Eliminar Actividades Repetidas

Visión General

La mejora Eliminar Actividades Repetidas simplifica su proceso consolidando actividades duplicadas consecutivas en ocurrencias únicas, mientras preserva información importante sobre cuántas veces se repitió cada actividad. Esta potente herramienta de limpieza de datos es esencial para analizar procesos donde la misma actividad puede ejecutarse múltiples veces seguidas, ya sea debido al comportamiento del sistema, acciones de los usuarios o diseño del proceso.

Cuando las actividades se repiten consecutivamente en un caso, pueden ocultar el flujo real del proceso y dificultar la identificación de patrones significativos. Esta mejora elimina el ruido colapsando las actividades repetidas mientras crea un atributo contador que rastrea cuántas veces ocurrió la actividad. También puede optar por preservar valores de atributos a nivel de evento de las actividades repetidas concatenándolos, garantizando que no se pierda información crítica durante la consolidación.

La mejora ofrece dos modos de operación: repetición consecutiva estricta (donde las actividades deben seguirse directamente) o repetición flexible (donde se colapsan todas las instancias de una actividad independientemente de las actividades intermedias). Esta flexibilidad le permite adaptar la mejora a sus necesidades específicas de análisis de procesos.

Usos Comunes

  • Simplificar flujos de proceso eliminando patrones de titubeo causados por lógica automatizada de reintentos
  • Limpiar registros de eventos donde los usuarios hacen clic repetidamente en botones o refrescan páginas
  • Consolidar actividades de sondeo o verificación de estado que ocurren consecutivamente
  • Reducir la complejidad del proceso al analizar actividades de monitoreo de alta frecuencia
  • Preparar datos para el descubrimiento de procesos eliminando ruido repetitivo
  • Rastrear cuántas veces se repitieron actividades antes de avanzar al siguiente paso
  • Preservar valores de atributos de actividades repetidas mediante concatenación para auditorías

Configuración

Nombre de la Actividad: Seleccione la actividad que desea consolidar cuando se repita consecutivamente. La mejora identificará todas las instancias donde esta actividad ocurra múltiples veces y las colapsará en un solo evento. Elija actividades que se sabe que se repiten en su proceso, tales como intentos de reintento, verificaciones de estado o interacciones de usuario.

Nombre de la Columna Contadora: Especifique el nombre del nuevo atributo que almacenará el conteo de cuántas veces se repitió la actividad. Este atributo se llena automáticamente con el número de ocurrencias consecutivas que fueron consolidadas. El patrón de nombre predeterminado es "[Activity Name]_Count", pero puede personalizarlo para que coincida con las convenciones de nombres de su organización. Por ejemplo, si está eliminando actividades repetidas de "Payment Retry", podría nombrarlo "Payment_Retry_Attempts".

Concatenar Atributos (Opcional): Seleccione uno o más atributos de cadena a nivel de evento cuyos valores desea preservar de las actividades repetidas. Cuando se colapsan múltiples instancias, los valores de estos atributos se concatenarán separados por comas. Esto es particularmente útil cuando cada repetición contiene información contextual diferente, como mensajes de error, marcas de tiempo o IDs de usuario. Solo están disponibles para concatenación atributos de tipo cadena, no calculados y no ocultos.

Debe Seguir Directamente: Controle cómo la mejora identifica actividades repetidas:

  • Habilitado (predeterminado): Solo elimina actividades que ocurren consecutivamente sin actividades intermedias. Por ejemplo, en la secuencia "A, B, B, B, C", colapsaría las tres B consecutivas en una sola. Este es el enfoque más común y conservador.
  • Deshabilitado: Elimina todas las instancias de la actividad seleccionada a lo largo del caso, manteniendo solo la primera ocurrencia sin importar si hay otras actividades entre medio. Por ejemplo, en la secuencia "A, B, C, B, D, B", mantendría solo la primera B y eliminaría las demás. Use este modo con precaución ya que cambia fundamentalmente el flujo del proceso.

Ejemplos

Ejemplo 1: Lógica de Reintento de Procesamiento de Pagos

Escenario: Una plataforma de comercio electrónico tiene lógica automática de reintento para el procesamiento de pagos. Cuando un pago falla por problemas de red o autorizaciones temporales de tarjeta, el sistema reintenta hasta 5 veces antes de desistir. Estos intentos de reintento saturan el mapa de procesos y dificultan visualizar el recorrido real del cliente.

