Comptage Quotidien des Activités
Aperçu
Le calculateur de Comptage Quotidien des Activités suit le nombre de fois que chaque activité se produit chaque jour calendaire, fournissant une répartition détaillée de la fréquence des activités dans le temps. Contrairement au calculateur de Comptage Quotidien des Événements qui montre le nombre total d'événements par jour, ce calculateur sépare les comptages par type d'activité, vous permettant d'identifier des tendances et anomalies pour des activités spécifiques dans votre processus.
Ce calculateur fonctionne au niveau de l'événement et regroupe les données par nom d'activité et par date, ce qui le rend particulièrement précieux pour comprendre la répartition de la charge de travail, identifier des problèmes de qualité des données pour des activités spécifiques, et surveiller les schémas opérationnels pour chaque étape du processus.
Usages Courants
- Identifier quelles activités connaissent des pics ou baisses de volume à des jours spécifiques
- Détecter des problèmes de qualité des données affectant des activités spécifiques (données d’activité manquantes certains jours)
- Analyser les schémas de charge de travail des étapes individuelles du processus dans le temps
- Surveiller les besoins en personnel en suivant la charge de travail spécifique par activité chaque jour
- Valider l'exhaustivité de l'extraction des données pour les activités critiques
- Comparer les tendances de fréquence des activités pour identifier des changements ou goulets d'étranglement dans le processus
- Suivre les schémas saisonniers ou cycliques pour des activités spécifiques du processus
Paramètres
Période : Bien que le paramètre inclue une option de période temporelle, le calculateur regroupe actuellement toutes les données par jour calendaire (seulement la partie date, en ignorant l'heure). Cela signifie que tous les comptages d’activités sont agrégés quotidiennement, peu importe l’heure à laquelle ils se sont produits.
Champs Standards :
- Titre : Titre personnalisé optionnel pour le résultat du calculateur
- Description : Description optionnelle à des fins de documentation
Exemples
Exemple 1 : Détecter des Problèmes de Données Spécifiques à une Activité
Scénario : Votre équipe de traitement des factures signale que les activités "Approve Invoice" semblent manquer certains jours dans votre journal d'événements. Vous souhaitez vérifier s'il s'agit d'un problème d'extraction des données ou si les approbations n'ont effectivement pas eu lieu ces jours-là.
Paramètres :
- Titre : "Suivi Quotidien de l’Activité d’Approbation"
- Description : "Vérifier l'exhaustivité des données d'approbation des factures"
Sortie :
Le calculateur affiche un tableau avec trois colonnes :
- Date : Chaque jour calendaire dans votre journal d'événements
- Activity Name : Le nom de chaque activité qui s'est produite
- Count : Le nombre de fois que cette activité s'est produite à cette date
Sortie exemple :
Date Activity Name Count
2024-03-10 Submit Invoice 234
2024-03-10 Approve Invoice 198
2024-03-10 Pay Invoice 156
2024-03-11 Submit Invoice 248
2024-03-11 Approve Invoice 0
2024-03-11 Pay Invoice 12
2024-03-12 Submit Invoice 241
2024-03-12 Approve Invoice 215
2024-03-12 Pay Invoice 187
Analyse : Le 11 mars, "Approve Invoice" ne montre aucune occurrence alors que les soumissions et paiements ont continué. Ce schéma indique un problème d'extraction des données plutôt qu’une véritable pause métier, puisque vous ne pouvez pas avoir de paiements (156 le jour précédent, 12 le 11 mars) sans approbations précédentes. La chute dramatique des approbations de 198 à 0, suivie d’un retour à 215 le jour suivant, confirme un gap de données d'une journée qui nécessite une investigation.
Exemple 2 : Analyser les Schémas de Charge de Travail par Activité
Scénario : Vous gérez un processus de service client et souhaitez comprendre les schémas de volumes quotidiens pour différents types d'interactions clients afin d'optimiser les niveaux de personnel.
