Utilisation des Fauteuils
Vue d'ensemble
Le calculateur d'utilisation des fauteuils analyse l'utilisation des salles de traitement et des fauteuils dans les établissements de santé en comparant les rendez-vous programmés avec l’occupation réelle des patients. Il crée des visualisations temporelles montrant comment votre établissement utilise efficacement la capacité disponible tout au long de la journée, vous aidant à optimiser la planification, réduire les temps d'attente et identifier des opportunités pour accueillir plus de patients sans ajouter de ressources.
Il s'agit d'un calculateur réservé aux administrateurs, conçu spécifiquement pour les processus hospitaliers et de santé où le suivi des fauteuils d’infusion, des stations de dialyse, des salles de traitement ou des salles d’examen est essentiel pour l’efficacité opérationnelle.
Usages courants
- Identifier les périodes de forte utilisation afin d’optimiser le personnel et l’allocation des ressources dans les centres d’infusion, les unités de dialyse ou les salles de procédure
- Comparer les rendez-vous programmés avec l’occupation réelle des patients pour quantifier l’impact des absences et des annulations tardives
- Détecter les plages horaires sous-utilisées où des rendez-vous supplémentaires pourraient être programmés sans ajouter de capacité
- Analyser les schémas d’utilisation spécifiques par zone afin d’équilibrer la charge des patients entre plusieurs espaces de traitement
- Soutenir les décisions de planification de capacité avec des données pour décider d’agrandir les installations ou redistribuer les ressources existantes
- Suivre les tendances d’utilisation selon les jours de la semaine pour identifier les schémas optimaux de programmation
Paramètres
Colonne DateTime du Rendez-vous : Sélectionnez l’attribut de cas contenant la date et l’heure programmées du rendez-vous. Cela représente le moment où le patient est censé arriver ou où le traitement doit commencer. Doit être une colonne DateTime.
Colonne Durée Programmée : Sélectionnez l’attribut de cas contenant la durée planifiée du rendez-vous ou du traitement. Cela peut être une colonne numérique (représentant les minutes, heures, etc.) ou une colonne TimeSpan avec des valeurs de durée directes.
Unité de la Durée Programmée : Lorsqu’une colonne numérique est utilisée pour la Durée Programmée, spécifiez l’unité de temps (minutes, heures, jours, etc.). Cela indique au calculateur comment interpréter les valeurs numériques. Si votre colonne Durée Programmée est déjà un TimeSpan, ce paramètre est ignoré.
Colonne DateTime de Début du Traitement : Sélectionnez l’attribut de cas contenant la date et l’heure réelles du début du traitement. Cela représente quand le patient s’est effectivement présenté ou quand le traitement a réellement commencé. Doit être une colonne DateTime.
Colonne DateTime de Fin du Traitement : Sélectionnez l’attribut de cas contenant la date et l’heure réelles de fin du traitement. Cela représente quand le patient est parti ou quand le traitement a réellement pris fin. Doit être une colonne DateTime.
Taille des Plages : Spécifiez l’intervalle de temps pour regrouper les données d’utilisation (par défaut : 15 minutes). Chaque plage représente une tranche horaire dans la journée. Des plages plus petites (5-10 minutes) fournissent des détails plus précis mais augmentent le temps de traitement. Les valeurs courantes sont 15 minutes, 30 minutes ou 1 heure.
Groupes de Capacité : Définissez le nombre de fauteuils ou salles disponibles ainsi que leurs périodes de disponibilité. Chaque groupe de capacité spécifie une heure de début, une heure de fin et le nombre de fauteuils disponibles pendant cette période. Laissez vide pour calculer automatiquement la capacité en fonction des pics de rendez-vous programmés. Utilisez une configuration manuelle lorsque la capacité varie au cours de la journée (ex. 8 fauteuils de 8h à midi, 12 fauteuils de midi à 17h).
