Trouver des Factures Duplicates

Aperçu

L'enrichissement Trouver des Factures Duplicates détecte automatiquement les factures potentiellement dupliquées dans votre processus de comptes fournisseurs en analysant les attributs des factures tels que le fournisseur, le numéro de facture, le montant et la date. Cet outil puissant de détection de fraude et de qualité des données identifie les correspondances exactes et quasi-exactes qui peuvent indiquer des paiements en double, des erreurs de saisie ou une fraude intentionnelle.

L'enrichissement utilise des algorithmes de correspondance intelligents, incluant la correspondance exacte fournisseur-numéro de facture et une comparaison optionnelle basée sur la distance de Levenshtein pour détecter les numéros de facture similaires pouvant indiquer des fautes de frappe ou des variations intentionnelles. Les cas sont regroupés selon leurs schémas de correspondance, chaque groupe contenant le type de correspondance, le nombre dans le groupe et la valeur totale pour analyse.

Note : Cet enrichissement est accessible uniquement aux administrateurs en raison de son usage spécialisé dans les audits des comptes fournisseurs et la détection de fraude.

Utilisations Courantes

  • Détecter les soumissions de factures en double par les fournisseurs
  • Identifier les risques potentiels de double paiement
  • Trouver les erreurs de saisie où les numéros de facture ont été mal tapés
  • Découvrir les factures frauduleuses dupliquées avec de légères variations
  • Auditer les processus de comptes fournisseurs pour l’intégrité des paiements
  • Préparer les audits financiers en identifiant les doublons potentiels
  • Nettoyer les problèmes de qualité des données de factures

Paramètres

Nom de la Colonne Numéro de Facture : Sélectionnez la colonne contenant le numéro de facture. C’est l’identifiant principal utilisé pour la correspondance, combiné avec le nom du fournisseur.

Nom de la Colonne Fournisseur : Sélectionnez la colonne contenant le nom du fournisseur ou de l’approvisionneur. Les factures sont regroupées par fournisseur avant de comparer les numéros de facture pour trouver les doublons.

Nom de la Colonne Montant de la Facture : Sélectionnez la colonne contenant le montant de la facture. Cela aide à identifier les types de correspondance (exacte vs montant modifié) et à calculer la valeur totale du groupe.

Nom de la Colonne Date de Facture : Sélectionnez la colonne contenant la date de la facture. Utilisé pour identifier les types de correspondance où la date peut avoir changé entre les soumissions en double.

Nom de la Colonne Date d’Échéance (Optionnel) : Sélectionnez la colonne contenant la date d’échéance du paiement, si disponible. Aide à identifier les schémas où les dates d’échéance ont été modifiées sur les factures resoumises.

Utiliser des Numéros de Facture Similaires : Lorsqu’activé, l’enrichissement utilise le calcul de distance de Levenshtein pour trouver les factures avec des numéros similaires (mais pas identiques). Cela détecte les fautes de frappe et les variations intentionnelles où les numéros de facture diffèrent par 1-2 caractères. Les factures avec le même fournisseur et montant mais avec des numéros similaires sont signalées comme doublons potentiels.

Liste de Filtrage : Appliquez éventuellement des filtres pour limiter les cas analysés. Cela vous permet de concentrer la détection de doublons sur des catégories spécifiques de fournisseurs, des périodes temporelles ou d’autres critères.

Exemple

Détection des Factures Duplicates Exactes

Scénario : Un département des comptes fournisseurs souhaite identifier les factures soumises plusieurs fois avec le même fournisseur et numéro de facture identiques.

Paramètres :

  • Nom de la Colonne Numéro de Facture : "Invoice Number"
  • Nom de la Colonne Fournisseur : "Vendor Name"
  • Nom de la Colonne Montant de la Facture : "Invoice Amount"
  • Nom de la Colonne Date de Facture : "Invoice Date"
  • Utiliser des Numéros de Facture Similaires : Non

Avant (Attributs de Cas) : | Case ID | Vendor Name | Invoice Number | Invoice Amount | Invoice Date | |---------|-------------|----------------|----------------|--------------| | INV-001 | Acme Corp | A12345 | $5,000 | 2024-01-10 | | INV-002 | Acme Corp | A12345 | $5,000 | 2024-01-10 | | INV-003 | Acme Corp | A12345 | $5,200 | 2024-01-15 | | INV-004 | Beta Inc | B9876 | $3,000 | 2024-01-12 |

Après (Nouveaux Attributs Ajoutés) : | Case ID | Duplicate Group | Group Count | Group Value | Match Type | |---------|-----------------|-------------|-------------|------------| | INV-001 | Acme Corp_A12345 | 3 | $15,200 | Exact Match | | INV-002 | Acme Corp_A12345 | 3 | $15,200 | Exact Match | | INV-003 | Acme Corp_A12345 | 3 | $15,200 | Amount Changed | | INV-004 | (none) | (none) | (none) | (none) |

Observations : Trois factures d’Acme Corp partagent le même numéro de facture A12345. Deux sont des duplicatas exacts (même montant et date), tandis que la troisième a un montant différent - indiquant soit une correction, soit un doublon frauduleux.

