SAP Data-extractiegids

Deze gids legt uit hoe je gegevens uit SAP ERP-tabellen kunt extraheren en exporteren naar CSV-bestanden voor process mining-analyse met mindzie.

[CRUCIAAL] Gebruik Technische Veldnamen, NIET Weergavennamen
VEREIST Bij het exporteren van SAP-gegevens MOET je de oorspronkelijke databasekolomnamen gebruiken (technische veldnamen zoals EBELN, EBELP, AEDAT), NIET de weergavennamen of omschrijvingen (zoals "Inkoopdocument", "Item", "Gemaakt op").

Waarom dit belangrijk is:

  • Weergavennamen verschillen per taal en SAP-configuratie
  • Technische veldnamen zijn consistent in alle SAP-systemen
  • Tabelkoppelingen zijn onmogelijk zonder overeenkomende technische veldnamen - bijvoorbeeld het koppelen van EKKO (hoofdstukken) aan EKPO (items) vereist dat beide bestanden EBELN als kolomnaam hebben
  • mindzie’s datatransformatie is gebaseerd op standaard SAP-veldnamen

Hoe technische namen te garanderen in SE16N:

  1. Ga naar Instellingen -> Weergave
  2. Schakel "Kolombeschrijvingen" of "Weergavebeschrijvingen" uit
  3. Controleer dat je geëxporteerde koprij namen toont zoals EBELN|BUKRS|BSTYP|AEDAT en niet Inkoopdocument|Bedrijfscode|Documenttype|Gemaakt op
Correcte Koptekst (Technische Namen) Verkeerde Koptekst (Weergavennamen)
EBELN\|BUKRS\|BSTYP\|AEDAT Inkoopdocument\|Bedrijfscode\|Documenttype\|Gemaakt op

Als je exporteert met weergavennamen, kunnen de gegevens niet worden verwerkt en moet je opnieuw extraheren.

Voordat Je Begint

Controleer Je Toegang

Voordat je begint, bevestig dat je:

  • SAP GUI geïnstalleerd en geconfigureerd hebt
  • Geldige SAP-inloggegevens hebt
  • Leesrechten hebt op benodigde tabellen (je IT-team kan dit controleren)
  • Voldoende lokale schijfruimte hebt voor geëxporteerde bestanden
  • De lijst met te extraheren tabellen hebt (geleverd door mindzie)

Begrijp Je Gegevensvereisten

Bekijk het extractievereisten-document van mindzie. Dit specificeert:

  • Welke tabellen te extraheren (bijv. EKKO, EKPO, BKPF, BSEG)
  • Vereiste datumbereiken
  • Eventuele specifieke filters om toe te passen
  • Verwachte datavolumes

Plan Je Extractie

Datavolume Aanbevolen Aanpak
< 100.000 regels Direct export via SE16N
100.000 - 500.000 regels Export met datumfilters, batch indien nodig
> 500.000 regels Achtergrondverwerking of batch op datum

Transactiecodes voor Gegevensexport

SAP biedt verschillende transacties voor het bekijken en exporteren van tabelgegevens:

Transactie Naam Geschikt Voor
SE16N Algemeen Tabelweergave Meeste extracties (aanbevolen)
SE16 Data Browser Simpele exports van enkele tabellen
SQVI QuickViewer Koppelen van meerdere tabellen
SE37 Functie Builder RFC_READ_TABLE (programmatisch)

Aanbeveling: Gebruik SE16N voor de meeste extracties. Het biedt de beste balans tussen functionaliteit en gebruiksgemak.

Methode 1: SE16N Export (Aanbevolen)

SE16N (Algemeen Tabelweergave) is de voorkeursmethode voor het extraheren van SAP-tabelgegevens.

Stap 1: Open SE16N

  1. Log in in SAP GUI
  2. Typ in het commandoveld (links boven): SE16N
  3. Druk op Enter

Stap 2: Voer Tabelnaam In

  1. Vul in het veld "Tabel" de tabelnaam in (bijv. EKKO)
  2. Druk op Enter of klik op de knop Uitvoeren

Stap 3: Configureer Weergave-instellingen (Belangrijk!)

