Case Explorer
Overzicht
De Case Explorer calculator toont case- en gebeurtenisattributen in een aanpasbaar tabel formaat, waarmee je procesgegevens gedetailleerd kunt verkennen. Deze calculator is je primaire hulpmiddel om ruwe procesgegevens te bekijken, specifieke cases te inspecteren en de exacte attribuutwaarden te begrijpen die je procesanalyses aansturen.
In tegenstelling tot analytische calculators die data aggregeren en samenvatten, toont de Case Explorer de daadwerkelijke rijen met data - ofwel op case-niveau (één rij per case) of op gebeurtenis-niveau (één rij per activiteit), afhankelijk van welke kolommen je selecteert. Jij bepaalt welke attributen verschijnen, hoe de data wordt gesorteerd en hoeveel rijen worden weergegeven.
Veelvoorkomende toepassingen
- Inspecteer individuele cases om specifieke procesincidenten en hun attribuutwaarden te begrijpen
- Bekijk details op gebeurtenisniveau om de volledige activiteitenreeks en tijdstempels voor cases te zien
- Onderzoek uitschieters of uitzonderingen die door andere calculators zijn geïdentificeerd door hun ruwe data te bekijken
- Valideer data kwaliteit door daadwerkelijke attribuutwaarden te beoordelen en ontbrekende of foutieve data te identificeren
- Maak gerichte dataviews voor export naar Excel of deling met belanghebbenden
- Bouw aangepaste rapporten door specifieke kolommen te selecteren en te sorteren op belangrijke meetwaarden
- Debug procesproblemen door de exacte volgorde van gebeurtenissen en hun attributen te onderzoeken
Instellingen
Te weergeven kolommen: Selecteer welke case-attributen en gebeurtenis-attributen je wilt opnemen in de uitvoertabel. Je kunt elke combinatie van kolommen uit je gebeurtenislogboek kiezen.
- Als je alleen case-attributen selecteert (zoals Case ID, Klantnaam, Totale Kosten), toont de uitvoer één rij per case
- Als je één of meerdere gebeurtenis-attributen opneemt (zoals Activiteitsnaam, Resource, Tijdstempel), toont de uitvoer automatisch één rij per gebeurtenis
- Kolommen verschijnen in de uitvoertabel in de volgorde waarin je ze selecteert
- Kolomnamen moeten exact overeenkomen met de attribuutnamen in je gebeurtenislogboek
Sorteerkolom: Kies welke kolom wordt gebruikt om de resultaten te sorteren. De sorteerkolom moet een van de geselecteerde kolommen voor weergave zijn. Als je geen sorteerkolom opgeeft, verschijnt de data in de natuurlijke volgorde van het gebeurtenislogboek.
Sorteerrichting: Wanneer een sorteerkolom is opgegeven, kies je de sorteervolgorde:
- Oplopend: Sorteert van laag naar hoog (A-Z, 0-9, oudste naar nieuwste datums)
- Aflopend: Sorteert van hoog naar laag (Z-A, 9-0, nieuwste naar oudste datums)
- Niet gesorteerd: Behoudt de originele volgorde van het gebeurtenislogboek (standaard als geen sorteerkolom is opgegeven)
Maximaal aantal rijen: Geef op hoeveel rijen worden weergegeven in de uitvoertabel. Standaard is dit 100 rijen om snelle prestaties te garanderen. Stel dit hoger in als je meer data wilt zien, of lager als je alleen de bovenste paar resultaten wilt bekijken.
- Waarden variëren doorgaans van 10 tot 1000 rijen
- De limiet geldt na het sorteren, zodat je hiermee "top N" resultaten kunt tonen
- Bijvoorbeeld: Sorteer op duur aflopend + limiet op 20 rijen = "20 langzaamste cases"
- Lagere waarden verbeteren de snelheid bij het werken met grote datasets
Aangepaste exportinstellingen: (optioneel) Configureer een aangepast Excel-sjabloon voor geformatteerde exports. Deze geavanceerde functie stelt je in staat om merkgebonden rapporten te maken met vooraf gedefinieerde opmaak en lay-out.
Voorbeelden
Voorbeeld 1: Inspectie van inkooporders met hoge waarde
Scenario: Je analyse heeft inkooporders met ongewoon hoge kosten geïdentificeerd. Je wilt de top 25 inkooporders met de hoogste waarde onderzoeken om te begrijpen wat ze onderscheidt en de data valideren.
