Guide d'extraction de données SAP

Ce guide explique comment extraire des données des tables SAP ERP et les exporter au format CSV pour une analyse de process mining avec mindzie.

[CRITIQUE] Utilisez les noms techniques des champs, PAS les noms affichés


EXIGENCE	Lors de l'exportation des données SAP, vous DEVEZ utiliser les noms de colonnes d'origine de la base de données (noms techniques comme `EBELN`, `EBELP`, `AEDAT`), PAS les noms affichés ou descriptions (comme "Purchasing Document", "Item", "Created On").

Pourquoi c'est important :

Les noms affichés varient selon la langue et la configuration SAP
Les noms techniques sont cohérents sur tous les systèmes SAP
Les jointures de tables sont impossibles sans noms techniques correspondants - par exemple, joindre EKKO (en-têtes) à EKPO (articles) nécessite que les deux fichiers aient EBELN comme nom de colonne
La transformation des données dans mindzie repose sur les noms standards SAP

Comment s'assurer des noms techniques dans SE16N :

Allez dans Paramètres -> Affichage
Décochez "Descriptions des colonnes" ou "Afficher les descriptions"
Vérifiez que la ligne d’en-tête exportée affiche des noms comme EBELN|BUKRS|BSTYP|AEDAT et non Purchasing Doc|Company Code|Doc Type|Created On

En-tête correct (noms techniques)	En-tête incorrect (noms affichés)
`EBELN\\|BUKRS\\|BSTYP\\|AEDAT`	`Purchasing Doc\\|Company Code\\|Doc Type\\|Created On`

Si vous exportez avec les noms affichés, les données ne pourront pas être traitées et vous devrez ré-extraire.

Avant de commencer

Vérifiez vos accès

Avant de débuter, assurez-vous d'avoir :

SAP GUI installé et configuré
Identifiants SAP valides
Accès en lecture aux tables requises (votre équipe IT peut le vérifier)
Espace disque local suffisant pour les fichiers exportés
La liste des tables à extraire (fournie par mindzie)

Comprenez vos besoins en données

Consultez le document des exigences d'extraction fourni par mindzie. Il précise :

Quelles tables extraire (ex. : EKKO, EKPO, BKPF, BSEG)
Périodes de dates nécessaires
Filtres spécifiques à appliquer
Volumes de données prévus

Planifiez votre extraction

Volume de données	Approche recommandée
< 100 000 lignes	Export direct via SE16N
100 000 - 500 000 lignes	Export avec filtres de date, traitement par lots si nécessaire
> 500 000 lignes	Traitement en arrière-plan ou par lots sur plages de dates

Codes de transaction pour l’export des données

SAP propose plusieurs transactions pour consulter et exporter les données des tables :

Transaction	Nom	Usage recommandé
SE16N	Affichage général des tables	La plupart des extractions (recommandé)
SE16	Navigateur de données	Export simple d’une seule table
SQVI	QuickViewer	Jointure de plusieurs tables
SE37	Générateur de fonctions	RFC_READ_TABLE (programmation)

Recommandation : Utilisez SE16N pour la majorité des extractions. Il offre le meilleur compromis entre fonctionnalités et simplicité.

Méthode 1 : Export SE16N (Recommandé)

SE16N (Affichage général des tables) est la méthode privilégiée pour extraire les données dans SAP.

Étape 1 : Accéder à SE16N

Connectez-vous à SAP GUI
Dans le champ commande (en haut à gauche), tapez : SE16N
Appuyez sur Entrée

Étape 2 : Saisir le nom de la table

Dans le champ "Table", saisissez le nom de la table (ex. : EKKO)
Appuyez sur Entrée ou cliquez sur le bouton Exécuter

Étape 3 : Configurez les paramètres d'affichage (Important !)

Avant d’exécuter, ajustez les paramètres pour extraire toutes les données :

Allez dans le menu : Paramètres -> Affichage
Réglez "Nombre maximum de résultats" sur une valeur élevée (ex. : 999999999)
Réglez "Largeur de la liste" à 1023 (maximum) pour capturer toutes les colonnes

Alternativement, utilisez le bouton Paramètres dans la barre d’outils.

Paramétrage critique :

Nombre maximum de résultats : 999999999
Largeur de la liste : 1023

Étape 4 : Sélectionner les champs à afficher

Cliquez sur le bouton Champs ou allez dans Édition -> Champs
Sélectionnez tous les champs nécessaires (ou cliquez sur Sélectionner tout pour extraction complète)
Validez avec Entrée

Astuce : Pour le process mining, sélectionnez TOUS les champs sauf indication contraire. mindzie filtrera ensuite ce qui est nécessaire.

