Comptabiliser les Activités

Vue d'ensemble

L'enrichissement Comptabiliser les Activités est un outil statistique puissant qui compte combien de fois des activités spécifiques se produisent dans chaque cas de votre processus. Cet enrichissement crée un nouvel attribut entier qui totalise le nombre d'exécutions des activités sélectionnées, fournissant des insights quantitatifs sur la fréquence des activités et les motifs du processus. Il est particulièrement utile pour identifier les cas présentant des schémas d'activité inhabituels, mesurer la conformité aux étapes attendues du processus, et comprendre la répartition de la charge de travail sur différents parcours de processus.

Contrairement à un simple comptage des événements, Comptabiliser les Activités vous permet de vous concentrer sur des activités spécifiques d’intérêt plutôt que sur tous les événements d’un cas. Cette approche ciblée vous aide à analyser les étapes critiques du processus, mesurer la fréquence des activités de retouche, compter les cycles d’approbation, ou suivre la fréquence d’apparition d’exceptions spécifiques. L’enrichissement supporte également le filtrage, vous permettant de compter les activités uniquement dans des segments spécifiques de vos cas selon des critères définis.

Utilisations courantes

  • Suivre le nombre de cycles d’approbation dans les processus d’approvisionnement ou financiers pour identifier les goulets d’étranglement
  • Compter les activités de retouche dans les processus de fabrication pour mesurer les problèmes de qualité et l’efficacité du processus
  • Surveiller la fréquence des escalades dans les cas de service client pour évaluer la qualité du service
  • Mesurer la fréquence des interventions manuelles dans les processus automatisés pour identifier des opportunités d’automatisation
  • Compter les étapes de validation ou de vérification dans les processus critiques de conformité pour assurer des contrôles appropriés
  • Analyser le nombre d’activités de suivi dans les processus de vente pour comprendre les schémas d’engagement client
  • Suivre les activités de gestion des exceptions pour identifier les variations de processus et les possibilités d’amélioration

Paramètres

Filtre : Un filtre optionnel qui vous permet de limiter le comptage à des segments spécifiques de vos cas. Lorsque ce filtre est appliqué, seules les activités au sein des événements répondant aux critères du filtre seront comptées. Cela est utile pour compter les activités pendant des périodes précises, pour certains types de cas, ou sous des conditions particulières. Si aucun filtre n’est spécifié, toutes les occurrences des activités sélectionnées dans l’ensemble du cas seront comptées.

Nom du Nouvel Attribut : Le nom du nouvel attribut entier qui stockera le nombre d’activités pour chaque cas. Cet attribut sera ajouté à votre table de cas et contiendra le nombre total d’exécutions des activités sélectionnées. Choisissez un nom descriptif qui indique clairement ce qui est compté, tel que « ApprovalCount », « ReworkActivities », ou « EscalationFrequency ». Ce champ est obligatoire.

Noms des Activités : Un menu déroulant multi-sélection qui vous permet de choisir les activités à compter. Vous pouvez sélectionner une ou plusieurs activités de la liste de toutes les activités présentes dans votre jeu de données. L’enrichissement comptera le total des occurrences combinées de toutes les activités sélectionnées. Par exemple, si vous sélectionnez « Review » et « Approve », le comptage inclura à la fois les activités Review et Approve. Ce champ est obligatoire et doit inclure au moins une activité.

Exemples

Exemple 1 : Comptage des cycles d’approbation dans les bons de commande

Scénario : Une équipe d’approvisionnement doit identifier les bons de commande qui ont nécessité plusieurs cycles d’approbation, ces cas indiquant souvent des exigences complexes ou une documentation incomplète ralentissant le processus d’achat.

Paramètres :

  • Nom du Nouvel Attribut : « Total Approval Steps »
  • Noms des Activités : ["Manager Approval", "Director Approval", "VP Approval", "CFO Approval"]
  • Filtre : Aucun

Résultat : L’enrichissement crée un nouvel attribut de cas « Total Approval Steps » avec des valeurs entières :

  • Cas PO-2024-001 : Total Approval Steps = 2 (approbation Manager et Director)
  • Cas PO-2024-002 : Total Approval Steps = 4 (quatre niveaux d’approbation)
  • Cas PO-2024-003 : Total Approval Steps = 1 (seulement approbation Manager)
  • Cas PO-2024-004 : Total Approval Steps = 3 (approbations Manager, Director et VP)

Insights : Les cas avec 3 étapes d’approbation ou plus peuvent être analysés pour comprendre pourquoi ils ont nécessité des approbations élevées. Ces données aident à identifier violations de seuils, exceptions aux politiques, ou opportunités de simplifier la matrice d’approbation pour les achats courants.

Exemple 2 : Mesurer la retouche dans le contrôle qualité de fabrication

Scénario : Une usine de fabrication souhaite mesurer la fréquence à laquelle les produits nécessitent une retouche ou une réinspection, car ces activités impactent directement l’efficacité de la production et les délais de livraison.

Paramètres :

  • Nom du Nouvel Attribut : « Rework Count »
  • Noms des Activités : ["Quality Rejection", "Rework Process", "Re-inspection", "Repair"]
  • Filtre : Department = "Production Line A"

Résultat : L’enrichissement crée un attribut « Rework Count » montrant la fréquence de retouche :

  • Cas BATCH-5001 : Rework Count = 0 (qualité validée du premier coup)
  • Cas BATCH-5002 : Rework Count = 3 (rejet qualité, retouche, réinspection)
  • Cas BATCH-5003 : Rework Count = 1 (activité unique de réparation)
  • Cas BATCH-5004 : Rework Count = 5 (plusieurs retouches nécessaires)

Insights : Les lots avec un nombre élevé de retouches signalent des problèmes qualité à investiguer. L’usine peut corréler la fréquence des retouches avec des facteurs comme les horaires de shifts, la formation des opérateurs, ou les fournisseurs de matières premières pour identifier les causes racines.