Instellingen:
- Te weergeven kolommen: Case ID, Leveranciersnaam, Totale Kosten, Inkoopcategorie, Goedkeuringsdatum, Status
- Sorteerkolom: Totale Kosten
- Sorteerrichting: Aflopend
- Maximaal aantal rijen: 25
Uitvoer:
De calculator toont een tabel met 6 kolommen en maximaal 25 rijen, waarbij de inkooporders met de hoogste kosten bovenaan staan:
| Case ID | Leveranciersnaam | Totale Kosten | Inkoopcategorie | Goedkeuringsdatum | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| PO-2024-8821 | Acme Manufacturing | $485,200 | Equipment | 2024-09-15 | Completed |
| PO-2024-9334 | TechSystems Global | $412,800 | IT Infrastructure | 2024-10-02 | Completed |
| PO-2024-7892 | Industrial Parts Inc | $387,500 | Manufacturing Supplies | 2024-08-28 | Completed |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Inzichten: Door de top 25 cases te bekijken zie je direct dat orders met hoge waarde meerdere categorieën beslaan (Equipment, IT, Manufacturing Supplies) en verschillende leveranciers betreffen. Deze case-niveau weergave helpt je te begrijpen of hoge kosten geconcentreerd zijn bij specifieke leveranciers of categorieën. Je kunt ook verifiëren dat de data klopt door te controleren of de goedkeuringsdata en statussen logisch zijn voor deze grote aankopen.
Voorbeeld 2: Volgen van gebeurtenissenreeks voor vertraagde cases
Scenario: Meerdere cases duren veel langer dan verwacht. Je wilt de volledige gebeurtenissenreeks van de 10 langzaamste cases zien om te begrijpen waar tijd verloren gaat en welke resources hierbij betrokken zijn.
Instellingen:
- Te weergeven kolommen: Case ID, Activiteitsnaam, Resource, Tijdstempel, Duur sinds vorige gebeurtenis
- Sorteerkolom: Tijdstempel
- Sorteerrichting: Oplopend
- Maximaal aantal rijen: 200
Uitvoer:
Omdat je gebeurtenis-attributen hebt opgenomen (Activiteitsnaam, Resource, Tijdstempel) toont de uitvoer individuele gebeurtenissen in plaats van cases. Voor 10 cases met gemiddeld 15-20 gebeurtenissen per case zie je ongeveer 150-200 gebeurtenisrijen:
| Case ID | Activiteitsnaam | Resource | Tijdstempel | Duur sinds vorige gebeurtenis |
|---|---|---|---|---|
| CS-1234 | Create Purchase Request | John Smith | 2024-10-01 08:15 | 0 hours |
| CS-1234 | Manager Review | Sarah Johnson | 2024-10-01 14:30 | 6.25 hours |
| CS-1234 | Procurement Review | (leeg) | 2024-10-08 09:15 | 162.75 hours |
| CS-1234 | Supplier Selection | Mike Chen | 2024-10-08 11:30 | 2.25 hours |
| CS-5678 | Create Purchase Request | Alice Wong | 2024-10-02 09:00 | 0 hours |
| ... | ... | ... | ... | ... |
Inzichten: De gebeurtenis-niveau weergave onthult het volledige verhaal van elke vertraagde case. In case CS-1234 zie je dat de Procurement Review stap 162,75 uur (bijna 7 dagen) duurde en geen toegewezen resource had, wat suggereert waar de vertraging is ontstaan. Door meerdere cases te onderzoeken kun je bepalen of vertragingen consequent bij dezelfde processtap plaatsvinden of dezelfde resources betreffen, wat wijst op systemische knelpunten.
Voorbeeld 3: Validatie van gegevenskwaliteit voor klantattributen
Scenario: Voordat je de hoofddata-analyse uitvoert, wil je valideren dat klantgegevens compleet en correct zijn. Je bekijkt een steekproef van cases om te zoeken naar ontbrekende waarden, opmaakproblemen of inconsistente data.