Étape 5 : Appliquer des filtres (si requis)

Si l'extraction nécessite un filtre sur les dates :

Trouvez le champ date (ex. : AEDAT, ERDAT, BUDAT)
Saisissez la plage de dates au format : YYYYMMDD

Exemple de filtre pour données 2023-2024 :
AEDAT : [20230101] à [20241231]

Étape 6 : Exécuter la requête

Pressez F8 ou cliquez sur le bouton Exécuter
Patientez jusqu'à l’affichage des résultats (peut prendre du temps pour les grosses tables)

Étape 7 : Exporter vers feuille de calcul/CSV

Option A : Utiliser l’icône d’export

Repérez l’icône Téléchargement (flèche vers le bas dans un bac) dans la barre d'outils
Cliquez pour ouvrir les options d'export
Sélectionnez Feuille de calcul

Option B : Raccourci clavier

Pressez Shift + F8 ou Ctrl + Shift + F7
Choisissez l’option Feuille de calcul

Option C : Via le menu

Allez dans : Liste -> Exporter -> Feuille de calcul
Ou : Système -> Liste -> Enregistrer -> Fichier local

Étape 8 : Choisir le format d’export

Lorsque la fenêtre de sélection de format apparaît :

Format	Extension	Usage conseillé
Texte avec tabulations	.txt	Idéal pour gros volumes - recommandé pour mindzie
Feuille de calcul (XLSX)	.xlsx	Données plus petites, compatibilité Excel
Non converti	.txt	Données brutes, préserve tout le formatage

Pour mindzie : sélectionnez "Texte avec tabulations" ou "Non converti"

Étape 9 : Enregistrez le fichier

Choisissez un emplacement local pour sauvegarder
Utilisez la convention de nommage : TableName_YYYYMMDD.txt
- Ex. : EKKO_20240315.txt
Cliquez sur Enregistrer

Étape 10 : Vérifiez l’export

Ouvrez le fichier dans un éditeur texte (Notepad++, VS Code - PAS Excel)
Vérifiez :
- Présence de la ligne d’en-tête
- Données complètes
- Absence de colonnes tronquées
- Nombre de lignes conforme aux attentes

Méthode 2 : Export SE16 (Alternative)

SE16 (Navigateur de données) est plus simple mais présente davantage de limitations.

Processus étape par étape

Tapez la transaction : SE16
Saisissez le nom de la table et appuyez sur Entrée
Paramétrez les critères de sélection (dates, filtres)
Important : modifiez "Largeur de la liste en sortie" à 1023
Cliquez sur Exécuter (F8)
Exportez via : Édition -> Télécharger -> Feuille de calcul

Limites de SE16

Largeur maximale de 1024 caractères (peut tronquer les tables larges)
Limitation inférieure du nombre de lignes par rapport à SE16N
Peut impacter les performances système avec les grosses tables

Méthode 3 : SQVI Quick View (Pour requêtes complexes)

Utilisez SQVI lorsque vous devez joindre plusieurs tables ou créer des requêtes personnalisées.

Quand utiliser SQVI

Pour joindre des données de base avec des données de transaction
Pour créer des sélections personnalisées de champs
Pour appliquer une logique de filtre complexe

Processus basique SQVI

Tapez la transaction : SQVI
Créez un nouveau QuickView
Sélectionnez la table de base et les tables jointes
Définissez les champs et filtres
Exécutez et exportez les résultats

Note : SQVI nécessite des connaissances SAP plus avancées. Contactez votre équipe SAP Basis ou le support mindzie si besoin d’aide pour des requêtes complexes.

Options de formats d’export

Formats disponibles dans SAP

Format	Description	Avantages	Inconvénients
Non converti	Texte brut, délimité par pipe	Très rapide, préserve toutes les données	Nécessite conversion
Texte avec tabulations	Valeurs séparées par tabulation	Bon pour gros fichiers	Gestion des tabulations dans Excel
Feuille de calcul	Format Excel (XLS/XLSX)	Ouvre directement dans Excel	Limites de lignes, problèmes de formatage
Rich Text	Format RTF	Préserve le formatage	Très lent, fichiers volumineux
HTML	Format web	Consultable dans navigateur	Pas adapté à l’analyse

Format recommandé pour mindzie

Choix principal : Texte avec tabulations (.txt)

Fonctionne pour toutes tailles de données
Pas de limite sur le nombre de lignes
Préserve l’intégrité des données

Alternatif : Non converti (.txt)

Idéal pour très gros volumes
Utilise le délimiteur pipe (|)
Nécessite de spécifier le délimiteur à l’ouverture

Conversion tabulations vers CSV

Si un vrai format CSV est nécessaire :

Ouvrez le fichier .txt dans Excel :
- Fichier -> Ouvrir -> Sélectionnez le fichier .txt
- Choisissez "Délimité" dans l’assistant
- Sélectionnez "Tabulation" comme délimiteur
- Terminez l’assistant
Enregistrez en CSV :
- Fichier -> Enregistrer sous
- Choisissez "CSV (séparé par des virgules)"
- Utilisez l’encodage UTF-8 si disponible

Ou utilisez un éditeur texte pour remplacer les tabulations par des virgules.