Configuración:

  • Nombre de la Actividad: "Process Payment"
  • Nombre de la Columna Contadora: "Payment_Retry_Count"
  • Concatenar Atributos: "Error_Message", "Gateway_Response"
  • Debe Seguir Directamente: Habilitado

Salida: La mejora consolida intentos consecutivos de procesamiento de pago en una sola actividad "Process Payment" con contexto adicional:

  • Nuevo atributo: "Payment_Retry_Count" con valores como 1 (sin reintentos), 2 (un reintento), o 5 (cuatro reintentos)
  • Atributo de evento "Error_Message" contiene todos los mensajes de error concatenados: "Network timeout, Network timeout, Card declined"
  • Atributo de evento "Gateway_Response" contiene todas las respuestas: "503, 503, 402"

Transformación de un caso de muestra:

  • Antes: Process Payment (fallido) -> Process Payment (fallido) -> Process Payment (fallido) -> Process Payment (exitoso)
  • Después: Process Payment (exitoso) con Payment_Retry_Count = 4

Perspectivas: El negocio ahora puede analizar las tasas de éxito en pagos con mayor precisión viendo cuántos intentos de reintento fueron necesarios. Casos con altos conteos pueden señalar problemas de integración con pasarelas de pago o inconvenientes en periodos de alta demanda.

Ejemplo 2: Verificaciones de Estado en Servicio al Cliente

Escenario: Un sistema de tickets de servicio al cliente tiene un proceso automatizado que verifica el estado del ticket cada 5 minutos mientras espera respuesta del cliente. Estas verificaciones generan cientos de eventos en casos de larga duración, dificultando el análisis del proceso.

Configuración:

  • Nombre de la Actividad: "Check Ticket Status"
  • Nombre de la Columna Contadora: "Status_Check_Count"
  • Concatenar Atributos: (ninguno seleccionado)
  • Debe Seguir Directamente: Habilitado

Salida: Las actividades consecutivas de verificación de estado se consolidan en eventos únicos. Un caso con 50 verificaciones entre "Send Email to Customer" y "Customer Response Received" ahora muestra una sola actividad "Check Ticket Status" con Status_Check_Count = 50.

Perspectivas: Los analistas pueden ver el flujo real de interacción con el cliente sin el ruido de sondeos automatizados. El conteo de verificaciones muestra cuánto tiempo típicamente esperan los tickets por respuesta, pudiendo correlacionarse con tiempos de resolución y satisfacción del cliente.

Ejemplo 3: Reinspecciones de Control de Calidad en Manufactura

Escenario: En un proceso farmacéutico, fallas en inspecciones de calidad disparan reinspecciones inmediatas hasta 3 veces antes de rechazar el lote. La compañía desea rastrear cuántas reinspecciones ocurren manteniendo flujos de proceso limpios para análisis.

Configuración:

  • Nombre de la Actividad: "Quality Inspection"
  • Nombre de la Columna Contadora: "Inspection_Attempts"
  • Concatenar Atributos: "Inspector_ID", "Test_Results", "Failure_Reason"
  • Debe Seguir Directamente: Habilitado

Salida: Múltiples inspecciones consecutivas se consolidan con información de auditoría completa:

  • Inspection_Attempts: Número de veces que el lote fue inspeccionado (1-4)
  • Inspector_ID concatenado: "INSP_001, INSP_001, INSP_002" (indica si participaron inspectores diferentes)
  • Test_Results concatenado: "FAIL, FAIL, PASS" (muestra la progresión)
  • Failure_Reason concatenado: "pH out of range, pH out of range, " (indica las causas)

Perspectivas: La empresa puede analizar tasas de aprobación al primer intento (Inspection_Attempts = 1) frente a tasas de retrabajo (Inspection_Attempts > 1) manteniendo trazabilidad completa de quién inspeccionó y por qué fallaron los tests.

Ejemplo 4: Reasignación de Tickets en Soporte de TI

Escenario: Un servicio de helpdesk IT tiene problemas con tickets que se reasignan múltiples veces entre agentes antes de resolverse. Cada reasignación crea una actividad "Reassign Ticket", dificultando analizar los pasos reales de resolución.

