Actief Aantal Dossiers Per Dag

Overzicht

De calculator Actief Aantal Dossiers Per Dag meet hoeveel dossiers op elke kalenderdag actief in behandeling waren. Een dossier wordt als "actief" beschouwd op een bepaalde dag als het gestart is maar nog niet is afgerond - dit betekent dat het dossier ten minste één gebeurtenis heeft op of vóór die dag en ten minste één gebeurtenis op of na die dag.

Deze calculator is bijzonder waardevol voor het begrijpen van werklast, het identificeren van capaciteitsbeperkingen en het opsporen van knelpunten. In tegenstelling tot event-gebaseerde calculators die activiteiten tellen, telt deze calculator unieke dossiers die in een lopende staat waren, en geeft daarmee inzicht in het werk-in-uitvoering (WIP) niveau in de loop van de tijd.

Opmerking: Dit is een verborgen calculator in mindzie Studio, wat betekent dat deze niet direct zichtbaar is in het standaard calculator-menu, maar programmatic toegankelijk is of via geavanceerde configuraties.

Gebruikstoepassingen

Monitor werk-in-uitvoering (WIP) niveaus om capaciteitsknelpunten en resourcebeperkingen te identificeren
Detecteer perioden van buitensporige achterstanden in dossiers die kunnen wijzen op systemische problemen
Analyseer seizoenspatronen in werklast om personeelsinzet en resourceallocatie te optimaliseren
Identificeer de impact van proceswijzigingen op doorvoersnelheid en doorlooptijden van dossiers
Verifieer dat afrondingspercentages van dossiers gelijke tred houden met het aanmaken van dossiers
Ondersteun capaciteitsplanning door inzicht te krijgen in historische volumes actieve dossiers
Detecteer afwijkingen zoals plotselinge WIP-pieken die op processtoringen kunnen wijzen

Instellingen

Deze calculator heeft geen configureerbare instellingen behalve de standaard filtercontext. Hij analyseert automatisch alle dossiers in uw gefilterde dataset door te bepalen welke dossiers actief (in behandeling) waren op elke kalenderdag.

Hoe Actieve Dossiers Worden Berekend:

Een dossier wordt geteld als actief op een specifieke datum als:

De eerste gebeurtenis van het dossier op of vóór die datum plaatsvond (het dossier was gestart)
De laatste gebeurtenis van het dossier op of na die datum plaatsvond (het dossier was nog niet afgerond)
Dit betekent dat een dossier actief is vanaf de startdatum tot en met de afrondingsdatum (inclusief)

Standaard Velden:

Titel: Optionele aangepaste titel voor de calculatoruitvoer
Omschrijving: Optionele omschrijving voor documentatiedoeleinden

Voorbeelden

Voorbeeld 1: Capaciteitsknelpunten Identificeren

Scenario: Uw orderverwerkingsproces heeft vertragingen, en het management wil begrijpen of de toenemende aantal dossiers de verwerkingscapaciteit van het team overschrijdt. U wilt perioden identificeren waarin actieve dossiers sneller opstapelen dan worden afgerond.

Instellingen:

Titel: "Orderverwerking Werk-in-uitvoering Analyse"
Omschrijving: "Volg actieve dossiers om capaciteitsbeperkingen te identificeren"

Uitvoer:

De calculator toont een tabel met twee kolommen:

Datum: Elke kalenderdag in het tijdsbereik van uw event log
Aantal Actieve Dossiers: Het aantal dossiers dat op die datum in behandeling was

Voorbeelduitvoer:

Datum         Aantal Actieve Dossiers
2024-01-15   487
2024-01-16   492
2024-01-17   501
2024-01-18   523
2024-01-19   558
2024-01-20   562
2024-01-21   559
2024-01-22   612
2024-01-23   648
2024-01-24   687
2024-01-25   724

Inzichten: Het gestaag stijgende aantal actieve dossiers van 487 naar 724 over 10 dagen geeft aan dat nieuwe dossiers sneller binnenkomen dan bestaande dossiers worden afgerond. Deze 49% toename in WIP suggereert een capaciteitsknelpunt. De versnelling in het toenamepercentage (van +5 dossiers/dag vroeg in de periode tot +37 dossiers/dag later) laat zien dat het knelpunt verslechtert. Management zou moeten onderzoeken of personeelsbezetting adequaat is of dat een procesissue de afronding vertraagt.

Voorbeeld 2: Effect van Procesverbetering Evalueren

Scenario: Uw team heeft op 15 maart een procesautomatisering geïmplementeerd om handmatige goedkeuringsstappen te verminderen en de doorvoer van dossiers te versnellen. U wilt meten of de automatisering met succes de werk-in-uitvoering heeft verlaagd.

