Case Stage Performance

Overzicht

De Case Stage Performance calculator monitort de prestaties van specifieke procesfasen en identificeert cases die langer dan verwacht in een fase blijven. Een procesfase wordt gedefinieerd als de tijd tussen twee geselecteerde gebeurtenissen, waardoor u kunt bijhouden hoe lang cases in kritieke fasen van uw workflow verblijven. Deze calculator helpt u knelpunten te detecteren, risicovolle cases te identificeren en SLA's per fase te bewaken.

Veelvoorkomende Toepassingen

  • Bewaken hoe lang cases in goedkeuringsfasen verblijven en die identificeren die de goedkeurings-SLA's overschrijden
  • Cases volgen die vastzitten in de fasen "wacht op documentatie" of "wacht op reactie van klant"
  • Analyseren van de duur van kritieke productie- of fabricagefasen
  • Cases identificeren die langer dan acceptabele tijd in een beoordelingsfase verblijven
  • Waarschuwen voor cases die escalatie vereisen vanwege langdurige fase
  • Prestaties per fase meten over verschillende casecategorieën

Instellingen

Stage Start Event Attribute: Selecteer het attribuut dat het begin van de fase definieert (meestal 'Activity Name').

Stage Start Value: Selecteer de specifieke gebeurteniswaarde die aangeeft wanneer cases de fase betreden (bijv. "Submit for Approval").

Stage End Event Attribute: Selecteer het attribuut dat het einde van de fase definieert (meestal 'Activity Name').

Stage End Value: Selecteer de specifieke gebeurteniswaarde die aangeeft wanneer cases de fase verlaten (bijv. "Approval Completed").

Threshold Duration: Specificeer de maximale acceptabele duur dat cases in deze fase mogen verblijven. Cases die deze drempel overschrijden, worden gemarkeerd.

Threshold Unit: Selecteer de tijdseenheid voor de drempel:

  • Uren
  • Dagen
  • Weken

Group By (optioneel): Selecteer een categorisch attribuut om de prestaties per fase te analyseren over verschillende categorieën (bijv. per Afdeling, Producttype of Prioriteitsniveau).

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Bewaken van Goedkeuringsfase Prestaties

Scenario: U wilt bewaken hoe lang inkooporders in de goedkeuringsfase verblijven en die identificeren die langer dan 3 dagen wachten op goedkeuring.

Instellingen:

  • Stage Start Event Attribute: Activity Name
  • Stage Start Value: Submit for Approval
  • Stage End Event Attribute: Activity Name
  • Stage End Value: Approval Completed
  • Threshold Duration: 3
  • Threshold Unit: Days

Uitvoer:

De calculator toont prestatiegegevens voor de goedkeuringsfase:

Samenvattende Statistieken:

  • Totaal aantal cases in fase: 1.245
  • Gemiddelde duur in fase: 1,8 dagen
  • Mediaan duur in fase: 1,2 dagen
  • Cases die drempel overschrijden: 87 cases (7%)

Cases die Drempel Overschrijden: Een gedetailleerde lijst van de 87 inkooporders die langer dan 3 dagen in goedkeuring zijn, met:

  • Case ID
  • Huidige duur in fase
  • Dagen over drempel
  • Aanvullende case-attributen voor context

Inzichten:

Dit toont aan dat hoewel de meeste inkooporders binnen 1-2 dagen goedgekeurd worden, 7% vertragingen ondervindt die de 3-dagen drempel overschrijden. De lijst met specifieke cases maakt directe actie mogelijk:

  • Vertraagde cases doorsturen naar management voor escalatie
  • Patronen herkennen in vertraagde goedkeuringen (grote bedragen, specifieke goedkeurders, bepaalde leveranciers)
  • Impact van goedkeuringsvertragingen op totale case duur meten
  • Geautomatiseerde meldingen instellen voor cases die de drempel naderen of overschrijden

Voorbeeld 2: Analyse Productiefase per Productcategorie

Scenario: U wilt analyseren hoe lang verschillende producttypes in de productiefase verblijven en welke categorieën consequent de standaard productietermijn van 5 dagen overschrijden.