Instellingen:
- Te weergeven kolommen: Case ID, Klant ID, Klantnaam, Klantregio, Klantsegment, Orderdatum
- Sorteerkolom: Klantnaam
- Sorteerrichting: Oplopend
- Maximaal aantal rijen: 100
Uitvoer:
Een tabel met case-niveaudyen, alfabetisch gesorteerd op klantnaam:
| Case ID | Klant ID | Klantnaam | Klantregio | Klantsegment | Orderdatum |
|---|---|---|---|---|---|
| ORD-5634 | CUST-0042 | (leeg) | Noord | Enterprise | 2024-09-15 |
| ORD-8821 | (leeg) | Acme Industries | West | SMB | 2024-10-02 |
| ORD-3421 | CUST-0156 | Global Manufacturing Co | Oost | Enterprise | 2024-08-28 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Inzichten: Sorteren op Klantnaam onthult direct problemen met data kwaliteit. Sommige cases missen klantnamen (weergegeven als leeg), terwijl andere klant ID’s missen. Deze inspectie maakt duidelijk hoe compleet de data is voordat je analytische calculators gebruikt die mogelijk misleidende resultaten geven door ontbrekende data. Je kunt besluiten incomplete cases eruit te filteren of de bronsystemen te onderzoeken om de data-extractie te verbeteren.
Voorbeeld 4: Identificeren van herbewerkingspatronen in productie
Scenario: Je wilt cases identificeren waarbij de activiteit "Quality Check" meerdere keren is herhaald, wat wijst op kwaliteitsproblemen of herbewerkingen. Je toont gebeurtenissen voor cases, gesorteerd op Case ID, zodat alle gebeurtenissen per case gegroepeerd worden weergegeven.
Instellingen:
- Te weergeven kolommen: Case ID, Activiteitsnaam, Tijdstempel, Kwaliteitsinspecteur, Defectcode, Status
- Sorteerkolom: Case ID
- Sorteerrichting: Oplopend
- Maximaal aantal rijen: 500
Uitvoer:
Gebeurtenis-tabel met evenementen per case gegroepeerd:
| Case ID | Activiteitsnaam | Tijdstempel | Kwaliteitsinspecteur | Defectcode | Status |
|---|---|---|---|---|---|
| MFG-1001 | Production Start | 2024-10-01 08:00 | n.v.t. | n.v.t. | Started |
| MFG-1001 | Quality Check | 2024-10-01 14:30 | Jane Lee | QDEF-45 | Failed |
| MFG-1001 | Rework | 2024-10-01 15:00 | Bob Smith | n.v.t. | In Progress |
| MFG-1001 | Quality Check | 2024-10-02 09:15 | Jane Lee | (leeg) | Passed |
| MFG-1001 | Packaging | 2024-10-02 10:30 | n.v.t. | n.v.t. | Completed |
| MFG-1002 | Production Start | 2024-10-01 08:15 | n.v.t. | n.v.t. | Started |
| MFG-1002 | Quality Check | 2024-10-01 14:45 | John Davis | (leeg) | Passed |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Inzichten: Door te sorteren op Case ID verschijnen alle gebeurtenissen per case samen in chronologische volgorde. Je ziet duidelijk dat case MFG-1001 een mislukte kwaliteitscontrole had (met defectcode QDEF-45), daarna een herbewerkingsstap doormaakte, en vervolgens de tweede kwaliteitscontrole met succes afrondde. Case MFG-1002 slaagde direct bij de eerste controle. Deze patroonanalyse helpt je te bepalen welke defectcodes het meest voorkomen en welke inspecteurs de meeste problemen signaleren.
Voorbeeld 5: Maken van uitvoerend overzicht van recente goedkeuringen
Scenario: De CFO wil de 50 meest recente factuurgoedkeuringen zien met belangrijke informatie over bedragen, afdelingen en goedkeurders voor een wekelijkse samenvatting.