Gestion des gros volumes de données

Signes indiquant un gros volume

Requête de plus de 5 minutes
SAP affiche un avertissement "Nombre maximal atteint"
Échec ou dépassement de temps d’export
Taille du fichier dépasse 500 Mo

Stratégie 1 : Extraction par lots par plages de dates

Divisez l’extraction par plages de dates :

Lot 1 : AEDAT 20230101 à 20230630 -> EKKO_2023H1.txt
Lot 2 : AEDAT 20230701 à 20231231 -> EKKO_2023H2.txt
Lot 3 : AEDAT 20240101 à 20240630 -> EKKO_2024H1.txt

Puis combinez les fichiers (en gardant une seule ligne d’en-tête).

Stratégie 2 : Traitement en arrière-plan (SE16)

Pour les très grandes tables :

Dans SE16, paramétrez les critères de sélection
Allez dans : Programme -> Exécuter en arrière-plan (ou appuyez sur F9)
Dans la boîte d’impression en arrière-plan :
- Décochez "Imprimer immédiatement"
- Décochez "Supprimer après sortie"
Enregistrez le travail comme "Immédiat"
Suivez la tâche dans la transaction SM37
Une fois terminé, accédez à la sortie spool et sauvegardez localement :
- Système -> Liste -> Enregistrer -> Fichier local

Stratégie 3 : Réduction des champs

Si vous n’avez pas besoin de toutes les colonnes :

Sélectionnez uniquement les champs nécessaires au lieu de "Tout sélectionner"
Concentrez-vous sur les champs listés dans les exigences d’extraction
Cela réduit la taille du fichier et le temps d’export

Stratégie 4 : Filtrage par code société / usine

Si applicable, filtrez par unités organisationnelles :

BUKRS (Société) : [1000]
WERKS (Usine) : [P001]

Exportez unité par unité et combinez.

Exigences de format CSV pour mindzie

Spécifications du fichier

Exigence	Valeur
Encodage	UTF-8
Délimiteur	Virgule (,) ou Tabulation ou Pipe (\|)
Qualificateur de texte	Guillemets doubles (")
Ligne d’en-tête	Obligatoire - première ligne
Format date	YYYYMMDD ou YYYY-MM-DD
Format heure	HHMMSS ou HH:MM:SS

Convention de nommage des fichiers

TableName_YYYYMMDD.csv

Exemples :

EKKO_20240315.csv
BKPF_20240315.csv
CDPOS_20240315.csv

Gestion des caractères spéciaux

SAP peut exporter des caractères spéciaux nécessitant une attention :

Caractère	Problème	Solution
Virgules dans le texte	Rompt la structure CSV	Assurez-vous que le texte est entre guillemets
Retours à la ligne	Crée de fausses lignes	Remplacez par des espaces
Umlauts allemands	Problèmes d'encodage	Utilisez l'encodage UTF-8
Symboles monétaires	Problèmes d'affichage	Laissez tels quels, mindzie gère

Problèmes courants et solutions

Problème : "Nombre maximum d'entrées atteint"

Cause : Limite par défaut sur le nombre de lignes

Solution :

Allez dans Paramètres -> Paramètres utilisateur
Augmentez le "Nombre maximum de hits"
Ou appliquez un filtre sur les dates pour réduire les données

Problème : Colonnes tronquées

Cause : Largeur de liste trop faible

Solution :

Avant d'exécuter, définissez la "Largeur de la liste en sortie" à 1023
Ou préférez SE16N plutôt que SE16

Problème : Export trop lent ou dépassement de temps

Cause : Trop de données pour traitement en ligne

Solution :

Utilisez le traitement en arrière-plan (Stratégie 2 ci-dessus)
Divisez par plages de dates
Filtrez par unités organisationnelles

Problème : Fichier ouvert incorrectement dans Excel

Cause : Auto-formatage d’Excel

Solution :

Ne double-cliquez pas pour ouvrir
Utilisez Fichier -> Ouvrir -> Assistant d’import de texte
Spécifiez le bon délimiteur
Définissez les colonnes date en type "Texte" pour préserver le format

