Correspondance générale à trois voies

Vue d'ensemble

Le calculateur General 3 Way Match valide la correspondance à trois voies dans n'importe quel processus en comparant les données de quantité et de valeur provenant de trois activités différentes. Cet outil puissant de conformité identifie les écarts et les divergences entre les quantités ou valeurs attendues et réelles, vous aidant à détecter les défaillances de contrôle, les erreurs et les fraudes potentielles.

Bien qu'il soit couramment utilisé dans les processus de comptes fournisseurs (comparaison des bons de commande, des réceptions de marchandises et des factures), ce calculateur est suffisamment flexible pour prendre en charge tout processus nécessitant une validation à trois voies.

Utilisations courantes

  • Valider la conformité à la correspondance à trois voies Achat-à-Paiement (PO, Réception, Facture)
  • Identifier les cas où les quantités commandées, reçues et facturées ne correspondent pas
  • Détecter les écarts de valeur pouvant indiquer des erreurs de tarification ou des fraudes
  • Surveiller la conformité aux politiques de correspondance de l'organisation
  • Analyser les modèles d'échecs de correspondance par type (quel document est généralement erroné)
  • Soutenir les exigences d'audit pour les processus d'approvisionnement et de paiement

Paramètres

Nom de la première activité : Sélectionnez la première activité de votre comparaison à trois voies (par exemple, "Create Purchase Order" ou "PO"). Le calculateur additionnera toutes les données de quantité et de valeur des événements portant ce nom d'activité.

Nom de la deuxième activité : Sélectionnez la deuxième activité de votre comparaison à trois voies (par exemple, "Goods Receipt" ou "Receipt"). Cela représente généralement la réception physique des marchandises où les quantités réelles sont enregistrées.

Nom de la troisième activité : Sélectionnez la troisième activité de votre comparaison à trois voies (par exemple, "Invoice Received" ou "Invoice"). Cela correspond généralement à la facture du fournisseur avec les montants finaux facturés.

Nom de la colonne quantité : Sélectionnez la colonne contenant les données de quantité à comparer entre les trois activités. Doit être un champ numérique. Le calculateur additionne toutes les valeurs de quantité par activité et par cas.

Nom de la colonne valeur : Sélectionnez la colonne contenant les données monétaires à comparer entre les trois activités. Doit être un champ numérique. Le calculateur additionne toutes les valeurs par activité et par cas.

Seuil de valeur : Spécifiez la tolérance acceptable pour les différences (par défaut : 0). Si réglé à 0, toute différence supérieure à 0,01 est signalée comme une divergence. Si réglé en pourcentage (par exemple, 0,01 pour 1 %), les différences doivent dépasser ce pourcentage pour être signalées. Cela permet d'accepter de petites différences d'arrondi ou des variations acceptables.

Exemples

Exemple 1 : Validation de la correspondance à trois voies Achat-à-Paiement

Scénario : Votre organisation exige que les bons de commande, les réceptions de marchandises et les factures correspondent dans des tolérances acceptables. Vous devez identifier les cas où ces documents ne sont pas alignés, classés par le document contenant la divergence.

Paramètres :

  • Nom de la première activité : Create Purchase Order
  • Nom de la deuxième activité : Goods Receipt
  • Nom de la troisième activité : Invoice Received
  • Nom de la colonne quantité : Quantity
  • Nom de la colonne valeur : Amount
  • Seuil de valeur : 0.02 (tolérance de 2 %)

Résultat :

Le calculateur propose quatre vues clés accessibles dans le menu déroulant en haut à droite :

  1. Résumé des valeurs (par défaut) :

    • Affiche les statistiques agrégées des divergences de valeur
    • Les lignes représentent différents types de divergences :
      • "Activity Wrong 1" : cas où la valeur du PO diffère alors que Réception et Facture correspondent
      • "Activity Wrong 2" : cas où la valeur de la Réception diffère alors que PO et Facture correspondent
      • "Activity Wrong 3" : cas où la valeur de la Facture diffère alors que PO et Réception correspondent
      • "All Wrong" : cas où aucune des deux activités n'a des valeurs correspondantes
    • Les colonnes indiquent le nombre de cas, le montant total de la différence et la somme des valeurs absolues de chaque activité
    • Cliquez sur une ligne pour examiner en détail les cas correspondant à ce type de divergence