Instellingen:
- Te weergeven kolommen: Factuurnummer, Factuurdatum, Afdeling, Factuurbedrag, Naam goedkeurder, Goedkeuringsdatum
- Sorteerkolom: Goedkeuringsdatum
- Sorteerrichting: Aflopend
- Maximaal aantal rijen: 50
Uitvoer:
Case-niveau tabel met meest recente goedkeuringen bovenaan:
| Factuurnummer | Factuurdatum | Afdeling | Factuurbedrag | Naam goedkeurder | Goedkeuringsdatum |
|---|---|---|---|---|---|
| INV-2024-9845 | 2024-10-18 | Marketing | $12,450 | Sarah Johnson | 2024-10-19 |
| INV-2024-9832 | 2024-10-17 | Operations | $8,920 | Mike Chen | 2024-10-18 |
| INV-2024-9801 | 2024-10-16 | IT | $45,200 | Sarah Johnson | 2024-10-18 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Inzichten: Deze gerichte weergave voorziet de CFO precies van wat nodig is: een chronologische lijst van recente goedkeuringen met informatie over wie wat goedkeurde en voor welke afdelingen. De aflopende sortering op Goedkeuringsdatum zorgt dat de meest recente activiteit bovenaan staat. De limiet van 50 rijen houdt het rapport beheersbaar en bestrijkt ongeveer één week aan goedkeuringsactiviteit. Deze data kan worden geëxporteerd naar Excel voor opname in managementrapportages.
Voorbeeld 6: Vergelijken van resource prestaties over cases
Scenario: Je wilt analyseren hoe verschillende klantenservice-medewerkers cases afhandelen door hun toegewezen cases en belangrijke meetwaarden te bekijken.
Instellingen:
- Te weergeven kolommen: Case ID, Toegewezen medewerker, Case type, Prioriteit, Oplostijd, Klanttevredenheidsscore
- Sorteerkolom: Toegewezen medewerker
- Sorteerrichting: Oplopend
- Maximaal aantal rijen: 300
Uitvoer:
Case-niveau tabel gegroepeerd per medewerker:
| Case ID | Toegewezen medewerker | Case type | Prioriteit | Oplostijd | Klanttevredenheidsscore |
|---|---|---|---|---|---|
| CS-2234 | Alice Johnson | Technische ondersteuning | Hoog | 2.5 uur | 4.8 |
| CS-2456 | Alice Johnson | Factureringsvraag | Midden | 1.2 uur | 5.0 |
| CS-2789 | Alice Johnson | Technische ondersteuning | Hoog | 4.1 uur | 4.2 |
| CS-1923 | Bob Martinez | Account aanmaken | Laag | 0.8 uur | 4.9 |
| CS-2034 | Bob Martinez | Technische ondersteuning | Hoog | 8.5 uur | 3.5 |
| ... | ... | ... | ... | ... | ... |
Inzichten: Sorteren op Toegewezen medewerker groepeert alle cases per medewerker, waardoor patronen in hun werk gemakkelijk zichtbaar zijn. Voor Alice Johnson zie je dat ze zowel technische als factureringscases afhandelt met consequent hoge tevredenheidsscores en redelijke oplostijden. Bob Martinez vertoont meer variatie, met een technische case die veel langer duurde (8,5 uur) en een lagere score (3,5). Deze case-by-case weergave helpt managers coachingsmogelijkheden te identificeren of de werkverdeling te begrijpen.
Uitvoer
De Case Explorer calculator toont een interactieve datatabel met precies de kolommen die je hebt geselecteerd, gesorteerd volgens je instellingen, en beperkt tot het aantal rijen dat je hebt opgegeven.
Tabellenstructuur
Kolomkoppen: Tonen de gebruiksvriendelijke namen van de attributen die je hebt geselecteerd, waardoor de tabel makkelijk leesbaar en begrijpelijk is.
Datatype: Elke kolom behoudt het oorspronkelijke datatype uit het gebeurtenislogboek (datums, nummers, tekst, etc.) en formatteert waarden passend.
Aantal rijen: De tabel toont tot het maximum aantal rijen dat je hebt ingesteld. Als je gebeurtenislogboek minder rijen bevat die aan de criteria voldoen, worden alle beschikbare rijen weergegeven.
Sorteervolgorde: Rijen verschijnen in de volgorde die je hebt opgegeven met de sorteerkolom en sorteerrichting. Als geen sortering is opgegeven, verschijnen de rijen in de natuurlijke volgorde van het gebeurtenislogboek.
Weergavegedrag
Case-niveau vs. gebeurtenis-niveau:
- Bij selectie van alleen case-attributen toont de tabel één rij per case
- Bij opname van één of meerdere gebeurtenis-attributen schakelt de tabel automatisch naar gebeurtenis-niveau weergave, met één rij per gebeurtenis/activiteit
- De calculator detecteert automatisch welke modus van toepassing is op basis van de gekozen kolommen
Lege waarden: Ontbrekende of nul-attribuutwaarden verschijnen als lege cellen in de tabel, wat helpt om problemen met datakwaliteit te signaleren.
