E-mailinstellingen

Configureer e-mailservices voor uw organisatie om systeemmeldingen, waarschuwingen en geautomatiseerde communicatie mogelijk te maken. mindzieStudio ondersteunt drie e-mailconfiguratie-opties om aan verschillende organisatorische behoeften te voldoen.

Toegang tot e-mailinstellingen

  1. Navigeer naar Administratie > Tenant-instellingen
  2. Selecteer E-mail in het instellingenmenu

Locatie e-mailinstellingen in Tenant-instellingen menu

E-mailservice-opties

mindzieStudio biedt drie typen e-mailservices:

Optie Beschrijving Vereiste configuratie
mindzieEmail Gebruik mindzie's beheerde e-mailservice Geen
SMTP Gebruik uw eigen SMTP-server Servergegevens vereist
UIT Schakel alle e-mailfunctionaliteit uit Geen

Optie 1: mindzieEmail (Standaard)

De standaardinstelling gebruikt mindzie's beheerde e-mailservice. Dit is de eenvoudigste optie omdat er geen configuratie nodig is.

mindzie Email-configuratie toont dat geen extra setup nodig is

Hoe het werkt:

  • Alle e-mails worden via de servers van mindzie gestuurd
  • Geen setup of configuratie vereist
  • E-mailinhoud wordt niet opgeslagen op mindzie-servers

Opmerking: Hoewel mindzie de e-mailinhoud niet opslaat, worden e-mails wel via de servers van mindzie geleid. Als uw organisatie strikte eisen heeft voor datarouting, overweeg dan om uw eigen SMTP-server te gebruiken.

Optie 2: SMTP-server

Voor organisaties die e-mails via hun eigen infrastructuur willen versturen, ondersteunt mindzieStudio aangepaste SMTP-serverconfiguratie.

Stapsgewijze installatie

1. Wijzig het type e-mailservice

Standaard staat de e-mailservicetype ingesteld op "mindzieEmail". Verander dit naar SMTP via de keuzelijst.

E-mailservicetype wijzigen naar SMTP

2. Configureer SMTP-servergegevens

Na het selecteren van SMTP moet u de volgende informatie van uw IT-beheerder invoeren:

SMTP-configuratieformulier met alle benodigde velden

SMTP-configuratievelden

Veld Beschrijving Voorbeeld
SMTP-serveradres De hostnaam of IP-adres van uw SMTP-server smtp.company.com
Poort Het poortnummer voor SMTP-verbindingen 587 (TLS) of 465 (SSL)
Beveiliging Type verbindingsbeveiliging Geen, TLS of SSL
Gebruikersnaam Authenticatie gebruikersnaam (moet een volledig e-mailadres zijn) notifications@company.com
Wachtwoord Authenticatie wachtwoord of app-wachtwoord (uw wachtwoord)

Belangrijk - Vereiste gebruikersnaam:

In de huidige versie van mindzieStudio moet het veld Gebruikersnaam een geldig e-mailadres zijn, en dit e-mailadres wordt ook gebruikt als het "Van" adres voor alle uitgaande e-mails. Dit betekent dat het account waarmee u authenticatie uitvoert, ook als afzender van alle systeemmeldingen zal verschijnen.

Bijvoorbeeld, als u notifications@company.com configureert als Gebruikersnaam, zullen alle door mindzieStudio verzonden e-mails als afzender notifications@company.com tonen.

Authenticatie-opties:

  • Als uw SMTP-server authenticatie vereist, vult u gebruikersnaam en wachtwoord in
  • Als geen authenticatie vereist is, kunt u de authenticatie-optie uitschakelen

Beveiligingsopties

Beveiligingstype Beschrijving Gebruikelijke poort
Geen Geen versleuteling (niet aanbevolen voor productie) 25
TLS Transport Layer Security met STARTTLS (aanbevolen) 587
SSL Impliciete SSL/TLS-verbinding 465

Veelgebruikte SMTP-poorten

Poort Beveiliging Beschrijving
25 Geen Standaard SMTP (vaak geblokkeerd door ISP's)
587 TLS Submitpoort met STARTTLS (aanbevolen)
465 SSL SMTPS (impliciete SSL)

3. Sla uw configuratie op

Nadat u alle benodigde gegevens hebt ingevoerd, klikt u op Opslaan om uw instellingen toe te passen.

4. Test de verbinding

Gebruik na het opslaan de functie Test verbinding om uw configuratie te controleren:

  1. Klik op Test verbinding
  2. Voer een e-mailadres in om een testbericht naartoe te sturen
  3. Bevestig dat het test-e-mailbericht in de inbox is ontvangen

Dit controleert of mindzieStudio succesvol verbinding kan maken met uw SMTP-server en e-mails kan versturen.

