Grid Email

Grid Emailアクションステップは、分析からのデータテーブルを直接受信者にメール送信します。これにより、関係者は構造化されたデータを受け取り、レビュー、分析、または他のツールへのインポートが可能になります。

概要

Grid Emailを設定すると、システムは以下を行います：

  1. 選択した分析からテーブルデータを抽出
  2. 埋め込みテーブル付きのメール形式にデータを整形
  3. 必要に応じて、ExcelまたはCSVファイルとして添付
  4. 指定した受信者にメールを送信

これは、特定のデータポイント、指標、詳細な内訳を、文章レポートではなく実際の数値が必要なチームと共有するのに最適です。

Grid Emailを使用する場合

Grid Emailは以下のような場合に使用してください：

  • 関係者に特定の指標やKPIを共有したいとき
  • データを他のシステム（Excel、データベース）にインポートするために提供したいとき
  • 運用チームにパフォーマンステーブルを配布したいとき
  • ボトルネックや遅延分析をプロセス責任者に報告したいとき
  • これまで手動で行われていたデータ配布を自動化したいとき

前提条件

Grid Emailは分析データが必要です。Grid Emailアクションを作成する前に：

  1. アクションウィザードのDataステップで分析データを選択していることを確認
  2. 選択した分析にテーブルまたはグリッドが含まれていること
  3. データテーブルがないチャートはGrid Emailで送信できません

設定方法

アクションにGrid Emailを追加するには、Action Stepsセクションの + ボタンをクリックし、Grid Email を選択します。

Grid Email Dialog

基本設定

Subject（必須）：メールの件名。受信者が含まれるデータを理解しやすいように説明的に記載してください。

例：「Weekly Bottleneck Analysis - Activity Pairs」

Users：データを受け取るメールアドレスを選択します。複数の受信者を追加可能で、同じメールが全員に送信されます。

テーブル選択

Select Tablesをクリックして、メールに含めるデータテーブルを選択します。

Table Selection

テーブル選択画面では以下が表示されます：

  • Investigation：分析の元になる調査名
  • Analysis：特定の分析名
  • Available Tables：各分析内のグリッド、テーブル

各分析で複数のテーブル種類から選択可能です：

  • ヒストグラムデータ
  • 統計テーブル
  • 時間経過による計算値
  • アクティビティペアと遷移
  • リソースパフォーマンス指標
  • その他

プレビューでは実際に送信されるデータが見られます：

  • 列名
  • 行数
  • 例示データ値

Column Count と Row Count は、プレビューおよびメール内に表示するデータ量を調整します。

添付オプション

Attach Excel File：チェックすると、選択したテーブルをExcel（.xlsx）ファイルとしても添付します。受信者はExcelでダウンロードし操作可能です。

Attach CSV Files：チェックすると、選択した各テーブルを個別のCSVファイルとして添付します。これにより以下が可能です：

  • データベースへのインポート
  • スクリプト処理
  • Excel形式をサポートしないシステム向け

両方を有効にして、受信者に複数のフォーマット選択肢を提供することもできます。

設定例

週間パフォーマンス報告

設定 値
Subject Weekly Activity Performance - [Date]
Users operations-team@company.com
Tables Activity Statistics, Duration by Activity
Attach Excel File チェック
Attach CSV Files チェックなし
Schedule 毎週月曜日 午前7時

日次ボトルネックアラート

設定 値
Subject Daily Bottleneck Analysis
Users process-owner@company.com
Tables Bottlenecks and Delays - Pair Performance
Attach Excel File チェックなし
Attach CSV Files チェックなし
Schedule 毎日 午前6時

統合用データエクスポート

設定 値
Subject Process Data Export
Users data-team@company.com
Tables すべての関連指標テーブル
Attach Excel File チェックなし
Attach CSV Files チェック
Schedule 毎日 午前5時

利用可能なテーブル種類

分析設定により次のテーブル種類が利用可能です：

テーブル種類 説明
Activity Statistics 各アクティビティのカウント、期間、指標
Pair Performance アクティビティペア間の遷移指標
Histogram 期間や他の指標の分布データ
Calculated Values Over Time 時系列でのトレンドデータ
Case Statistics ケースレベルの指標と集計
Resource Performance リソース／スタッフ別指標
Variant Statistics プロセスバリアントの頻度と期間

ベストプラクティス

  1. 関連するテーブルのみ選択：すべてを含めず、受信者に必要なデータを選びます。
  2. わかりやすい件名を使う：日付や期間を含め、受信者がメールを特定しやすくします。
  3. ファイル形式の検討：手動分析にはExcel、スクリプト処理やデータベースにはCSVが適しています。
  4. 行数の制限：非常に大きなテーブルはメール閲覧を困難にするため、フィルタリングや添付利用を検討します。
  5. AIレポートと組み合わせる：文章とデータの両方を必要とする場合、AI Automatic ReportとGrid Emailを同一アクションで設定します。
  6. 適切なスケジュール設定：下流システムやチームが必要とするタイミングで送信します。

トラブルシューティング

選択可能なテーブルがない

  • Dataステップで分析データを選択しているか確認してください
  • 選択した分析にグリッドやテーブルが含まれているか確認
  • 一部の純粋なチャートにはテーブルデータがありません

メールが送信されない

  • 受信者が有効なメールアドレスか確認する
  • アクションが有効かつスケジュールされているか確認する
  • アクション履歴のエラーメッセージを確認する

データが古い

  • 基盤の分析が最新化されているか確認
  • Grid Emailより前にデータインポートが実行されているか確認
  • データソース接続が正常か確認する

添付ファイルが大きすぎる

  • 選択するテーブル数を減らす
  • 大きなテーブルの行数を制限する
  • Excelよりやや小さくなるCSVを利用する
  • 異なるデータセットでメールを分けて送ることを検討

受信者が添付ファイルを開けない

  • 受信者に適したソフト（Excelなど）があるか確認
  • より多くのアプリで開けるCSV形式を試す
  • メールセキュリティが添付をブロックしていないか確認

関連ドキュメント

サポート

Grid Emailに関する問題が発生した場合：

  • Email: support@mindzie.com
  • 送信しようとしているテーブルを記載
  • アクション履歴のエラーメッセージを含めてください