Construcción de Reglas de Conformidad para el Cumplimiento de Procesos

Resumen

La verificación de conformidad es un componente crítico de la minería de procesos que ayuda a las organizaciones a identificar cuándo la ejecución real de su proceso se desvía del comportamiento esperado o deseado. mindzie studio utiliza conformidad basada en reglas para señalar violaciones del proceso, permitiéndote monitorear el cumplimiento, identificar excepciones y hacer cumplir estándares de proceso en toda tu organización.

Esta guía te guía a través de la creación e implementación de reglas de conformidad en mindzie studio, incluyendo cómo identificar actividades no deseadas, establecer niveles de severidad, detectar pasos faltantes, señalar violaciones en el orden de actividades y aplicar estas reglas a tu conjunto de datos enriquecido.

¿Qué es la Conformidad Basada en Reglas?

La conformidad basada en reglas en mindzie studio te permite definir condiciones específicas que representan comportamientos de proceso deseados o no deseados. A diferencia de la conformidad basada en modelos (que compara la ejecución con un modelo de proceso idealizado), la conformidad basada en reglas te permite crear verificaciones específicas para preocupaciones particulares de cumplimiento.

Con la conformidad basada en reglas, puedes:

  • Señalar actividades no deseadas que no deberían ocurrir en un proceso bien ejecutado
  • Identificar actividades obligatorias que deben aparecer en cada caso
  • Detectar orden incorrecto de actividades cuando los pasos ocurren en una secuencia equivocada
  • Señalar actividades repetidas que indican reprocesos o ineficiencias
  • Establecer niveles de severidad para priorizar problemas de cumplimiento (bajo, medio, alto)

Estas reglas de conformidad se convierten en enriquecimientos que se añaden a tu conjunto de datos, creando nuevos atributos que puedes usar para análisis, filtrado y métricas en dashboards.

Requisitos Previos

Antes de crear reglas de conformidad, deberías contar con:

  • Un proyecto en mindzie studio con datos ya cargados
  • Familiaridad con el motor de enriquecimiento de registros
  • Entendimiento de las actividades de tu proceso y flujo de trabajo esperado
  • Conocimiento de qué comportamientos del proceso representan violaciones de cumplimiento

Accediendo a las Herramientas de Enriquecimiento de Conformidad

Las reglas de conformidad se crean dentro de la sección de enriquecimiento de registros de mindzie studio.

Paso 1: Navegar a Enriquecimiento de Registros

  1. Abre tu proyecto en mindzie studio
  2. Haz clic en Enrichments en la navegación principal
  3. Verás los notebooks de enriquecimiento existentes en la barra lateral izquierda

Paso 2: Crear o Usar un Notebook de Conformidad

Para mantener la organización, es útil agrupar las reglas de conformidad juntas:

  1. Crea un nuevo notebook de enriquecimiento llamado "Conformance" (o usa uno existente)
  2. Este notebook contendrá todos tus bloques de reglas de conformidad
  3. Haz clic en Add New para empezar a agregar enriquecimientos de conformidad

Biblioteca de Enriquecimiento de Conformidad

La biblioteca de enriquecimiento muestra varios tipos de enriquecimientos que puedes añadir. Busca opciones relacionadas con conformidad.

Creando Reglas para Actividades No Deseadas

Las actividades no deseadas son pasos del proceso que indican problemas, excepciones o desviaciones del flujo ideal. Ejemplos comunes incluyen manejo de excepciones, reprocesos, ciclos de retrabajo o intervenciones manuales.