Colonne de Zone : Sélectionnez l’attribut de cas qui identifie la zone de traitement ou d’intervention (ex. « Zone Adultes 1 », « Unité Pédiatrique », « Aile Ouest »). Nécessaire uniquement pour une analyse spécifique à une zone.
Zone Sélectionnée : Spécifiez la zone à analyser. Utilisé conjointement avec la colonne de zone et le jour sélectionné pour filtrer les données. Utilisez-le lorsque vous souhaitez analyser l’utilisation d’une zone de traitement spécifique.
Jour Sélectionné : Choisissez une date spécifique à analyser. Le calculateur nécessite que toutes les visites aient lieu le même jour. Utilisé pour une analyse par zone spécifique au jour.
Filtres : Appliquez les filtres standard de mindzie pour pré-filtrer les cas avant le calcul d’utilisation (ex. filtrer par type de rendez-vous, catégorie de patient ou prestataire).
Exemples
Exemple 1 : Utilisation Quotidienne d’un Centre d’Infusion
Scénario : Un centre d’infusion hospitalier dispose de 10 fauteuils de traitement et fonctionne de 8h à 18h. Le directeur des soins infirmiers souhaite comprendre si l’établissement utilise efficacement les fauteuils disponibles et s’il peut accepter plus de patients. Il a remarqué que certains créneaux sont surchargés alors que d’autres ont des fauteuils vides.
Paramètres :
- Colonne DateTime du Rendez-vous : APPOINTMENT_TIME
- Colonne Durée Programmée : SCHEDULED_DURATION_MINUTES
- Unité de Durée Programmée : Minutes
- Colonne DateTime Début Traitement : CHECKIN_TIME
- Colonne DateTime Fin Traitement : CHECKOUT_TIME
- Taille des Plages : 15 minutes
- Groupes de Capacité : (vide - calcul automatique)
- Colonne de Zone : (non utilisée)
- Zone Sélectionnée : (non utilisée)
- Jour Sélectionné : (non utilisé)
Sortie :
Le calculateur génère un tableau par tranches horaires montrant les rendez-vous programmés, l’occupation réelle et la capacité pour chaque intervalle de 15 minutes :
| Heure | Programmé | Réel | Capacité |
|---|---|---|---|
| 08:00 | 3 | 2 | 10 |
| 08:15 | 5 | 4 | 10 |
| 08:30 | 7 | 6 | 10 |
| 08:45 | 8 | 7 | 10 |
| 09:00 | 9 | 8 | 10 |
| 09:15 | 10 | 9 | 10 |
| 09:30 | 10 | 8 | 10 |
| ... | ... | ... | ... |
| 15:00 | 8 | 6 | 10 |
| 15:15 | 6 | 5 | 10 |
| 15:30 | 4 | 3 | 10 |
Indicateurs globaux :
- Utilisation programmée : 78%
- Utilisation réelle : 68%
- Visites programmées : 42
- Visites réelles : 38
Analyse : Le centre d’infusion est programmé à 78 % de capacité, indiquant une réservation relativement efficace. Cependant, l’utilisation réelle est seulement de 68 %, révélant un écart de 10 points de pourcentage causé par des absences ou annulations des patients. La période du matin (9h00-10h00) montre une utilisation maximale entre 90 et 100 %, ce qui suggère que c’est le créneau le plus populaire. Les périodes de l’après-midi (15h00-17h00) affichent une utilisation plus faible (40-60 %), indiquant des opportunités pour programmer des rendez-vous supplémentaires sans ajouter de fauteuils.