Recherche de Factures avec des Nombres Similaires

Scénario : Vous soupçonnez que certaines factures en double ont été soumises avec de légères fautes de frappe dans le numéro de facture pour échapper à la détection.

Paramètres :

  • Nom de la Colonne Numéro de Facture : "Invoice Number"
  • Nom de la Colonne Fournisseur : "Vendor Name"
  • Nom de la Colonne Montant de la Facture : "Invoice Amount"
  • Nom de la Colonne Date de Facture : "Invoice Date"
  • Utiliser des Numéros de Facture Similaires : Oui

Exemple de Détection : | Case ID | Vendor Name | Invoice Number | Invoice Amount | Match Type | |---------|-------------|----------------|----------------|------------| | INV-010 | Acme Corp | INV-2024-001 | $10,000 | Similar Invoice Number | | INV-011 | Acme Corp | INV-2024-0O1 | $10,000 | Similar Invoice Number | | INV-012 | Acme Corp | INV-2024-OO1 | $10,000 | Similar Invoice Number |

Observations : L’enrichissement détecte que ces trois factures ont des numéros de facture quasi identiques (la différence étant la lettre "O" vs le chiffre "0"), même fournisseur, même montant. Ce schéma est très suspect et nécessite une enquête.

Types de Correspondance

L'enrichissement classe les groupes de doublons selon le type de correspondance :

  • Correspondance Exacte : Fournisseur, numéro de facture, montant et date de facture sont tous identiques
  • Montant Modifié : Même fournisseur et numéro de facture, mais montant de facture différent
  • Date de Facture Modifiée : Même fournisseur et numéro de facture, mais date de facture différente
  • Date d’Échéance Modifiée : Même fournisseur et numéro de facture, mais date d’échéance différente
  • Numéro de Facture Similaire : Même fournisseur et montant, numéros de facture différant par 1-2 caractères

Résultat

L’enrichissement crée plusieurs attributs au niveau des cas :

Duplicate Group : Une chaîne combinant le nom du fournisseur et le numéro de facture qui identifie à quel groupe de doublons un cas appartient. Format : "VendorName_InvoiceNumber"

Group Count : Le nombre de cas dans le groupe de doublons. Les cas avec un nombre > 1 sont des doublons potentiels.

Group Value : La valeur totale des factures dans tous les cas du groupe de doublons. Aide à prioriser les groupes de haute valeur pour investigation.

Match Type : Indique comment les doublons correspondent (Correspondance Exacte, Montant Modifié, Date de Facture Modifiée, Date d’Échéance Modifiée, ou Numéro de Facture Similaire).

Attributs d’Enquête : Colonnes supplémentaires pour suivre le statut de l’enquête :

  • Is Not A Duplicate (Boolean) - Marquer les faux positifs
  • Is Resolved (Boolean) - Marquer les cas investigués
  • Resolved By (String) - Qui a résolu le cas
  • Resolved Time (DateTime) - Quand il a été résolu
  • Outcome (String) - Résultat de l’enquête
  • Comments (String) - Notes d’enquête

Bonnes Pratiques

  • Exécuter régulièrement (hebdomadaire ou mensuel) pour un suivi continu
  • Concentrer l’enquête initiale sur les groupes de doublons de haute valeur (trier par Group Value)
  • Examiner attentivement les correspondances "Montant Modifié" - peuvent indiquer des factures corrigées ou une fraude
  • Les correspondances "Numéro de Facture Similaire" nécessitent plus d’investigation car elles peuvent être des faux positifs
  • Utiliser la Liste de Filtrage pour exclure les catégories de fournisseurs connues pour avoir des schémas de doublons légitimes
  • Documenter les résultats des enquêtes dans les colonnes de suivi fournies

Voir Aussi

Cette documentation fait partie de la plateforme d’analyse de processus mindzie Studio.