Pas voor het uitvoeren de instellingen aan voor volledige data-extractie:

  1. Ga naar menu: Instellingen -> Weergave
  2. Stel "Maximaal Aantal Treffers" in op een hoog getal (bijv. 999999999)
  3. Stel "Lijstbreedte" in op 1023 (maximaal) om alle kolommen te tonen

Gebruik eventueel de knop Instellingen in de werkbalk.

Kritieke instelling:

Maximaal Aantal Treffers: 999999999
Lijstbreedte: 1023

Stap 4: Selecteer Velden voor Weergave

  1. Klik op de knop Velden of ga naar Bewerken -> Velden
  2. Selecteer alle benodigde velden (of klik op Alles Selecteren voor volledige extractie)
  3. Bevestig met Enter

Tip: Voor process mining selecteer ALLE velden tenzij anders aangegeven. mindzie filtert wat nodig is.

Stap 5: Pas Filters Toe (Indien Nodig)

Als je extractie datumfilters vereist:

  1. Zoek het datumveld (bijv. AEDAT, ERDAT, BUDAT)
  2. Voer het datumbereik in het formaat in: JJJJMMDD
Voorbeeldfilter voor data 2023-2024:
AEDAT: [20230101] tot [20241231]

Stap 6: Voer de Query Uit

  1. Druk op F8 of klik op de knop Uitvoeren
  2. Wacht tot de resultaten verschijnen (kan even duren bij grote tabellen)

Stap 7: Exporteer naar Spreadsheet/CSV

Optie A: Gebruik het Export-icoon

  1. Zoek het Download-icoon (pijl naar beneden in een lade) in de werkbalk
  2. Klik erop om exportopties te openen
  3. Kies Spreadsheet

Optie B: Gebruik Sneltoets

  1. Druk op Shift + F8 of Ctrl + Shift + F7
  2. Selecteer optie Spreadsheet

Optie C: Via Menu

  1. Ga naar: Lijst -> Exporteren -> Spreadsheet
  2. Of: Systeem -> Lijst -> Opslaan -> Lokaal Bestand

Stap 8: Kies Exportformaat

Wanneer het dialoogvenster verschijnt:

Formaat Extensie Wanneer te Gebruiken
Tekst met Tabs .txt Beste voor grote datasets - aanbevolen voor mindzie
Spreadsheet (XLSX) .xlsx Kleinere datasets, Excel-compatibiliteit
Onveranderd .txt Ruwe data, behoudt alle opmaak

Voor mindzie: Kies "Tekst met Tabs" of "Onveranderd"

Stap 9: Sla het Bestand Op

  1. Kies een locatie op je lokale schijf
  2. Gebruik de naamgevingsconventie: TableName_YYYYMMDD.txt
    • Voorbeeld: EKKO_20240315.txt
  3. Klik op Opslaan

Stap 10: Controleer de Export

  1. Open het bestand in een teksteditor (Notepad++, VS Code - NIET Excel)
  2. Controleer:
    • Koprij is aanwezig
    • Gegevensrijen zien er compleet uit
    • Geen afgeknotte kolommen
    • Aantal records klopt met verwachting

Methode 2: SE16 Export (Alternatief)

SE16 (Data Browser) is eenvoudiger maar kent meer beperkingen.

Stapsgewijs Proces

  1. Voer transactie in: SE16
  2. Voer tabelnaam in en druk op Enter
  3. Stel selectiekriteria in (datumbereiken, filters)
  4. Belangrijk: Verander "Breedte van de Uitvoerlijst" naar 1023
  5. Klik op Uitvoeren (F8)
  6. Exporteer via: Bewerken -> Downloaden -> Spreadsheet

Beperkingen van SE16

  • Maximale breedte 1024 tekens (kan afkappen bij brede tabellen)
  • Lagere limieten voor regels dan SE16N
  • Kan systeemperformance beïnvloeden bij grote tabellen

Methode 3: SQVI Quick View (Voor Complexe Queries)

Gebruik SQVI als je meerdere tabellen moet koppelen of aangepaste queries wilt maken.