Paso 1: Seleccionar Enriquecimiento de Actividad No Deseada

  1. Haz clic en Add New en tu notebook de conformidad
  2. Busca o navega hasta Undesired Activity en la biblioteca de enriquecimiento
  3. Selecciónalo para abrir el diálogo de configuración

Paso 2: Configurar la Regla

Diálogo de Actividad No Deseada de Conformidad

En el diálogo de configuración, deberás especificar:

Título: Dale un nombre descriptivo a la regla (por ejemplo, "Manejo de Excepciones", "Reprocesar Solicitud")

Descripción (opcional): Añade contexto sobre por qué esta actividad es no deseada

Nombre del Grupo de Reglas: Esto categoriza la regla (por defecto es "Activity performed")

Severidad: Escoge el nivel de severidad para esta violación:

  • Bajo: Problemas menores que deben ser monitoreados pero no son críticos
  • Medio: Violaciones notables que requieren atención
  • Alto: Problemas críticos de cumplimiento que demandan acción inmediata

Valores del Atributo de Actividad: Selecciona cuáles actividades de tu proceso deben ser señaladas como no deseadas. El diálogo muestra todas las actividades disponibles en tu conjunto de datos con conteos de casos y porcentajes.

Paso 3: Seleccionar Actividades No Deseadas

De la lista de actividades, selecciona las que representan comportamiento no deseado. Por ejemplo:

  • Manejo de Excepciones / Documentación Faltante
  • Reprocesar Solicitud
  • Anulación Manual
  • Manejo de Excepciones
  • Requiere Retrabajo

Puedes seleccionar múltiples actividades si todas representan el mismo tipo de problema de conformidad.

Paso 4: Establecer Nivel de Severidad

Escoge un nivel de severidad apropiado según el impacto en el negocio:

  • Alto: Actividades que representan violaciones serias de cumplimiento (p. ej., pasos de aprobación omitidos, violaciones regulatorias)
  • Medio: Actividades que indican ineficiencias o problemas de calidad (p. ej., manejo de excepciones, reprocesos)
  • Bajo: Actividades que son indeseables pero no críticas (p. ej., retrabajos menores)

Paso 5: Crear la Regla

Haz clic en Create para añadir el bloque de regla de conformidad a tu notebook.

Enriquecimiento de Conformidad Completado

Ahora verás un nuevo bloque en tu notebook de conformidad etiquetado como "Manejo de Excepciones" (o como lo hayas nombrado). El bloque muestra la configuración y está listo para ser calculado.

Tipos Adicionales de Reglas de Conformidad

mindzie studio soporta varios otros tipos de reglas de conformidad además de actividades no deseadas:

Actividades Obligatorias

Usa este tipo de regla para identificar casos donde faltan actividades requeridas.

Casos de uso:

  • Asegurar que todos los casos incluyan pasos de aprobación
  • Verificar que se realizaron revisiones de documentación requeridas
  • Confirmar que se completaron actividades de cumplimiento

Configuración:

  • Selecciona qué actividades deben aparecer en cada caso
  • Establece el nivel de severidad para actividades obligatorias faltantes
  • Los casos sin estas actividades serán señalados

Orden Incorrecto de Actividades

Detecta cuando las actividades ocurren en una secuencia incorrecta.

Casos de uso:

  • Señalar aprobaciones que se hacen antes de las revisiones
  • Identificar pagos procesados antes de la autorización
  • Detectar pasos que saltan predecesores requeridos

Configuración:

  • Define la secuencia esperada de actividades
  • Especifica qué violaciones de orden flaggear
  • Establece severidad según el impacto en el cumplimiento

Actividades Repetidas

Identifica casos donde las actividades ocurren más de una vez, indicando retrabajo o ciclos.

Casos de uso:

  • Detectar retrabajos y problemas de calidad
  • Identificar bucles ineficientes en el proceso
  • Señalar aprobaciones o revisiones repetidas

Configuración:

  • Selecciona actividades que deberían ocurrir solo una vez
  • Establece umbral de repeticiones que activan la señalización
  • Asigna nivel de severidad

Calculando los Enriquecimientos de Conformidad

Después de crear tus reglas de conformidad, debes ejecutar la canalización de datos para aplicarlas a tu conjunto de datos.

Paso 1: Calcular Enriquecimientos

  1. Haz clic en el botón Calculate Enrichments en la parte superior de la sección de enriquecimiento
  2. mindzie ejecutará la canalización de datos y aplicará todas las reglas de conformidad
  3. Este proceso toma tu conjunto de datos original y crea un conjunto enriquecido con nuevos atributos de conformidad

Paso 2: Esperar el Procesamiento

El tiempo de cálculo depende del tamaño de tu conjunto de datos. Verás un indicador de carga mientras se procesa el enriquecimiento.