Instellingen:

  • Stage Start Event Attribute: Activity Name
  • Stage Start Value: Production Started
  • Stage End Event Attribute: Activity Name
  • Stage End Value: Production Completed
  • Threshold Duration: 5
  • Threshold Unit: Days
  • Group By: Product Category

Uitvoer:

De calculator toont de prestaties van de productiefase per productcategorie:

Productcategorie Cases Gem. Duur Cases Over Drempel % Over Drempel
Elektronica 450 6,2 dagen 210 47%
Meubilair 320 4,1 dagen 45 14%
Textiel 280 3,8 dagen 32 11%
Hardware 195 7,4 dagen 145 74%

Inzichten:

De categorieanalyse toont aanzienlijke variatie in productiefase prestaties:

  • Hardwareproducten hebben het hoogste falingspercentage (74% overschrijdt drempel), met een gemiddelde duur van 7,4 dagen - wat kan wijzen op capaciteitsproblemen of procescomplexiteit
  • Elektronica heeft ook moeite, met 47% boven de 5-dagen termijn
  • Meubilair en Textiel presteren beter en blijven meestal binnen de drempel

Deze analyse maakt gerichte verbeteringen mogelijk:

  • Onderzoek waarom Hardware het langst duurt en de hoogste drempeloverschrijding heeft
  • Overweeg drempels per categorie aan te passen voor realistische productietijdlijnen
  • Extra middelen toewijzen aan probleemcategorieën
  • Categorie-specifieke procesverbeteringen implementeren

Voorbeeld 3: Bewaken Wachttijd Klantreactie

Scenario: U beheert een klantenserviceproces en wilt supporttickets identificeren die langer dan 48 uur wachten op klantreactie, wat een automatische sluitingsregeling activeert.

Instellingen:

  • Stage Start Event Attribute: Activity Name
  • Stage Start Value: Awaiting Customer Response
  • Stage End Event Attribute: Activity Name
  • Stage End Value: Customer Response Received
  • Threshold Duration: 48
  • Threshold Unit: Hours

Uitvoer:

De calculator identificeert tickets met risico op automatische sluiting:

Huidige Status:

  • Totaal tickets in afwachting van reactie: 234
  • Gemiddelde wachttijd: 18,5 uur
  • Tickets langer dan 48 uur: 23 tickets (9,8%)

Lijst Kritieke Tickets: De 23 tickets die 48 uur overschreden hebben en kandidaten zijn voor automatische sluiting, met:

  • Ticket ID en klantnaam
  • Wachturen (bijv. 52 uur, 67 uur, 118 uur)
  • Oorspronkelijke kwestiecategorie
  • Laatste contactmoment

Inzichten:

Deze analyse ondersteunt proactief klantrelatiebeheer:

  • Identificeer klanten die mogelijk toegang tot hun supporttickets verliezen
  • Verstuur laatste herinneringsmails vóór automatische sluiting
  • Herken patronen bij niet-responderende klanten (specifieke kwestietypen, klantsegmenten)
  • Meet effectiviteit van klantcommunicatie
  • Pas automatische sluitingsbeleid aan op basis van daadwerkelijke reacties

De calculator helpt een balans te vinden tussen operationele efficiëntie (sluiten van inactieve tickets) en klanttevredenheid (voldoende reactietijd garanderen).

Uitvoer

De calculator biedt uitgebreide analyse van faseprestaties:

Samenvattende Metrics:

  • Totaal aantal cases momenteel in of door de fase gegaan
  • Gemiddelde, mediaan, minimum en maximum duur in fase
  • Aantal en percentage cases die drempel overschrijden
  • Voltooiingspercentage van de fase

Details Drempel Overschrijdingen:

  • Volledige lijst van cases die de drempel overschrijden
  • Sorteerbaar op duur, dagen over drempel of elk caseattribuut
  • Inzoommogelijkheid om individuele casegegevens te bekijken
  • Exporteerfunctie voor verdere analyse of meldingsworkflows

Visuele Weergaven:

  • Distributie-histogram van frequentie duur per fase
  • Trendgrafieken van faseprestaties over tijd
  • Categorievergelijkingen (wanneer Group By wordt gebruikt)

Interactieve Filtering:

  • Klik op een case om het volledige procespad te bekijken
  • Filter de caselijst op diverse attributen
  • Exporteer de overtredingslijst voor escalatie of rapportage

Deze calculator is vooral waardevol voor operationele monitoring, naleving van SLA's en proactief casemanagement in tijdkritische processen.

Deze documentatie maakt deel uit van het mindzie Studio proces mining platform.