Wanneer SQVI te Gebruiken

  • Koppelen van stamgegevens met transactiegegevens
  • Maken van aangepaste veldselecties
  • Toepassen van complexe filterlogica

Basis SQVI Proces

  1. Voer transactie in: SQVI
  2. Maak een nieuwe QuickView aan
  3. Selecteer basis- en gekoppelde tabellen
  4. Definieer velden en filters
  5. Voer uit en exporteer resultaten

Opmerking: SQVI vergt extra SAP-kennis. Neem contact op met je SAP Basis-team of mindzie-ondersteuning bij vragen.

Opties voor Exportformaat

Beschikbare Formaten in SAP

Formaat Beschrijving Voordelen Nadelen
Onveranderd Ruwe tekst, pijp-gescheiden Snelst, behoudt alle data Vereist conversie
Tekst met Tabs Tab-gescheiden waarden Geschikt voor grote bestanden Tabhandling in Excel
Spreadsheet Excel-formaat (XLS/XLSX) Opent direct in Excel Rijlimieten, opmaakproblemen
Rich Text RTF-formaat Behoudt opmaak Erg traag, grote bestanden
HTML Webformaat In browser te bekijken Niet geschikt voor analyse

Aanbevolen Formaat voor mindzie

Primaire keuze: Tekst met Tabs (.txt)

  • Werkt voor alle datagroottes
  • Geen limiet op aantal rijen
  • Behoudt data-integriteit

Alternatief: Onveranderd (.txt)

  • Beste voor zeer grote datasets
  • Gebruikt pijp (|) als scheidingsteken
  • Vereist delimiter-specificatie bij openen

Tab-gescheiden naar CSV Converteren

Als je echt CSV nodig hebt:

  1. Open het .txt-bestand in Excel:

    • Bestand -> Openen -> Selecteer het .txt-bestand
    • Kies "Gescheiden" in de wizard
    • Selecteer "Tab" als scheidingsteken
    • Voltooi de wizard

  2. Opslaan als CSV:

    • Bestand -> Opslaan als
    • Kies "CSV (komma-gescheiden)"
    • Gebruik UTF-8 codering indien mogelijk

Of gebruik een teksteditor om tabs te vervangen door komma’s.

Omgaan met Grote Datasets

Tekenen van een Grote Dataset

  • Query duurt langer dan 5 minuten
  • SAP toont waarschuwing "Maximaal aantal treffers bereikt"
  • Export mislukt of time-out
  • Bestandsgrootte is groter dan 500MB

Strategie 1: Batch per Datumbereik

Splits de extractie op in datumbereiken:

Batch 1: AEDAT 20230101 tot 20230630 -> EKKO_2023H1.txt
Batch 2: AEDAT 20230701 tot 20231231 -> EKKO_2023H2.txt
Batch 3: AEDAT 20240101 tot 20240630 -> EKKO_2024H1.txt

Combineer daarna de bestanden (alleen één koprij behouden).

Strategie 2: Achtergrondverwerking (SE16)

Voor zeer grote tabellen:

  1. Voer in SE16 selectiecriteria in
  2. Ga naar: Programma -> Uitvoeren op achtergrond (of druk op F9)
  3. In dialoogvenster achtergronduitvoer:
    • Schakel "Direct Afdrukken" uit
    • Schakel "Verwijderen na uitvoer" uit
  4. Sla de taak op als "Direct"
  5. Bewaak in transactie SM37
  6. Na voltooiing toegang tot spool en opslaan naar lokaal bestand:
    • Systeem -> Lijst -> Opslaan -> Lokaal Bestand

Strategie 3: Verminderen van Velden

Als je niet alle kolommen nodig hebt:

  1. Selecteer alleen de vereiste velden, niet "Alles selecteren"
  2. Focus op velden gespecificeerd in de extractievereisten
  3. Dit vermindert bestandsgrootte en exporttijd

Strategie 4: Filter per Bedrijfscode / Plant

Indien van toepassing, filter op organisatie-eenheden:

BUKRS (Bedrijfscode): [1000]
WERKS (Plant): [P001]

Exporteer per eenheid afzonderlijk en combineer.