Problème : Champs temps manquants dans CDPOS/CDHDR

Cause : Champ UTIME non extrait

Solution :

Vérifiez que UTIME est sélectionné parmi les champs
Confirmez qu’il est rempli dans la table source
Contactez SAP Basis si le champ est vide

Problème : Erreur "Pas d'autorisation"

Cause : Absence d'accès en lecture aux tables

Solution :

Contactez votre équipe sécurité SAP
Demandez les droits lecture sur les tables spécifiques
Fournissez la liste des tables des exigences d’extraction

Problème : Caractères spéciaux affichés en "?"

Cause : Mauvais encodage de caractères

Solution :

Exportez en format "Non converti"
Ouvrez avec encodage UTF-8
Vérifiez les paramètres de page de code dans SAP GUI

Checklist de validation

Avant d’envoyer les fichiers à mindzie, vérifiez :

Structure du fichier

Ligne d’en-tête présente avec noms de colonnes
Délimiteur constant dans tout le fichier
Pas de lignes vides au milieu des données
Le fichier s’ouvre correctement dans un éditeur texte

Exhaustivité des données

Toutes les colonnes requises sont présentes
Les champs date/heure sont remplis (non vides)
Nombre de lignes conforme au volume attendu
La plage de dates couvre la période demandée

Conformité du format

Encodage du fichier en UTF-8
Format de date cohérent (YYYYMMDD)
Pas de colonnes tronquées
Caractères spéciaux bien préservés

Livraison du fichier

Nommage conforme à la convention
Fichiers compressés si > 50 Mo
Méthode de transfert sécurisée utilisée
Date d’extraction documentée

Référence rapide

Export SE16N - Étapes rapides

1. Transaction : SE16N
2. Saisir nom de table
3. Max Hits : 999999999
4. Largeur Liste : 1023
5. Sélectionner champs (ou Tout sélectionner)
6. Appliquer filtres date si besoin
7. Exécuter (F8)
8. Export : Shift+F8 -> Feuille de calcul -> Texte avec tabulations
9. Enregistrer sous : TableName_YYYYMMDD.txt

Raccourcis clavier

Raccourci	Action
F8	Exécuter la requête
Shift + F8	Exporter vers feuille de calcul
Ctrl + Shift + F7	Export (alternative)
Ctrl + Y	Mode sélection pour copier
Ctrl + C	Copier données sélectionnées

Noms de tables courants

Table	Description	Taille typique
EKKO	En-têtes commandes d'achat	Moyenne
EKPO	Articles commandes d'achat	Grande
EBAN	Demandes d'achat	Moyenne
BKPF	En-têtes documents comptables	Grande
BSEG	Lignes documents comptables	Très grande
CDHDR	En-têtes documents de modification	Grande
CDPOS	Lignes documents de modification	Très grande
LFA1	Fournisseur (maître)	Petite
MARA	Article (maître)	Moyenne

Exemple de workflow d’extraction

Exemple : Extraction EKKO (en-têtes commandes d’achat)

Objectif : Extraire 2 ans de données d’en-têtes de commandes

Étapes :

Connexion à SAP GUI
Ouvrir SE16N
- Tapez SE16N dans le champ commande, appuyez sur Entrée
Saisir table
- Table : EKKO
- Appuyez sur Entrée
Configurer paramètres
- Paramètres -> Affichage
- Max Hits : 999999999
- Largeur liste : 1023
Définir filtre date
- Champ : AEDAT (date de création)
- De : 20230101
- À : 20241231
Sélectionner champs
- Cliquez sur "Champs"
- Cliquez sur "Sélectionner tout"
- Validez
Exécuter
- Appuyez sur F8
- Patientez (1-5 minutes selon volume)
Vérifier résultats
- Contrôlez le nombre de lignes en barre d’état
- Faites défiler pour vérifier toutes les colonnes visibles
Exporter
- Appuyez sur Shift + F8
- Choisissez "Feuille de calcul"
- Sélectionnez "Texte avec tabulations"
- Enregistrez sous : EKKO_20240315.txt
Valider
- Ouvrez dans Notepad++
- Vérifiez la ligne d’en-tête
- Contrôlez les premières et dernières lignes
- Assurez-vous de l’absence de troncature

Assistance

Si vous rencontrez des problèmes non couverts par ce guide :

Notez le message d'erreur exact
Enregistrez la table et la transaction utilisées
Documentez les étapes suivies
Contactez le support mindzie avec ces informations

Ressources utiles

Articles Communautaires SAP :