 8 | 8 | 8 |
| ... | ... | ... | ... |
| 13:30 | 7 | 6 | 8 |
| 14:00 | 9 | 8 | 12 |
| 14:30 | 11 | 10 | 12 |
| 15:00 | 12 | 11 | 12 |
| ... | ... | ... | ... |
Algemene statistieken:
- Gepland Gebruik: 85%
- Feitelijk Gebruik: 79%
Inzichten: De dialysekliniek benut het variabele capaciteitsmodel efficiënt. De ochtenddienst (6:00-14:00) laat 85-100% gebruik zien van de 8 beschikbare stations, wat duidt op maximale benutting met bestaand personeel. De middag/avonddienst (14:00-22:00) toont 75-92% gebruik van 12 stations, wat aangeeft dat de verhoogde capaciteit passend is voor de grotere vraag. De kloof van 6 procentpunten tussen gepland en feitelijk gebruik wijst op een hoge opkomst, wat typisch is voor dialyse waar behandelingen medisch noodzakelijk zijn.
Actiepunten:
- Het huidige personeelsmodel sluit goed aan bij de vraagpatronen van patiënten
- Overweeg 1-2 extra stations toe te voegen tijdens de middagdienst op basis van 92% piekgebruik
- Houd de ochtenddienst goed in de gaten, omdat deze op maximale capaciteit draait zonder buffer voor noodgevallen
- Handhaaf de huidige planningspraktijken, aangezien deze de capaciteit effectief afstemmen op de vraag
Output
De calculator produceert een uitgebreide gebruiksanalyse met de volgende onderdelen:
Tijdsgebonden tabel: Een datatabel met kolommen voor Tijd, Geplande stoelen in gebruik, Feitelijke stoelen in gebruik en Beschikbare capaciteit. Elke rij vertegenwoordigt één tijdsinterval (bin) en toont hoeveel stoelen gepland waren, hoeveel daadwerkelijk gebruikt werden en hoeveel beschikbaar waren gedurende die periode.
Algemene gebruiksstatistieken:
- Gepland Gebruik (percentage): Het aandeel van de beschikbare capaciteit dat gepland was voor gebruik
- Feitelijk Gebruik (percentage): Het aandeel van de beschikbare capaciteit dat daadwerkelijk gebruikt werd
- Aantal geplande bezoeken: Totale aantal geplande afspraken
- Aantal feitelijke bezoeken: Totale aantal voltooide behandelingen
Tijdsbestek informatie:
- Starttijd: Begin van de analyseperiode (tijdstip op de dag)
- Eindtijd: Einde van de analyseperiode (tijdstip op de dag)
- Bin Size: Duur van elk tijdsinterval
Capaciteitsconfiguratie: De capaciteitsgroepen die gebruikt werden voor de berekening, met wanneer stoelen beschikbaar waren en in welke hoeveelheden.
U kunt deze output visualiseren als:
- Lijngrafiek: Drie lijnen die geplande bezetting, feitelijke bezetting en capaciteit over tijd tonen
- Gestapelde gebiedsgrafiek: Visuele weergave van capaciteitsgebruik door de dag heen
- Staafdiagram: Vergelijking naast elkaar van geplande versus feitelijke bezetting per tijdsbin
- Heatmap: Kleurgecodeerde visualisatie van gebruiksintensiteit verspreid over verschillende tijdsperioden
- Meter grafieken: Enkelvoudige waardenweergave van totale geplande en feitelijke gebruikpercentages
Deze documentatie maakt deel uit van het mindzie Studio process mining platform.