Grote getallen: Numerieke waarden worden met passende duizendtallen en decimale notatie voor leesbaarheid geformatteerd.
Datums en tijden: Tijdstempelkolommen worden weergegeven in een voor mensen leesbaar formaat, met datum en tijd.
Interactieve functies
Klik-doorslag: Klik op individuele rijen om door te gaan naar detailinformatie van de case en de onderliggende gebeurtenissen en attributen dieper te verkennen.
Exporteren naar Excel: Exporteer de weergegeven tabel naar Excel voor offline analyse, rapportage of delen met belanghebbenden zonder toegang tot mindzieStudio.
Aangepaste exportsjablonen: Indien Aangepaste exportinstellingen zijn geconfigureerd, kun je geformatteerde Excel-rapporten genereren met vooraf ingestelde sjablonen inclusief branding, opmaak en lay-out.
Data kopiëren: Selecteer en kopieer data uit de tabel voor plakken in andere applicaties of documenten.
Prestatie-opmerkingen
Rijlimieten versnellen: Gebruik van kleinere maximale rijwaarden (10-100) levert snellere resultaten op, vooral bij grote gebeurtenislogboeken met miljoenen gebeurtenissen.
Gebeurtenis-query's zijn trager: Weergave op gebeurtenis-niveau (inclusief gebeurtenisattributen) vereist meer verwerkingstijd dan case-niveau data, zeker bij logs met veel gebeurtenissen per case.
Sorteringssnelheid: Sorteren gebeurt vóór het toepassen van de rijlimiet, dus sorteren van grote datasets kan even duren. Overweeg je data eerst te filteren met andere calculators bij zeer grote logs.
Veelvoorkomende uitvoerpatronen
Top N analyse: Sorteer op een metriek-kolom (aflopend voor hoogste, oplopend voor laagste) + stel max rijen in op N = "Top N" of "Bottom N" resultaten
Data validatie: Sorteer alfabetisch op sleutelattributen + controleer op missende waarden, duplicaten of inconsistenties
Case-onderzoek: Selecteer specifieke Case ID's (eerst via filters) + includeer gebeurteniskolommen + sorteer op Tijdstempel = complete casetijdlijn
Executive rapportage: Selecteer belangrijke bedrijfsmetingen + sorteer op datum aflopend + beperk tot recente rijen = Wekelijkse/maandelijkse samenvatting voor belanghebbenden
Resource-analyse: Neem resource-attributen op + sorteer op resource-naam + includeer prestatie-metrics = Overzicht werkdruk en prestaties resources
Gebruikstips
Begin eenvoudig: Start met slechts een paar essentiële kolommen om de datastructuur te begrijpen, voeg daarna meer kolommen toe.
Combineer met filters: Gebruik filters in eerdere stappen om te focussen op relevante cases voordat je ze in de Case Explorer bekijkt.
Controleer kolomnamen: Kolomnamen moeten exact overeenkomen met attribuutnamen in het gebeurtenislogboek (hoofdlettergevoelig). Gebruik de kolomkiezer in de calculator-instellingen om typfouten te voorkomen.
Test met beperkte rijen: Begin met een klein maximaal aantal rijen (bijv. 10 of 20) om snel de tabelstructuur te zien, verhoog indien nodig voor meer data.
Trade-offs bij gebeurtenis-niveau: Houd er rekening mee dat het opnemen van één gebeurtenisattribuut de hele tabel naar gebeurtenis-niveau schakelt, wat veel meer rijen toont en meer verwerkingstijd kost.
Exporteren voor delen: Gebruik de Case Explorer om gerichte, gesorteerde weergaven te maken, exporteer dan naar Excel voor professionele formatting en distributie aan belanghebbenden.
De Case Explorer is je venster naar de ruwe procesdata en biedt de transparantie en detail die nodig zijn om analyses te valideren, specifieke cases te onderzoeken en de exacte attribuutwaarden te begrijpen die je proces mining inzichten sturen.
Deze documentatie maakt onderdeel uit van het mindzie Studio process mining platform.