Exemple 3 : Suivre les escalades dans le service client

Scénario : Un centre de service client doit surveiller la fréquence des escalades de tickets vers des niveaux supérieurs, car des escalades excessives indiquent soit des problèmes complexes, soit un manque de formation au premier niveau.

Paramètres :

  • Nom du Nouvel Attribut : « Escalation Count »
  • Noms des Activités : ["Escalate to Tier 2", "Escalate to Tier 3", "Escalate to Supervisor", "Transfer to Specialist"]
  • Filtre : Case Type = "Technical Support"

Résultat : L’enrichissement produit un « Escalation Count » pour les cas de support technique :

  • Cas TICKET-8901 : Escalation Count = 0 (résolution au premier niveau)
  • Cas TICKET-8902 : Escalation Count = 2 (escalade niveau 2 puis spécialiste)
  • Cas TICKET-8903 : Escalation Count = 1 (escalade unique au niveau 2)
  • Cas TICKET-8904 : Escalation Count = 4 (problème complexe nécessitant plusieurs escalades)

Insights : Les nombres élevés d’escalades corrèlent avec des durées de résolution plus longues et une satisfaction client plus faible. Le centre peut utiliser ces données pour identifier les besoins en formation, améliorer la base de connaissances, ou rediriger certains types de problèmes directement vers les niveaux adaptés.

Exemple 4 : Surveiller les interventions manuelles dans les processus automatisés

Scénario : Une banque a automatisé son processus de demande de prêt mais doit suivre la fréquence des interventions manuelles, ces dernières indiquant soit des limites du système, soit des cas exceptionnels nécessitant un jugement humain.

Paramètres :

  • Nom du Nouvel Attribut : « Manual Intervention Count »
  • Noms des Activités : ["Manual Review", "Override Decision", "Exception Handling", "Manual Verification"]
  • Filtre : Process Type = "Auto Loan" AND Application Date >= "2024-01-01"

Résultat : L’enrichissement crée un « Manual Intervention Count » pour les demandes de prêt auto récentes :

  • Cas LOAN-2024-001 : Manual Intervention Count = 0 (traitement entièrement automatisé)
  • Cas LOAN-2024-002 : Manual Intervention Count = 2 (revue manuelle et vérification manuelle)
  • Cas LOAN-2024-003 : Manual Intervention Count = 1 (décision dérogatoire pour conditions spéciales)
  • Cas LOAN-2024-004 : Manual Intervention Count = 3 (plusieurs étapes manuelles requises)

Insights : Les demandes sans intervention manuelle démontrent une automatisation efficace, tandis que celles avec plusieurs interventions mettent en lumière des opportunités d’amélioration du système ou des cas particuliers nécessitant des procédures spéciales.

Exemple 5 : Analyser les activités de suivi dans les processus de vente

Scénario : Une équipe commerciale veut mesurer le nombre d'activités de suivi dans leur processus de gestion des opportunités, car cela reflète le niveau d’effort pour conclure les affaires et aide à prévoir les besoins en ressources.

Paramètres :

  • Nom du Nouvel Attribut : « Follow Up Activities »
  • Noms des Activités : ["Follow-up Call", "Follow-up Email", "Schedule Meeting", "Send Reminder", "Check-in Contact"]
  • Filtre : Opportunity Stage != "Closed Lost"

Résultat : L’enrichissement génère un comptage « Follow Up Activities » pour les opportunités actives :

  • Cas OPP-2024-101 : Follow Up Activities = 3 (deux emails et un appel)
  • Cas OPP-2024-102 : Follow Up Activities = 7 (affaire à forte implication)
  • Cas OPP-2024-103 : Follow Up Activities = 1 (conversion rapide)
  • Cas OPP-2024-104 : Follow Up Activities = 5 (plusieurs réunions et rappels)

Insights : Les opportunités nécessitant de nombreux suivis peuvent indiquer de l’hésitation client ou des processus décisionnels complexes. L’équipe commerciale peut adapter son approche pour les affaires à forte implication et identifier celles qui bénéficieraient d’un engagement exécutif ou de stratégies différentes.

Résultat

L’enrichissement Comptabiliser les Activités crée un nouvel attribut entier unique dans votre table de cas avec le nom spécifié dans le paramètre « Nom du Nouvel Attribut ». Cet attribut contient le nombre total de fois que les activités sélectionnées sont survenues dans chaque cas, soumis à tout filtre appliqué.

Les caractéristiques de l’attribut de sortie comprennent :

  • Type de données : Entier (Int32)
  • Plage de valeurs : De 0 au nombre maximal d’événements dans un cas
  • Type de colonne : Attribut dérivé
  • Format d’affichage : Nombre

Le nouvel attribut peut être utilisé immédiatement dans :

  • Les filtres pour identifier les cas avec des plages spécifiques de comptage d’activités (par ex., « Rework Count > 3 »)
  • Les calculateurs pour calculer moyennes, distributions ou corrélations avec d’autres métriques
  • Les tableaux de bord pour visualiser les schémas de fréquence des activités dans votre processus
  • D’autres enrichissements dépendant de mesures quantitatives des activités
  • Les vérifications de conformité des processus pour valider la présence attendue des activités

Les cas où aucune des activités sélectionnées ne survient auront une valeur de comptage de 0, ce qui facilite l’identification des cas ayant complètement évité certaines étapes du processus. L’enrichissement préserve les données d’événements originales tout en ajoutant cette couche analytique, vous permettant de maintenir une transparence totale du processus tout en obtenant des insights statistiques.

Cette documentation fait partie de la plateforme de process mining mindzie Studio.