Paramètres :
- Titre : "Analyse du Volume des Activités du Service Client"
- Description : "Suivre les volumes journaliers pour optimiser le personnel"
Sortie :
La sortie montre les comptages quotidiens pour des activités telles que "Create Case," "Update Case," "Escalate Case," et "Close Case" sur plusieurs semaines. Lorsqu’elle est visualisée sous forme de graphique en lignes avec une ligne par activité, vous pouvez identifier :
- "Create Case" atteint un pic le lundi (retard accumulé du week-end)
- "Close Case" atteint un pic le vendredi (efforts de nettoyage hebdomadaire)
- "Escalate Case" montre un volume bas constant sauf des pics de fin de mois
- "Update Case" reste relativement stable tous les jours de semaine
Analyse : Le pic du lundi dans la création de nouveaux cas (souvent 40-50 % plus élevé que les autres jours) suggère un besoin de personnel supplémentaire ce jour-là pour la prise en charge des cas. Le pic des clôtures le vendredi indique que le personnel priorise la fermeture des cas avant le week-end. Les pics d’escalade de fin de mois correspondent à l’urgence du client liée aux cycles de facturation, suggérant de planifier la disponibilité du personnel senior durant ces périodes.
Exemple 3 : Identifier les Changements du Processus dans le Temps
Scénario : Votre organisation a mis en place un nouveau workflow d'approbation des achats à partir du 1er juin. Vous souhaitez vérifier si la nouvelle activité "Pre-Approval Review" est utilisée de manière cohérente et si elle a remplacé ou complété l'activité existante "Standard Approval".
Paramètres :
- Titre : "Analyse de la Transition du Workflow d’Achats"
- Description : "Suivre l’adoption de la nouvelle étape de pré-approbation"
Sortie :
Le calculateur montre les comptages quotidiens pour les deux activités d'approbation en mai et juin :
Avant le 1er juin :
Date Activity Name Count
2024-05-28 Standard Approval 145
2024-05-28 Pre-Approval Review 0
2024-05-29 Standard Approval 152
2024-05-29 Pre-Approval Review 0
Après le 1er juin :
Date Activity Name Count
2024-06-01 Standard Approval 89
2024-06-01 Pre-Approval Review 58
2024-06-02 Standard Approval 72
2024-06-02 Pre-Approval Review 78
2024-06-03 Standard Approval 45
2024-06-03 Pre-Approval Review 103
Analyse : La nouvelle activité Pre-Approval Review est apparue immédiatement le 1er juin et son volume a augmenté quotidiennement (58, 78, 103) au fur et à mesure que le personnel a adopté le nouveau processus. Pendant ce temps, les volumes de Standard Approval ont diminué (145 à 89 à 72 à 45), montrant que le changement de workflow fonctionne comme prévu. Le total combiné (147 le 3 juin) est proche des volumes précédents au changement (145-152), indiquant que la nouvelle étape complète plutôt qu’elle n’ajoute du travail supplémentaire. À la mi-juin, on s’attendrait à ce que la Pre-Approval Review gère la majorité des cas avec le Standard Approval limité aux exceptions.
Résultat
Le calculateur produit un tableau de données avec les colonnes suivantes :
Date (DateTime) : La date calendaire pour chaque groupe d’occurrences d’activité. La composante temps est toujours fixée à 00:00:00 (minuit) puisque le calculateur groupe uniquement par date.
Activity Name (Texte) : Le nom exact de l’activité comme il apparaît dans votre journal d’événements. Les noms d’activités sont sensibles à la casse et doivent correspondre exactement pour être regroupés.
Count (Nombre) : Le nombre de fois où cette activité spécifique s’est produite à cette date précise. C’est toujours un nombre entier positif représentant les occurrences individuelles d'événements.
Le résultat peut être visualisé sous forme de :
- Graphiques en lignes : Montrent les tendances pour plusieurs activités dans le temps (une ligne par activité)
- Graphiques en barres empilées : Comparent la composition des volumes d’activités quotidiens
- Cartes thermiques : Affichent l’intensité des activités selon les dates et types d’activités sous forme de grille calendaire
- Tableaux croisés dynamiques : Groupent par activité pour voir les totaux par plage de dates, ou par date pour voir la distribution des activités
- Vues filtrées : Se concentrent sur des activités ou plages de dates spécifiques d’intérêt
Note : Si une activité ne s’est pas produite à une date donnée, aucune ligne correspondante n’apparaîtra dans la sortie (le comptage ne sera pas affiché comme zéro). Seules les occurrences réelles sont enregistrées. Les événements avec des horodatages manquants ou des noms d’activités nuls peuvent être exclus ou regroupés ensemble, selon la qualité des données.
Cette documentation fait partie de la plateforme de process mining mindzie Studio.