CSV Formaatvereisten voor mindzie

Bestandspecificaties

Vereiste Waarde
Codering UTF-8
Scheidingsteken Komma (,) of Tab of Pijp (|)
Tekstqualifier Dubbele aanhalingstekens (")
Koprij Verplicht - eerste rij
Datumformaat JJJJMMDD of JJJJ-MM-DD
Tijdformaat HHMMSS of HH:MM:SS

Naamgevingsconventie Bestand

TableName_YYYYMMDD.csv

Voorbeelden:

  • EKKO_20240315.csv
  • BKPF_20240315.csv
  • CDPOS_20240315.csv

Omgaan met Speciale Tekens

SAP kan speciale tekens exporteren die aandacht vereisen:

Teken Probleem Oplossing
Komma’s in tekst Breekt CSV-structuur Zorg dat tekst tussen aanhalingstekens staat
Regelsprongen Creëert valse rijen Vervang door spaties
Duitse umlauten Coderingproblemen Gebruik UTF-8 codering
Valutasymbolen Weergaveproblemen Laat zoals ze zijn, mindzie verwerkt dit

Veelvoorkomende Problemen en Oplossingen

Probleem: "Maximaal Aantal Invoeren Bereikt"

Oorzaak: Standaard rijlimiet is bereikt

Oplossing:

  1. Ga naar Instellingen -> Gebruikersparameters
  2. Verhoog "Maximaal aantal treffers"
  3. Of pas datumfilters toe om data te beperken

Probleem: Kolommen Zijn Afgekapt

Oorzaak: Lijstbreedte is te klein

Oplossing:

  1. Stel "Breedte van de Uitvoerlijst" in op 1023 vóór uitvoeren
  2. Of gebruik SE16N in plaats van SE16

Probleem: Export Duurt Te Lang / Time-out

Oorzaak: Te veel data voor online verwerking

Oplossing:

  1. Gebruik achtergrondverwerking (Strategie 2 hierboven)
  2. Split in datumbereiken
  3. Filter per organisatie-eenheid

Probleem: Bestand Opent Fout in Excel

Oorzaak: Excel-autoformattering

Oplossing:

  1. Open niet door dubbelklikken
  2. Gebruik Bestand -> Openen -> Tekstimportwizard
  3. Specificeer het juiste scheidingsteken
  4. Stel datums in als "Tekst" om formaat te behouden

Probleem: Ontbrekende Tijdvelden in CDPOS/CDHDR

Oorzaak: UTIME-veld is niet geëxtraheerd

Oplossing:

  1. Zorg dat UTIME in geselecteerde velden zit
  2. Controleer of het veld gevuld is in bron
  3. Neem contact op met SAP Basis als veld leeg is

Probleem: Fout "Geen Autorisatie"

Oorzaak: Ontbrekende leesrechten op tabel

Oplossing:

  1. Neem contact op met je SAP Security-team
  2. Vraag leesrechten aan voor specifieke tabellen
  3. Lever de lijsten uit extractievereisten aan

Probleem: Speciale Tekens Worden Als "?" Getoond

Oorzaak: Codering mismatch

Oplossing:

  1. Exporteer in "Onveranderd"-formaat
  2. Open met UTF-8 codering
  3. Controleer SAP GUI codepagina-instellingen

Validatie Checklist

Controleer vóór aanlevering aan mindzie:

Bestandstructuur

  • Koprij aanwezig met kolomnamen
  • Consistent scheidingsteken door het bestand
  • Geen lege rijen midden in data
  • Bestand opent correct in teksteditor

Datavolledigheid

  • Alle vereiste kolommen aanwezig
  • Datum/tijdvelden gevuld (niet leeg)
  • Aantal rijen komt overeen met verwachting
  • Datumbereik dekt vereiste periode

Formaatconformiteit

  • Bestandscodering is UTF-8
  • Datumformaat is consistent (JJJJMMDD)
  • Geen afgeknotte kolommen
  • Speciale tekens correct bewaard

Bestandslevering

  • Bestandsnamen volgens conventie
  • Bestanden gecomprimeerd bij meer dan 50MB
  • Veilige overdrachtmethode gebruikt
  • Extractiedatum gedocumenteerd

Snelle Referentie

SE16N Export - Snelle Stappen

1. Transactie: SE16N
2. Voer tabelnaam in
3. Stel Max Hits in: 999999999
4. Stel Lijstbreedte in: 1023
5. Selecteer velden (of Alles Selecteren)
6. Pas datumfilters toe indien nodig
7. Voer uit (F8)
8. Exporteer: Shift+F8 -> Spreadsheet -> Tekst met Tabs
9. Sla op als: TableName_YYYYMMDD.txt

Sneltoetsen

Sneltoets Actie
F8 Query uitvoeren
Shift + F8 Exporteren naar spreadsheet
Ctrl + Shift + F7 Exporteren (alternatief)
Ctrl + Y Selectiemodus voor kopiëren
Ctrl + C Geselecteerde data kopiëren

Veelvoorkomende Tabellenamen

Tabel Beschrijving Typische Grootte
EKKO Inkoopordervoorhoofden Medium
EKPO Inkooporderregels Groot
EBAN Inkoopaanvragen Medium
BKPF Boekingsdocumenthoofden Groot
BSEG Boekingsdocumentregels Zeer groot
CDHDR Wijzigingsdocumenthoofden Groot
CDPOS Wijzigingsdocumentregels Zeer groot
LFA1 Leveranciersstamgegevens Klein
MARA Materialenstamgegevens Medium

Voorbeeld Extractieworkflow

Voorbeeld: Extractie van EKKO (Inkoopordervoorhoofden)

Doel: 2 jaar inkoopordervoorhoofden extraheren

Stappen:

  1. Inloggen in SAP GUI

  2. Open SE16N

    • Typ SE16N in commandoveld, druk op Enter

  3. Voer Tabel In

    • Tabel: EKKO
    • Druk op Enter

  4. Configureer Instellingen

    • Instellingen -> Weergave
    • Max Hits: 999999999
    • Lijstbreedte: 1023

  5. Stel Datumfilter In

    • Veld: AEDAT (aanmaakdatum)
    • Van: 20230101
    • Tot: 20241231

  6. Selecteer Velden

    • Klik op knop "Velden"
    • Klik op "Alles Selecteren"
    • Bevestig

  7. Voer Uit

    • Druk op F8
    • Wacht op resultaten (kan 1-5 minuten duren)

  8. Controleer Resultaten

    • Controleer rijenaantal in statusbalk
    • Scroll om alle kolommen te controleren

  9. Exporteer

    • Druk Shift + F8
    • Kies "Spreadsheet"
    • Selecteer "Tekst met Tabs"
    • Opslaan als: EKKO_20240315.txt

  10. Valideer

    • Open in Notepad++
    • Controleer koprij
    • Bekijk eerste en laatste rijen
    • Bevestig geen afkapping

Ondersteuning

Als je problemen tegenkomt die niet in deze gids staan:

  1. Noteer de exacte foutmelding
  2. Registreer welke tabel en transactie je gebruikt
  3. Documenteer de doorlopen stappen
  4. Neem contact op met mindzie ondersteuning met deze informatie

Nuttige Bronnen

SAP Community Artikelen: