Création de Règles de Conformité pour la Conformité des Processus

Vue d'ensemble

La vérification de conformité est un élément crucial de l'analyse des processus qui aide les organisations à identifier quand l'exécution réelle d'un processus s'écarte du comportement attendu ou souhaité. mindzie studio utilise une conformité basée sur des règles pour signaler les violations de processus, vous permettant ainsi de surveiller la conformité, d'identifier les exceptions et de faire respecter les normes de processus dans toute votre organisation.

Ce guide vous explique comment créer et mettre en œuvre des règles de conformité dans mindzie studio, y compris comment identifier les activités indésirables, définir des niveaux de gravité, détecter les étapes manquantes, signaler les violations de l'ordre des activités et appliquer ces règles à votre jeu de données enrichi.

Qu'est-ce que la Conformité Basée sur des Règles ?

La conformité basée sur des règles dans mindzie studio vous permet de définir des conditions spécifiques représentant un comportement de processus souhaité ou indésirable. Contrairement à la conformité basée sur un modèle (qui compare l'exécution à un modèle de processus idéalisé), la conformité basée sur des règles vous permet de créer des contrôles ciblés pour des préoccupations spécifiques de conformité.

Avec la conformité basée sur des règles, vous pouvez :

  • Signaler les activités indésirables qui ne devraient pas se produire dans un processus bien exécuté
  • Identifier les activités obligatoires qui doivent apparaître dans chaque cas
  • Détecter un ordre incorrect des activités lorsque les étapes se produisent dans une séquence erronée
  • Signaler les activités répétées indiquant un retravail ou une inefficacité
  • Définir des niveaux de gravité pour prioriser les problèmes de conformité (faible, moyen, élevé)

Ces règles de conformité deviennent des enrichissements ajoutés à votre jeu de données, créant de nouveaux attributs que vous pouvez utiliser pour l’analyse, le filtrage et les indicateurs de tableau de bord.

Prérequis

Avant de créer des règles de conformité, vous devriez avoir :

  • Un projet mindzie studio avec des données déjà importées
  • Une familiarité avec le moteur d’enrichissement des logs
  • Une compréhension de vos activités de processus et du flux de travail attendu
  • La connaissance des comportements de processus représentant des violations de conformité

Accéder aux Outils d'Enrichissement de Conformité

Les règles de conformité sont créées dans la section d’enrichissement des logs de mindzie studio.

Étape 1 : Naviguer vers l’Enrichissement des Logs

  1. Ouvrez votre projet dans mindzie studio
  2. Cliquez sur Enrichments dans la navigation principale
  3. Vous verrez les carnets d’enrichissement existants dans la barre latérale gauche

Étape 2 : Créer ou Utiliser un Carnet de Conformité

Pour des raisons d’organisation, il est utile de regrouper les règles de conformité :

  1. Créez un nouveau carnet d’enrichissement appelé "Conformance" (ou utilisez un carnet existant)
  2. Ce carnet contiendra tous vos blocs de règles de conformité
  3. Cliquez sur Add New pour commencer à ajouter des enrichissements de conformité

Bibliothèque d'Enrichissement de Conformité

La bibliothèque d’enrichissement montre différents types d’enrichissements que vous pouvez ajouter. Cherchez les options liées à la conformité.

Création de Règles pour Activités Indésirables

Les activités indésirables sont des étapes de processus qui indiquent des problèmes, des exceptions ou des écarts par rapport au flux de travail idéal. Des exemples courants incluent la gestion des exceptions, le retraitement, les boucles de retravail ou les interventions manuelles.

Étape 1 : Sélectionner l’Enrichissement Activité Indésirable

  1. Cliquez sur Add New dans votre carnet de conformité
  2. Parcourez ou cherchez Undesired Activity dans la bibliothèque d’enrichissement
  3. Sélectionnez-le pour ouvrir la boîte de dialogue de configuration

Étape 2 : Configurer la Règle

Boîte de dialogue Activité Indésirable de Conformité

Dans la boîte de dialogue de configuration, vous devez spécifier :

Titre : Donnez un nom descriptif à votre règle (par exemple, "Gestion des Exceptions", "Retraitement de la Demande")

Description (optionnelle) : Ajoutez un contexte sur pourquoi cette activité est indésirable

Nom du Groupe de Règles : Ceci catégorise la règle (par défaut "Activity performed")

Gravité : Choisissez le niveau de gravité pour cette violation :

  • Low : Problèmes mineurs à surveiller mais pas critiques
  • Medium : Violations notables nécessitant une attention
  • High : Problèmes critiques de conformité nécessitant une action immédiate

Valeurs d’Attribut d’Activité : Sélectionnez les activités de votre processus qui doivent être signalées comme indésirables. La boîte de dialogue affiche toutes les activités disponibles dans votre jeu de données avec les nombres de cas et les pourcentages.

Étape 3 : Sélectionner les Activités Indésirables

Dans la liste des activités, sélectionnez celles qui représentent un comportement indésirable. Par exemple :

  • Gestion des Exceptions / Documentation Manquante
  • Retraitement de la Demande
  • Dérrogation Manuelle
  • Gestion d'Exception
  • Retravail Requis

Vous pouvez sélectionner plusieurs activités si elles représentent le même type de problème de conformité.

Étape 4 : Définir le Niveau de Gravité

Choisissez un niveau de gravité approprié selon l’impact métier :

  • High : Activités représentant des violations graves de conformité (par exemple, étapes d’approbation sautées, infractions réglementaires)
  • Medium : Activités indiquant une inefficacité ou des problèmes de qualité (par exemple gestion des exceptions, retraitement)
  • Low : Activités indésirables mais non critiques (par exemple, retravail mineur)

Étape 5 : Créer la Règle

Cliquez sur Create pour ajouter le bloc de règle de conformité à votre carnet.

Enrichissement de Conformité Terminé

Vous verrez maintenant un nouveau bloc dans votre carnet de conformité nommé "Gestion des Exceptions" (ou ce que vous avez nommé). Le bloc affiche la configuration et est prêt à être calculé.

Autres Types de Règles de Conformité

mindzie studio supporte plusieurs autres types de règles de conformité au-delà des activités indésirables :

Activités Obligatoires

Utilisez ce type de règle pour identifier les cas où des activités requises sont absentes.

Cas d’utilisation :

  • S’assurer que toutes les affaires incluent des étapes d’approbation
  • Vérifier que les contrôles documentaires obligatoires ont eu lieu
  • Confirmer que les activités de conformité ont été réalisées

Configuration :

  • Sélectionnez les activités qui doivent apparaître dans chaque cas
  • Définissez le niveau de gravité pour l’absence d’activités obligatoires
  • Les cas sans ces activités seront signalés

Ordre Incorrect des Activités

Détectez quand les activités se produisent dans une séquence incorrecte.

Cas d’utilisation :

  • Signaler des approbations faites avant les revues
  • Identifier les paiements traités avant autorisation
  • Détecter les étapes sautant des prédecesseurs requis

Configuration :

  • Définissez la séquence d’activités attendue
  • Spécifiez quelles violations d’ordre doivent être signalées
  • Définissez la gravité selon l’impact sur la conformité

Activités Répétées

Identifiez les cas où les activités se produisent plusieurs fois, indiquant un retravail ou des boucles.

Cas d’utilisation :

  • Détecter le retravail et les problèmes de qualité
  • Identifier les boucles inefficaces dans le processus
  • Signaler des approbations ou revues répétées

Configuration :

  • Sélectionnez les activités qui ne devraient apparaître qu’une fois
  • Définissez le seuil de répétition qui déclenche le signalement
  • Attribuez un niveau de gravité

Calcul des Enrichissements de Conformité

Après avoir créé vos règles de conformité, vous devez exécuter le pipeline de données pour les appliquer à votre jeu de données.

Étape 1 : Calculer les Enrichissements

  1. Cliquez sur le bouton Calculate Enrichments en haut de la section d’enrichissement
  2. mindzie exécutera le pipeline de données et appliquera toutes les règles de conformité
  3. Ce processus prend votre jeu de données d’origine et crée un jeu enrichi avec de nouveaux attributs de conformité

Étape 2 : Attendre le Traitement

Le temps de calcul dépend de la taille de votre jeu de données. Vous verrez un indicateur de chargement pendant le traitement.

Jeu de Données Enrichi avec Conformité

Étape 3 : Vérifier la Fin de l’Enrichissement

Une fois le traitement terminé, votre jeu de données enrichi sera mis à jour avec de nouveaux attributs de conformité que vous pouvez utiliser pour l’analyse et les tableaux de bord.

Visualiser les Attributs de Conformité dans Votre Jeu de Données

Après le calcul des enrichissements de conformité, de nouveaux attributs sont ajoutés à votre jeu de données enrichi.

Accès à la Vue d’Ensemble des Données

  1. Cliquez sur Datasets dans la navigation principale
  2. Sélectionnez votre jeu de données enrichi (et non le jeu d’origine)
  3. Cliquez sur l’onglet Overview

Recherche des Attributs de Conformité

Faites défiler la liste des attributs pour trouver vos enrichissements de conformité. Ils apparaissent généralement avec des icônes spéciales indiquant qu’ils sont des attributs enrichis créés par mindzie.

Cherchez des attributs portant des noms correspondant à vos règles de conformité :

  • Conformance Issue - Un indicateur indiquant si une violation de conformité est survenue
  • Compliance Flag - Indicateurs spécifiques pour chaque type de règle
  • Noms des règles individuelles (par exemple "Gestion des Exceptions", "Approbation Manquante")

Ces attributs peuvent maintenant être utilisés pour :

  • Filtres pour isoler les violations de conformité
  • Calculatrices pour compter ou analyser les violations
  • Tableaux de bord pour afficher les indicateurs de conformité
  • Analyse des causes profondes pour identifier les facteurs contribuant aux violations

Utilisation des Attributs de Conformité dans l’Analyse

Une fois les attributs de conformité créés, vous pouvez les exploiter dans tout mindzie studio :

Créer des Tableaux de Bord de Conformité

  • Ajouter des indicateurs clés (KPI) montrant le pourcentage de cas avec des problèmes de conformité
  • Afficher des graphiques d’évolution de la conformité dans le temps
  • Ventiler les violations par niveau de gravité
  • Montrer les principales problématiques de conformité par fréquence

Filtrer les Cas pour Enquête

  • Utiliser des filtres pour ne montrer que les cas avec violations à haute gravité
  • Isoler les cas avec des problèmes spécifiques de conformité
  • Analyser les cartographies de processus filtrées sur les violations
  • Exporter les listes de cas non conformes pour correction

Réaliser une Analyse des Causes Profondes

  • Étudier les facteurs corrélés aux violations de conformité
  • Identifier les services, ressources ou types de cas avec des taux de violation élevés
  • Comprendre les facteurs environnementaux contribuant à la non-conformité

Surveiller la Conformité Continue

  • Mettre en place des tableaux de bord pour le suivi permanent
  • Suivre les indicateurs de conformité à mesure que de nouvelles données sont chargées
  • Alerter les parties prenantes lorsque les taux de violation dépassent des seuils

Bonnes Pratiques pour les Règles de Conformité

Commencer par des Règles à Fort Impact

Concentrez-vous d’abord sur les règles de conformité qui traitent des préoccupations ou risques métiers les plus critiques. Vous pouvez toujours ajouter des règles plus détaillées ultérieurement.

Utiliser des Niveaux de Gravité Appropriés

  • High : Réservé aux violations graves de conformité, problèmes réglementaires ou activités à haut risque
  • Medium : Utilisé pour des problèmes de qualité, inefficacités ou écarts nécessitant une attention
  • Low : Appliqué aux problèmes mineurs à surveiller mais non urgents

Organiser les Règles en Carnets

Créez des carnets d’enrichissement séparés pour différents types de conformité :

  • Règles de conformité réglementaire
  • Règles de contrôle qualité
  • Règles d'efficacité et performance
  • Règles de politique d’entreprise

Documenter Vos Règles

Utilisez le champ description pour expliquer pourquoi une activité est indésirable ou pourquoi la règle a été créée. Cela aide les autres analystes à comprendre le cadre de conformité.

Réviser et Affiner Régulièrement les Règles

À mesure que votre processus évolue, révisez les règles de conformité pour assurer leur pertinence :

  • Supprimez les règles obsolètes
  • Mettez à jour les niveaux de gravité selon les priorités métier changeantes
  • Ajoutez de nouvelles règles en fonction de nouvelles exigences de conformité

Combiner Plusieurs Types de Règles

Utilisez une combinaison d’activités indésirables, d’activités obligatoires et de règles d’ordre incorrect pour créer une surveillance complète de la conformité.

Cas d’Utilisation Courants

Conformité dans les Services Financiers

  • Signaler les contrôles KYC manquants
  • Détecter les approbations non autorisées
  • Identifier les revues anti-blanchiment absentes
  • Suivre les exceptions aux procédures standard

Conformité dans le Secteur de la Santé

  • Assurer les activités de consentement patient requises
  • Signaler les étapes de documentation manquantes
  • Détecter des activités de traitement hors séquence
  • Surveiller le respect des protocoles cliniques

Contrôle Qualité en Fabrication

  • Identifier les étapes d’inspection sautées
  • Signaler les activités de retravail et de retraitement
  • Détecter les contrôles qualité manquants
  • Surveiller la déviation des procédures opérationnelles standards

Processus Order-to-Cash

  • Assurer que les vérifications de crédit ont lieu avant la livraison
  • Signaler les expéditions sans autorisation appropriée
  • Détecter les approbations de factures manquantes
  • Identifier la gestion des exceptions dans le traitement des paiements

Résolution de Problèmes

Les Attributs de Conformité n’Apparaissent Pas

Si vos attributs de conformité n’apparaissent pas après le calcul :

  • Vérifiez que vous avez cliqué sur "Calculate Enrichments" après la création des règles
  • Assurez-vous que le calcul s’est terminé avec succès (pas de messages d’erreur)
  • Vérifiez que vous regardez le jeu de données enrichi et non le jeu d’origine
  • Actualisez la page de vue d’ensemble des données

Tous les Cas Sont Signalés comme Violations

Si tous les cas montrent des violations de conformité :

  • Revoyez la configuration de vos règles pour assurer que la logique est correcte
  • Vérifiez que vous avez sélectionné les bonnes activités
  • Confirmez que le type de règle correspond à votre intention (par ex. obligatoire vs indésirable)

Les Règles ne Détectent pas les Violations Attendes

Si des violations connues ne sont pas signalées :

  • Confirmez que les noms d’activités correspondent exactement (sensible à la casse)
  • Vérifiez que la gravité de la règle est appropriée
  • Assurez-vous que le calcul d’enrichissement est complet
  • Testez d’abord avec une règle simple pour confirmer que le système fonctionne

Étapes Suivantes

Après avoir créé des règles de conformité, vous pouvez :

  • Créer des tableaux de bord de conformité affichant des indicateurs pour différents rôles utilisateurs
  • Construire des carnets d’analyse investiguant les causes profondes des violations de conformité
  • Mettre en place des filtres pour isoler et examiner les cas non conformes
  • Publier des KPI montrant les tendances de conformité dans le temps sur des tableaux de bord exécutifs
  • Combiner avec des indicateurs de performance pour comprendre la relation entre conformité et efficacité

Sujets Connexes

  • Maîtriser le Moteur d’Enrichissement des Logs - Découvrez d’autres types d’enrichissements que vous pouvez créer
  • Créer des Analyses avec Filtres et Calculatrices - Utilisez les attributs de conformité dans vos analyses
  • Publier des Indicateurs depuis les Carnets vers les Tableaux de Bord - Affichez les KPI de conformité aux utilisateurs finaux
  • Travailler avec l’Analyse des Causes Profondes - Enquêtez sur les facteurs contribuant aux violations de conformité

Les règles de conformité sont des outils puissants pour garantir que vos processus fonctionnent selon les paramètres attendus. En signalant systématiquement les écarts, vous pouvez maintenir la qualité des processus, assurer la conformité réglementaire et favoriser une amélioration continue dans toute votre organisation.