Conjunto de Datos Enriquecido con Conformidad

Paso 3: Verificar que el Enriquecimiento Finalizó

Una vez completado el procesamiento, tu conjunto de datos enriquecido se actualizará con nuevos atributos de conformidad que puedes usar en análisis y dashboards.

Visualizando Atributos de Conformidad en tu Conjunto de Datos

Después de calcular los enriquecimientos de conformidad, se añaden nuevos atributos a tu conjunto de datos enriquecido.

Accediendo a la Vista General de Datos

  1. Haz clic en Datasets en la navegación principal
  2. Selecciona tu conjunto de datos enriquecido (no el original)
  3. Haz clic en la pestaña Overview

Encontrando Atributos de Conformidad

Desplázate por la lista de atributos para encontrar tus enriquecimientos de conformidad. Normalmente aparecen con íconos especiales que indican que son atributos enriquecidos creados por mindzie.

Busca atributos con nombres que coincidan con tus reglas de conformidad:

  • Conformance Issue - Un indicador que señala si ocurrió alguna violación de conformidad
  • Compliance Flag - Indicadores específicos para cada tipo de regla
  • Nombres individuales de reglas (por ejemplo, "Manejo de Excepciones", "Aprobación Faltante")

Ahora puedes usar estos atributos en:

  • Filtros para aislar violaciones de conformidad
  • Calculadoras para contar o analizar violaciones
  • Dashboards para mostrar métricas de cumplimiento
  • Análisis de causa raíz para identificar factores que contribuyen a violaciones

Usando Atributos de Conformidad en el Análisis

Una vez creados los atributos de conformidad, puedes aprovecharlos a lo largo de mindzie studio:

Crear Dashboards de Cumplimiento

  • Añade KPIs mostrando el porcentaje de casos con problemas de conformidad
  • Muestra gráficos de tendencia que reflejen conformidad a lo largo del tiempo
  • Desglosa violaciones por nivel de severidad
  • Muestra las principales incidencias de conformidad por frecuencia

Filtrar Casos para Investigación

  • Usa filtros para mostrar sólo casos con violaciones de alta severidad
  • Aísla casos con problemas específicos de conformidad
  • Analiza mapas de proceso filtrados por violaciones de conformidad
  • Exporta listas de casos no conformes para su remediación

Realizar Análisis de Causa Raíz

  • Investiga qué factores se correlacionan con violaciones de conformidad
  • Identifica departamentos, recursos o tipos de casos con tasas más altas de violación
  • Comprende factores ambientales que contribuyen al incumplimiento

Monitorear Cumplimiento Continuo

  • Configura dashboards para monitoreo continuo
  • Rastrea métricas de cumplimiento a medida que se cargan nuevos datos
  • Alerta a partes interesadas cuando las tasas de violación superen umbrales

Mejores Prácticas para Reglas de Conformidad

Comienza con Reglas de Alto Impacto

Enfócate primero en reglas de conformidad que aborden las preocupaciones de cumplimiento o riesgos de negocio más críticos. Siempre puedes añadir reglas más detalladas después.

Usa Niveles de Severidad Apropiados

  • Alto: Reservar para violaciones serias de cumplimiento, problemas regulatorios o actividades de alto riesgo
  • Medio: Usar para problemas de calidad, ineficiencias o desviaciones que requieren atención
  • Bajo: Aplicar a problemas menores que deben ser monitoreados pero no son urgentes

Organiza las Reglas en Notebooks

Crea notebooks de enriquecimiento separados para diferentes tipos de conformidad:

  • Reglas de cumplimiento regulatorio
  • Reglas de control de calidad
  • Reglas de eficiencia y rendimiento
  • Reglas de políticas de negocio

Documenta Tus Reglas

Usa el campo de descripción para explicar por qué una actividad es no deseada o por qué se creó una regla. Esto ayuda a otros analistas a entender el marco de cumplimiento.