  2. Résumé des quantités :

    • Structure identique au résumé des valeurs mais pour les divergences de quantité
    • Identifie les cas où les quantités commandées, reçues et facturées ne sont pas alignées
    • Montre quelle étape du processus présente habituellement des écarts de quantité

  3. Détails des valeurs :

    • Liste les cas individuels avec divergences de valeur
    • Affiche les valeurs spécifiques de chaque activité (montant PO, montant Réception, montant Facture)
    • Affiche la valeur de la différence calculée
    • Triés par les plus fortes différences pour prioriser l'investigation
    • Cliquez sur les identifiants des cas pour explorer la chronologie complète du cas

  4. Détails des quantités :

    • Liste les cas individuels avec divergences de quantité
    • Affiche les quantités spécifiques de chaque activité
    • Permet d'enquêter sur les cas problématiques individuels

Aperçus :

Cette analyse révèle plusieurs informations exploitables :

  • Efficacité du contrôle : Si la plupart des divergences indiquent "Activity Wrong 3" (Facture), cela suggère que les fournisseurs facturent fréquemment de façon incorrecte, nécessitant des contrôles de validation des factures plus rigoureux.

  • Qualité du processus : Des nombres élevés dans "All Wrong" indiquent des problèmes systémiques où la saisie de données ou l'intégration système échoue.

  • Détection de fraude : De fortes différences de valeur dans la vue "Détails des valeurs" peuvent indiquer une manipulation frauduleuse des montants entre les documents.

  • Modèles de cause racine : En analysant quelle activité est généralement erronée, vous pouvez concentrer les efforts d'amélioration sur les étapes spécifiques du processus (achat, réception, traitement des factures).

  • Support d'audit : Les listes détaillées fournissent des pistes d'audit montrant précisément quels cas ont enfreint les exigences de correspondance à trois voies.

Exemple 2 : Validation du contrôle qualité en fabrication

Scénario : Dans un processus de fabrication, vous devez valider que les ordres de production, la production effective et les résultats d'inspection qualité concordent sur les quantités et le nombre de défauts.

Paramètres :

  • Nom de la première activité : Production Order Created
  • Nom de la deuxième activité : Production Completed
  • Nom de la troisième activité : Quality Inspection
  • Nom de la colonne quantité : Units
  • Nom de la colonne valeur : DefectCount
  • Seuil de valeur : 0 (tolérance nulle pour les divergences)

Résultat :

Le résumé des quantités montre :

  • Les cas où la quantité commandée pour la production ne correspond pas à la quantité produite (retravail ou déchets)
  • Les cas où la quantité produite ne correspond pas à la quantité inspectée (inspections manquantes)

Le résumé des valeurs montre :

  • Les cas où les comptages de défauts varient selon les activités, indiquant des problèmes de qualité des données

Aperçus :

  • Identifie les lots de production avec des écarts de quantité inexpliqués
  • Met en lumière les lacunes du contrôle qualité où les défauts ne sont pas enregistrés de manière cohérente
  • Soutient les exigences de traçabilité en signalant la documentation incomplète
  • Permet l'investigation des lots spécifiques présentant des problèmes de qualité ou de quantité

Résultat

Le calculateur fournit quatre vues, sélectionnables dans le menu déroulant :

Résumé des valeurs : Statistiques agrégées montrant les comptes et totaux pour chaque type de divergence de valeur. Offre une vue d'ensemble de la conformité à la correspondance.

Résumé des quantités : Statistiques agrégées montrant les comptes et totaux pour chaque type de divergence de quantité. Aide à identifier si les problèmes concernent davantage les quantités ou les valeurs.

Détails des valeurs : Liste détaillée des cas individuels avec divergences de valeur, affichant les montants spécifiques de chaque activité et la différence calculée. Triée par les plus fortes anomalies.

Détails des quantités : Liste détaillée des cas individuels avec divergences de quantité, affichant les quantités spécifiques de chaque activité et la différence calculée. Permet une investigation au cas par cas.

Toutes les vues supportent le filtrage interactif et les fonctions de zoom. Cliquez sur les lignes de résumé pour filtrer par type de divergence, ou sur les identifiants des cas dans les vues détaillées pour explorer la chronologie complète du cas.

Note : Seuls les cas contenant les trois activités spécifiées sont inclus dans l'analyse. Les cas manquant une activité sont automatiquement exclus.

Cette documentation fait partie de la plateforme de process mining mindzie Studio.