Actions recommandées :
- Mettre en place un système de rappel pour réduire l’écart de 10% entre les rendez-vous programmés et la présence effective
- Proposer des incitations pour les rendez-vous en après-midi afin d’équilibrer l’utilisation tout au long de la journée
- Envisager d’ajouter une capacité temporaire pendant la période de pointe (9h00-10h00) ou de répartir plus uniformément les rendez-vous
- Le centre pourrait probablement accueillir 10-15 % de patients supplémentaires en utilisant mieux les créneaux de l’après-midi
Exemple 2 : Analyse Multi-Zone d’un Espace de Traitement
Scénario : Un grand centre de traitement du cancer comprend trois zones d’infusion (Zone Adultes 1, Zone Adultes 2, et Zone Pédiatrique). La direction souhaite comparer l’utilisation entre les zones pour déterminer si la charge de patients est équilibrée ou si certaines zones sont surchargées tandis que d’autres sont sous-utilisées.
Paramètres :
- Colonne DateTime du Rendez-vous : APPOINTMENT_TIME
- Colonne Durée Programmée : SCHEDULED_DURATION_MINUTES
- Unité de Durée Programmée : Minutes
- Colonne DateTime Début Traitement : CHECKIN_TIME
- Colonne DateTime Fin Traitement : CHECKOUT_TIME
- Taille des Plages : 30 minutes
- Groupes de Capacité : (calcul automatique)
- Colonne de Zone : ZONE
- Zone Sélectionnée : Adult Zone 1
- Jour Sélectionné : 2024-11-22
Sortie pour Adult Zone 1 :
| Heure | Programmé | Réel | Capacité |
|---|---|---|---|
| 08:00 | 4 | 4 | 8 |
| 08:30 | 6 | 5 | 8 |
| 09:00 | 7 | 7 | 8 |
| 09:30 | 8 | 7 | 8 |
| 10:00 | 8 | 8 | 8 |
| ... | ... | ... | ... |
Indicateurs globaux :
- Utilisation programmée : 92%
- Utilisation réelle : 87%
- Visites programmées : 28
- Visites réelles : 26
Résultats pour Adult Zone 2 et Pediatric Zone :
Adult Zone 2 :
- Utilisation programmée : 73%
- Utilisation réelle : 68%
Pediatric Zone :
- Utilisation programmée : 58%
- Utilisation réelle : 54%
Analyse : La zone Adult Zone 1 fonctionne près de sa capacité maximale avec 92 % d’utilisation programmée, et 87 % d’utilisation réelle indiquant un excellent taux de présence des patients. Cette zone rencontre vraisemblablement des contraintes de planification et ne peut pas accueillir d’urgences supplémentaires. La zone Adult Zone 2, utilisée à 73 %, est bien exploitée mais a encore de la marge pour des patients supplémentaires. La zone pédiatrique à 58 % montre une sous-utilisation importante, avec près de la moitié des fauteuils inoccupés durant la journée.
Actions recommandées :
- Redistribuer les patients adultes entre Zone 1 et Zone 2 pour équilibrer la capacité et réduire la pression sur Zone 1
- Examiner les raisons de la faible utilisation de la zone pédiatrique (volume patient plus faible, durées de rendez-vous plus longues ou trous dans la planification)
- Envisager de convertir une partie de la capacité pédiatrique à usage adulte pendant les périodes de faible demande
- Surveiller la Zone 1 pour d’éventuels goulots d’étranglement ou problèmes d’expérience patient liés à la surcharge
Exemple 3 : Programmation avec Capacité Variable
Scénario : Une clinique externe de dialyse opère avec des niveaux de personnel différents au cours de la journée en raison des horaires de poste. Ils disposent de 8 stations de 6h à 14h (poste du matin), puis augmentent à 12 stations de 14h à 22h (poste d’après-midi/soirée) quand plus d’infirmiers sont disponibles. Le directeur souhaite vérifier que les rendez-vous sont programmés en fonction de la disponibilité du personnel.