SMTP-testscript

Voordat u SMTP-instellingen in mindzieStudio configureert, kunt u uw SMTP-configuratie testen met een zelfstandig PowerShell-script. Hiermee kunt u verifiëren dat uw serverinstellingen, inloggegevens en netwerkverbinding correct zijn voordat u ze invoert in mindzieStudio.

Download test_smtp.ps1

Hoe het testscript te gebruiken:

  1. Download het bestand test_smtp.ps1 met bovenstaande link
  2. Open het bestand in een teksteditor (Notepad, VS Code, enz.)
  3. Vul uw SMTP-instellingen in bovenaan het bestand in:
    • $SmtpServer - Uw SMTP-serveradres
    • $SmtpPort - Het poortnummer (meestal 587 voor TLS)
    • $UseTLS - Zet op $true voor TLS-encryptie
    • $FromEmail - Het afzender e-mailadres (moet overeenkomen met Gebruikersnaam)
    • $Username - Uw authenticatiegebruikersnaam (moet overeenkomen met FromEmail)
    • $ToEmail - Een e-mailadres om het testbericht naar te sturen
  4. Sla het bestand op
  5. Open PowerShell en navigeer naar de map met het script
  6. Voer het script uit: .\test_smtp.ps1
  7. Voer uw SMTP-wachtwoord in als hierom gevraagd wordt
  8. Controleer of het test-e-mailbericht in de inbox van de ontvanger aankomt

Belangrijk: Het script waarschuwt als de waarden voor Gebruikersnaam en FromEmail niet overeenkomen. In mindzieStudio moeten deze waarden gelijk zijn om SMTP correct te laten werken.

Voorbeeld van succesvolle uitvoer:

mindzie Studio - SMTP Test Script
==================================

SMTP-instellingen:
  Server: smtp.office365.com
  Poort: 587
  TLS: True
  Van: notifications@company.com
  Naar: admin@company.com

Test e-mail wordt verzonden...

SUCCES: Test e-mail succesvol verzonden!

U kunt deze instellingen nu configureren in mindzie Studio:
  Administratie -> E-mailinstellingen

Als het test-e-mailbericht ontvangen is, kunt u met vertrouwen dezelfde instellingen invoeren in mindzieStudio.

Optie 3: E-mail Uitgeschakeld (UIT)

U kunt de e-mailfunctionaliteit volledig uitschakelen als uw organisatie geen e-mailmeldingen nodig heeft.

Configuratie waarbij e-mailservice is uitgeschakeld

Waarschuwing: Het uitschakelen van e-mail heeft invloed op de volgende functies:

  • Twee-factor-authenticatie (2FA) via e-mail is niet beschikbaar
  • Systeemmeldingen worden niet verzonden
  • Waarschuwingse-mails worden niet ontvangen
  • E-mails voor wachtwoordherstel werken niet

Schakel e-mail alleen uit als u zeker weet dat deze functies niet nodig zijn voor uw implementatie.

Best Practices

  1. Gebruik TLS of SSL bij het configureren van SMTP om te zorgen dat e-mailinhoud versleuteld wordt verzonden
  2. Test uw configuratie door een test-e-mail te sturen na het aanbrengen van wijzigingen
  3. Gebruik een dedicated e-mailaccount voor mindzieStudio-meldingen in plaats van een persoonlijk account
  4. Bewaar inloggegevens veilig en wijzig wachtwoorden periodiek
  5. Gebruik app-wachtwoorden waar mogelijk in plaats van gewone wachtwoorden voor verbeterde beveiliging

Probleemoplossing

E-mails worden niet afgeleverd

  1. Controleer of het SMTP-serveradres en de poort correct zijn
  2. Controleer of de gebruikersnaam en het wachtwoord geldig zijn
  3. Controleer of de beveiligingsinstelling overeenkomt met de eisen van uw server
  4. Controleer of uw firewall uitgaande verbindingen op de SMTP-poort toestaat
  5. Controleer of uw e-mailprovider SMTP-authenticatie ingeschakeld heeft

Authenticatiefouten

  1. Controleer het formaat van de gebruikersnaam (meestal is het volledige e-mailadres vereist)
  2. Controleer of uw e-mailprovider een app-specifiek wachtwoord vereist
  3. Controleer of het account toestemming heeft om e-mails via SMTP te verzenden
  4. Controleer of SMTP-authenticatie is ingeschakeld op zowel server- als accountniveau

Configuratievoorbeelden

De volgende voorbeelden tonen SMTP-configuratie voor veelvoorkomende e-mailproviders. Deze zijn als algemene richtlijn bedoeld.

Belangrijk: E-mailserverconfiguratie verschilt tussen organisaties op basis van beveiligingsbeleid, softwareversies en administratieve instellingen. De hieronder getoonde stappen kunnen afwijken van uw omgeving. Raadpleeg altijd uw IT-beheerder voordat u wijzigingen aanbrengt in e-mailauthenticatie-instellingen, omdat dit beveiligingsimplicaties kan hebben voor uw organisatie.

mindzie biedt geen ondersteuning voor het configureren van e-maildiensten van derden. Deze voorbeelden illustreren alleen het type informatie en het algemene proces.