Instellingen:

Titel: "Effectbeoordeling Procesautomatisering"
Omschrijving: "Vergelijk WIP-niveaus vóór en na automatiseringsimplementatie"

Uitvoer:

De output toont actieve dossieraantallen voor twee weken vóór en na de implementatie:

Voor automatisering (1-14 maart):

Datum         Aantal Actieve Dossiers
2024-03-01   856
2024-03-05   871
2024-03-10   883
2024-03-14   892

Na automatisering (16-30 maart):

Datum         Aantal Actieve Dossiers
2024-03-16   879
2024-03-20   823
2024-03-25   761
2024-03-30   698

Inzichten: De automatisering had een significant positief effect. Voor implementatie steeg het aantal actieve dossiers van 856 naar 892 (4% toename). Na implementatie daalde het aantal van 879 naar 698 (21% afname). De afname van WIP duidt aan dat dossiers nu sneller worden afgerond dan ze binnenkomen, wat suggereert dat de automatisering de doorvoer met succes heeft verbeterd. De geleidelijke daling over twee weken laat een duurzaam herstel zien in plaats van een tijdelijk effect.

Voorbeeld 3: Weekend- en Feestdagpatronen Detecteren

Scenario: U analyseert een klantserviceticketproces en wilt begrijpen hoe weekenden en feestdagen het werk-in-uitvoering beïnvloeden. Dit helpt bepalen of weekenddekking nodig is of dat natuurlijke fluctuaties acceptabel zijn.

Instellingen:

Titel: "Klantenservice WIP Wekelijks Patronenanalyse"
Omschrijving: "Identificeer weekendstapelingpatronen"

Uitvoer:

De calculator toont actieve dossieraantallen over een typische maand. Gevisualiseerd als lijngrafiek ziet u:

Actieve dossiers nemen geleidelijk toe van maandag tot vrijdag (van ~450 naar ~520)
Dossiers blijven stabiel of stijgen licht op zaterdag en zondag (er wordt niet gewerkt, maar er komen nieuwe dossiers binnen)
Maandag vertoont een scherpe piek (tot ~580) door weekendstapeling
Dit patroon herhaalt zich wekelijks

Voorbeeldgegevens van één week:

Datum         Aantal Actieve Dossiers  Dag van de Week
2024-02-12   452               Maandag
2024-02-13   463               Dinsdag
2024-02-14   478               Woensdag
2024-02-15   495               Donderdag
2024-02-16   518               Vrijdag
2024-02-17   527               Zaterdag
2024-02-18   531               Zondag
2024-02-19   587               Maandag

Inzichten: Het consistente wekelijkse patroon laat zien dat dossiers zich opstapelen in het weekend (van 518 vrijdag naar 531 zondag, en dan een piek naar 587 maandag) omdat er geen dossiers worden afgerond maar nieuwe tickets blijven binnenkomen. De Monday-spike van 56 extra actieve dossiers (10% toename) creëert een terugkerende capaciteitsuitdaging. Dit patroon suggereert het implementeren van beperkte weekendondersteuning om stapeling te voorkomen, of het garanderen van voldoende personeelsinzet op maandag om de voorspelbare piek op te vangen. Het consistente patroon over meerdere weken duidt op een structureel probleem in plaats van een toevallige variatie.

Voorbeeld 4: Seizoensgebonden Capaciteitsbehoeften Analyseren

Scenario: Uw crediteurenproces verwerkt aanzienlijk hogere factuurvolumes aan het einde van elk kwartaal. U wilt de seizoensgebonden WIP-variaties kwantificeren om tijdelijke personeelsuitbreiding tijdens piekperiodes te onderbouwen.

Instellingen:

Titel: "Kwartaalafsluiting Crediteuren Capaciteitsanalyse"
Omschrijving: "Vergelijk WIP-niveaus in normale en kwartaalafsluitingsperioden"

Uitvoer:

De output toont actieve dossiers over een volledig kwartaal, met duidelijke patronen:

Normale periode (midden kwartaal):

Datum         Aantal Actieve Dossiers
2024-02-15   245
2024-02-20   238
2024-02-25   251

Kwartaalafsluiting (laatste week van het kwartaal):

Datum         Aantal Actieve Dossiers
2024-03-25   312
2024-03-26   367
2024-03-27   423
2024-03-28   489
2024-03-29   537
2024-03-30   582
2024-03-31   641

Inzichten: De normale WIP halverwege het kwartaal ligt rond 245 actieve dossiers. Tijdens de laatste week van het kwartaal verdubbelt de WIP meer dan, met een piek van 641 dossiers op de laatste dag van het kwartaal (162% toename). De dramatische versnelling in de laatste week (van 312 naar 641 dossiers, een stijging van 329 dossiers in 6 dagen) laat zien dat de kwartaalafsluiting extreme capaciteitsdruk veroorzaakt. Deze gegevens rechtvaardigen het inzetten van tijdelijk personeel in de laatste week van elk kwartaal, of het invoeren van een "soft close" beleid om factuurverwerking gelijkmatiger over de maand te spreiden.