Revisa y Ajusta las Reglas Regularmente

A medida que tu proceso evoluciona, revisa las reglas de conformidad para asegurar que sigan siendo relevantes:

  • Elimina reglas que ya no apliquen
  • Actualiza niveles de severidad según prioridades de negocio cambiantes
  • Añade nuevas reglas conforme surjan nuevos requerimientos de cumplimiento

Combina Múltiples Tipos de Reglas

Usa una combinación de actividades no deseadas, actividades obligatorias y reglas de orden incorrecto para crear una monitorización de cumplimiento integral.

Casos Comunes de Uso

Cumplimiento en Servicios Financieros

  • Señalar falta de verificaciones KYC (Conoce a tu Cliente)
  • Detectar aprobaciones no autorizadas
  • Identificar revisiones anti-lavado de dinero faltantes
  • Rastrear excepciones en procedimientos estándar

Cumplimiento en Procesos de Salud

  • Asegurar actividades requeridas de consentimiento del paciente
  • Señalar pasos de documentación faltantes
  • Detectar actividades de tratamiento fuera de secuencia
  • Monitorear cumplimiento con protocolos clínicos

Control de Calidad en Manufactura

  • Identificar pasos de inspección omitidos
  • Señalar actividades de retrabajo y reprocesamientos
  • Detectar controles de calidad faltantes
  • Monitorear desviaciones de procedimientos operativos estándar

Procesos de Pedido a Cobro

  • Asegurar verificaciones de crédito antes del cumplimiento
  • Señalar envíos sin autorización adecuada
  • Detectar aprobaciones de facturas faltantes
  • Identificar manejo de excepciones en procesamiento de pagos

Solución de Problemas

Atributos de Conformidad que No Aparecen

Si tus atributos de conformidad no aparecen después del cálculo:

  • Verifica que hayas hecho clic en "Calculate Enrichments" después de crear reglas
  • Comprueba que el cálculo terminó exitosamente (sin mensajes de error)
  • Asegúrate de estar viendo el conjunto de datos enriquecido, no el original
  • Actualiza la página de vista general de datos

Todos los Casos Señalados como Violaciones

Si cada caso muestra violaciones de conformidad:

  • Revisa la configuración de tus reglas para asegurar que la lógica es correcta
  • Verifica que seleccionaste las actividades correctas
  • Confirma que el tipo de regla coincide con tu intención (p.ej., obligatoria vs. no deseada)

Reglas que No Detectan Violaciones Esperadas

Si violaciones conocidas no están siendo señaladas:

  • Confirma que los nombres de actividades coincidan exactamente (sensible a mayúsculas)
  • Revisa que el nivel de severidad esté apropiadamente configurado
  • Verifica que el cálculo del enriquecimiento haya finalizado
  • Prueba con una regla sencilla primero para confirmar que el sistema funciona

Próximos Pasos

Después de crear reglas de conformidad, puedes:

  • Crear dashboards de cumplimiento mostrando métricas de conformidad para diferentes roles de usuario
  • Construir notebooks de análisis que investiguen causas raíz de violaciones de conformidad
  • Configurar filtros para aislar y examinar casos no conformes
  • Publicar KPIs mostrando tendencias de conformidad en dashboards ejecutivos
  • Combinar con métricas de rendimiento para entender la relación entre cumplimiento y eficiencia

Temas Relacionados

  • Dominando el Motor de Enriquecimiento de Registros - Aprende sobre otros tipos de enriquecimientos que puedes crear
  • Creando Análisis con Filtros y Calculadoras - Usa atributos de conformidad en tu análisis
  • Publicando Métricas desde Notebooks a Dashboards - Muestra KPIs de conformidad a usuarios finales
  • Trabajando con Análisis de Causa Raíz - Investiga factores que contribuyen a violaciones de conformidad

Las reglas de conformidad son herramientas poderosas para asegurar que tus procesos operen dentro de los parámetros esperados. Al señalar sistemáticamente las desviaciones, puedes mantener la calidad del proceso, asegurar el cumplimiento regulatorio y fomentar la mejora continua en toda tu organización.