Configuración:

  • Nombre de la Actividad: "Reassign Ticket"
  • Nombre de la Columna Contadora: "Reassignment_Count"
  • Concatenar Atributos: "Assigned_To", "Reassignment_Reason"
  • Debe Seguir Directamente: Habilitado

Salida: Múltiples reasignaciones consecutivas se consolidan:

  • Reassignment_Count: Número total de reasignaciones (indica rebotes de ticket)
  • Assigned_To concatenado: "Agent_A, Agent_B, Agent_C, Agent_D" (muestra la ruta de escalamiento)
  • Reassignment_Reason concatenado: "Wrong department, Requires senior agent, Requires system admin" (indica razones)

Perspectivas: Altos conteos de reasignación señalan mala asignación inicial o responsabilidades poco claras. Los nombres concatenados revelan patrones comunes de escalamiento, ayudando a optimizar reglas de distribución de tickets.

Ejemplo 5: Revisiones en Flujo de Aprobación de Documentos

Escenario: Un sistema de gestión documental permite a revisores devolver documentos para múltiples revisiones. La organización quiere rastrear ciclos de revisión manteniendo mapas de proceso enfocados en el flujo general de aprobación.

Configuración:

  • Nombre de la Actividad: "Request Revisions"
  • Nombre de la Columna Contadora: "Revision_Cycles"
  • Concatenar Atributos: "Reviewer_Comments"
  • Debe Seguir Directamente: Habilitado

Salida: Solicitudes de revisión consecutivas se consolidan:

  • Revision_Cycles: Número de veces que el documento fue devuelto (indicador de calidad)
  • Reviewer_Comments concatenados: "Fix formatting, Update references, Correct calculations" (historial completo de comentarios)

Perspectivas: Documentos que requieren muchos ciclos de revisión pueden indicar requerimientos poco claros o chequeos iniciales insuficientes. Los comentarios concatenados aportan una auditoría completa del proceso de revisión manteniendo el mapa de proceso limpio y analizable.

Salida

La mejora Eliminar Actividades Repetidas modifica su registro de eventos de dos formas significativas:

Reducción de Eventos: Las ocurrencias consecutivas de la actividad seleccionada se consolidan en un único evento. La mejora conserva la primera ocurrencia y oculta las repeticiones posteriores, reduciendo el número total de eventos en su conjunto de datos. Esta consolidación ocurre a nivel de caso, por lo que diferentes casos pueden tener diferentes cantidades de eventos removidos según sus patrones de repetición.

Nuevo Atributo Contador: Se crea un nuevo atributo entero a nivel de evento con el nombre especificado en "Count Column Name". Este atributo se llena en el evento consolidado con el número total de ocurrencias que se colapsaron juntas. Para eventos sin repetición, el valor es 1. Para eventos consolidados, el valor indica cuántas veces ocurrió la actividad consecutivamente (por ejemplo, 4 significa que la actividad sucedió 4 veces seguidas).

Valores de Atributos Concatenados: Si seleccionó atributos para concatenar, los valores de todos los eventos repetidos se combinan en una cadena única separada por comas y se almacenan en el evento consolidado. Esto preserva información contextual importante que puede variar entre repeticiones, como mensajes de error, IDs de usuario o marcas de tiempo. La concatenación ocurre en orden cronológico, para que pueda ver la progresión de valores a través de las repeticiones.

Impacto en la Vista del Proceso: Tras aplicar esta mejora, sus mapas y variantes de proceso mostrarán flujos simplificados sin los bucles repetitivos causados por actividades idénticas consecutivas. Casos que antes mostraban bucles como "A -> B -> B -> B -> C" ahora mostrarán "A -> B -> C", facilitando la identificación de la estructura central del proceso. Sin embargo, conserva la capacidad de analizar patrones de repetición usando el atributo contador en filtros y calculadores.

Casos de Uso para el Atributo Contador: El nuevo atributo contador puede utilizarse en:

  • Filtros: "Mostrar solo casos donde Payment_Retry_Count > 3" para encontrar problemas en procesamiento de pagos
  • Calculadores: Promediar o sumar el conteo entre casos para medir tasas generales de reintentos
  • Análisis de rendimiento: Correlacionar altos conteos con tiempos de procesamiento más largos
  • Métricas de calidad: Rastrear tasas de éxito al primer intento contando eventos donde count = 1
  • Visualizaciones: Crear histogramas que muestren la distribución de intentos de reintento

Integridad de los Datos: La mejora mantiene la integridad total de los datos preservando la información de la marca de tiempo (usa la marca de tiempo de la primera ocurrencia) y permitiendo la concatenación de valores importantes de atributos. Ningún dato se elimina permanentemente; en cambio, los eventos repetidos se marcan como ocultos y pueden mostrarse si se elimina la mejora.

Esta documentación es parte de la plataforma de minería de procesos mindzie Studio.