Voorbeeld 5: Datakwaliteitsproblemen Identificeren

Scenario: Uw data-engineeringteam heeft onlangs eventloggegevens gemigreerd vanaf een legacy-systeem. U wilt verifiëren dat de migratie de levenscyclusinformatie van dossiers correct heeft behouden en geen kunstmatige onderbrekingen in de dossiercontinuïteit heeft veroorzaakt.

Instellingen:

Titel: "Data Migratie Validatie - Controle Dossiercontinuïteit"
Omschrijving: "Verifieer dat actieve dossieraantallen logisch en continu zijn"

Uitvoer:

De calculator onthult een anomalie in de data:

Datum         Aantal Actieve Dossiers
2024-01-10   1,247
2024-01-11   1,289
2024-01-12   1,312
2024-01-13   47
2024-01-14   52
2024-01-15   1,278
2024-01-16   1,301

Inzichten: De plotselinge daling van 1.312 actieve dossiers naar 47 op 13 januari, gevolgd door een onmiddellijke herstel naar 1.278 op 15 januari, is onmogelijk in de praktijk. Een daling van 96% overnacht in WIP gevolgd door een stijging van 2.359% de volgende dag duidt op een migratiefout. Hoogstwaarschijnlijk zijn gebeurtenissen voor 13-14 januari niet correct gemigreerd, waardoor dossiers kunstmatig op 12 januari als afgerond lijken. Het data-engineeringteam dient de migratiescripts voor deze specifieke data te onderzoeken en de ontbrekende gebeurtenissen opnieuw te importeren.

Uitvoer

De calculator produceert een datatabel met de volgende kolommen:

Datum (DateTime): De kalenderdatum voor elke dag in het tijdsbereik van de event log. Het tijdstip is altijd ingesteld op 00:00:00 (middernacht), omdat de calculator groepeert op datum alleen. Datums lopen van de vroegste evenementtimestamp tot de laatste evenementtimestamp in uw gefilterde dataset.

Aantal Actieve Dossiers (Nummer): Het aantal unieke dossiers dat op die datum in behandeling was. Dit omvat alle dossiers waarvan de startdatum op of vóór de datum is, en de einddatum op of na de datum. Dossiers worden eenmaal per dag geteld, ongeacht het aantal gebeurtenissen op die dag.

De uitvoer kan worden gevisualiseerd als:

Lijngrafieken: Ideaal voor het identificeren van trends, patronen en afwijkingen in WIP-niveaus in de tijd
Vlakgrafieken: Effectief om het volume van werk-in-uitvoering als een ingevuld gebied te tonen
Staafgrafieken: Handig voor het vergelijken van WIP-niveaus over specifieke datumbereiken of periodes
Trendanalyses: Pas voortschrijdende gemiddelden toe om dagelijkse schommelingen glad te strijken en onderliggende patronen te herkennen
Statistische samenvattingen: Bereken gemiddelde, mediaan en standaarddeviatie om typische WIP-niveaus en variabiliteit te begrijpen

Interpretatietips:

Stijgende trend: Dossiers komen sneller binnen dan ze afgerond worden (capaciteitsprobleem of knelpunt)
Dalende trend: Dossiers worden sneller afgerond dan ze binnenkomen (overcapaciteit of verminderde vraag)
Stabiel patroon: Proces is in evenwicht met gebalanceerde aankomst- en afrondingspercentages
Plotselinge pieken: Kunnen wijzen op datakwaliteitsproblemen, processtoringen of ongebruikelijke gebeurtenissen
Wekelijkse patronen: Tonen vaak weekendeffecten of personeelsvariaties
Seizoenspatronen: Laten cyclische bedrijfsbehoeften zien die capaciteitsplanning vereisen

Opmerking: Dossiers met ontbrekende start- of eindtijden kunnen uit de analyse worden uitgesloten of onjuist worden geteld. Zorg dat uw event log geldige timestamps bevat voor alle gebeurtenissen om accurate actieve dossieraantallen te krijgen.

Deze documentatie maakt deel uit van het mindzie Studio process mining platform.