Voorbeeld: Microsoft Exchange 365

Dit voorbeeld toont een typische configuratie voor Microsoft Exchange 365 / Office 365.

SMTP-instellingen voor Microsoft 365

Instelling Waarde
SMTP-server smtp.office365.com
Poort 587
Beveiliging TLS
Authenticatie Ja (vereist)
Gebruikersnaam Uw volledige e-mailadres (bijv. uwnaam@bedrijf.com)
Wachtwoord Gebruikerswachtwoord of app-wachtwoord

SMTP-authenticatie inschakelen

Microsoft schakelt SMTP-authenticatie standaard uit. Uw IT-beheerder moet deze mogelijk zowel op server- als accountniveau inschakelen.

Serverniveauconfiguratie (Exchange Admin Center):

  1. Ga naar https://admin.exchange.microsoft.com/
  2. Klik in het linker menu op Instellingen
  3. Klik op Mail flow
  4. Zorg dat "Turn off SMTP AUTH protocol for your organization" uitgevinkt is

Exchange Admin Center Mail flow instellingen tonen SMTP AUTH optie

Accountniveauconfiguratie:

  1. Ga naar https://admin.cloud.microsoft/
  2. Klik op de accountnaam die u gaat gebruiken voor het verzenden van e-mails
  3. Klik op E-mail apps beheren
  4. Zorg dat "Authenticated SMTP" aangevinkt is

Microsoft 365 e-mail apps instellingen tonen Authenticated SMTP optie

Opmerking: Als de SMTP-optie niet zichtbaar is, kan deze op serverniveau uitgeschakeld zijn. Neem contact op met uw IT-beheerder.

Gebruik van app-wachtwoorden

Als uw organisatie Multi-Factor Authenticatie (MFA) gebruikt, moet u mogelijk een app-wachtwoord aanmaken in plaats van uw gewone wachtwoord te gebruiken.

Opmerking: App-wachtwoorden zijn alleen beschikbaar als beveiligingsstandaarden uitgeschakeld zijn en MFA is ingeschakeld. Als u de app-wachtwoordoptie niet ziet, neem dan contact op met uw IT-beheerder.

App-wachtwoord aanmaken:

  1. Ga naar https://mysignins.microsoft.com/
  2. Klik links op Beveiligingsinfo

Microsoft Beveiligingsinfo-pagina

  1. Klik op Aanmeldingsmethode toevoegen
  2. Selecteer App-wachtwoord

Dialoogvenster Aanmeldingsmethode toevoegen toont App-wachtwoord optie

  1. Gebruik het gegenereerde wachtwoord in de mindzieStudio e-mailinstellingen

Beveiligingsnotitie: Het wijzigen van beveiligingsinstellingen of het inschakelen van verouderde authenticatie kan invloed hebben op de beveiliging van uw organisatie. Raadpleeg altijd uw IT-beveiligingsteam voor u deze wijzigingen doorvoert.

Voorbeeld: Gmail SMTP

Dit voorbeeld toont een typische configuratie voor Gmail / Google Workspace.

SMTP-instellingen voor Gmail

Instelling Waarde
SMTP-server smtp.gmail.com
Poort 587
Beveiliging TLS
Authenticatie Ja (vereist)
Gebruikersnaam Uw volledige Gmail-adres (bijv. uwnaam@gmail.com)
Wachtwoord App-wachtwoord (aanbevolen)

App-wachtwoord aanmaken voor Gmail

Google raadt aan om App-wachtwoorden te gebruiken voor applicaties die toegang nodig hebben tot uw Google-account.

  1. Ga naar https://myaccount.google.com/apppasswords
  2. Log in op uw Google-account indien gevraagd
  3. Voer een naam in voor de app (bijv. "mindzieStudio")
  4. Klik op Maken

Google scherm voor het aanmaken van App-wachtwoorden

  1. Google genereert een 16-teken lang wachtwoord
  2. Kopieer dit wachtwoord en gebruik dit in mindzieStudio e-mailinstellingen (niet uw gewone Google-wachtwoord)

Opmerking: U moet Twee-stapsverificatie ingeschakeld hebben op uw Google-account om App-wachtwoorden te gebruiken. Als u de optie App-wachtwoorden niet ziet, schakel dan eerst Twee-stapsverificatie in uw Google-accountbeveiligingsinstellingen in.

Ondersteuning

Voor hulp bij het configureren van e-mail in mindzieStudio kunt u contact opnemen met mindzie-ondersteuning. Voor vragen over de e-mailserverinstellingen van uw organisatie, SMTP-authenticatie of app-wachtwoorden, raadpleegt u uw IT-beheerder.