Paramètres :
- Colonne DateTime du Rendez-vous : APPOINTMENT_TIME
- Colonne Durée Programmée : TREATMENT_HOURS
- Unité de Durée Programmée : Heures
- Colonne DateTime Début Traitement : ACTUAL_START
- Colonne DateTime Fin Traitement : ACTUAL_END
- Taille des Plages : 30 minutes
- Groupes de Capacité :
- Groupe 1 : Heure de début : 06:00:00, Heure de fin : 14:00:00, Nombre de fauteuils : 8
- Groupe 2 : Heure de début : 14:00:00, Heure de fin : 22:00:00, Nombre de fauteuils : 12
- Colonne de Zone : (non utilisée)
- Zone Sélectionnée : (non utilisée)
- Jour Sélectionné : (non utilisé)
Sortie :
| Heure | Programmé | Réel | Capacité |
|---|---|---|---|
| 06:00 | 5 | 5 | 8 |
| 06:30 | 7 | 6 | 8 |
| 07:00 | 8 | 8 | 8 |
| ... | ... | ... | ... |
| 13:30 | 7 | 6 | 8 |
| 14:00 | 9 | 8 | 12 |
| 14:30 | 11 | 10 | 12 |
| 15:00 | 12 | 11 | 12 |
| ... | ... | ... | ... |
Indicateurs globaux :
- Utilisation programmée : 85%
- Utilisation réelle : 79%
Analyse : La clinique de dialyse utilise efficacement son modèle de capacité variable. Le poste du matin (6h-14h) montre une utilisation de 85-100 % des 8 stations disponibles, indiquant que la capacité est pleinement exploitée avec le personnel existant. Le poste après-midi/soirée (14h-22h) affiche une utilisation de 75-92 % des 12 stations, suggérant que la capacité accrue correspond à la demande plus élevée de patients à ces heures. L’écart de 6 points de pourcentage entre l’utilisation programmée et réelle montre que la majorité des patients se présentent à leurs rendez-vous, ce qui est typique pour la dialyse où les traitements sont médicalement nécessaires.
Actions recommandées :
- Le modèle actuel de personnel correspond bien aux schémas de demande des patients
- Envisager d’ajouter 1 à 2 stations supplémentaires pendant le poste d’après-midi basé sur un pic d’utilisation à 92 %
- Surveiller étroitement le poste du matin car il fonctionne à pleine capacité sans marge pour urgences
- Maintenir les pratiques de planification actuelles car elles alignent efficacement la capacité sur la demande
Sortie
Le calculateur produit une analyse complète de l’utilisation comprenant les éléments suivants :
Tableau avec plages temporelles : Un tableau de données avec les colonnes Heure, fauteuils programmés occupés, fauteuils réellement occupés et capacité disponible. Chaque ligne représente un intervalle de temps indiquant combien de fauteuils étaient programmés, combien étaient effectivement utilisés et combien étaient disponibles pendant cette période.
Indicateurs globaux d’utilisation :
- Utilisation programmée (en pourcentage) : proportion de la capacité disponible programmée pour utilisation
- Utilisation réelle (en pourcentage) : proportion de la capacité disponible effectivement utilisée
- Nombre de visites programmées : total des rendez-vous programmés
- Nombre de visites réelles : total des traitements réalisés
Informations sur la plage horaire :
- Heure de début : début de la période d’analyse (heure de la journée)
- Heure de fin : fin de la période d’analyse (heure de la journée)
- Taille des plages : durée de chaque intervalle de temps
Configuration de capacité : Les groupes de capacité utilisés pour le calcul, montrant quand les fauteuils étaient disponibles et en quelle quantité.
Vous pouvez visualiser cette sortie sous forme de :
- Graphique linéaire : Trois courbes montrant l’occupation programmée, l’occupation réelle et la capacité au fil du temps
- Graphique en aires empilées : Représentation visuelle de l’utilisation de la capacité tout au long de la journée
- Graphique à barres : Comparaison côte à côte de l’occupation programmée et réelle pour chaque plage horaire
- Carte thermique : Visualisation codée par couleur de l’intensité d’utilisation sur différentes périodes
- Graphiques jauge : Affichages à valeur unique des pourcentages globaux d’utilisation programmée et réelle
Cette documentation fait partie de la plateforme de process mining mindzie Studio.