Añadir Actividad Para Plazo de Caso Perdido

Resumen

El enriquecimiento Añadir Actividad Para Plazo de Caso Perdido inserta automáticamente una nueva actividad en casos donde se ha incumplido un plazo. Esta potente herramienta de monitoreo de conformidad compara un atributo de fecha límite contra la marca temporal de una actividad de ejecución para detectar violaciones de plazo. Cuando la actividad de ejecución ocurre después del plazo (o cuando no existe actividad de ejecución y la fecha actual supera el plazo), el enriquecimiento crea un nuevo evento señalando el incumplimiento del plazo.

Este enriquecimiento es esencial para el monitoreo de plazos y el análisis de cumplimiento de SLA, permitiéndote rastrear violaciones de plazo como eventos de proceso distintos que pueden ser analizados, filtrados e informados como cualquier otra actividad en tu proceso.

Nota: Este enriquecimiento está disponible solo para administradores debido a su capacidad para modificar el registro de eventos insertando nuevos eventos.

Usos Comunes

  • Rastrear plazos de pago incumplidos en procesos de cuentas por pagar
  • Monitorear incumplimientos de SLA en flujos de trabajo de gestión de servicios
  • Identificar entregas atrasadas en procesos de cadena de suministro
  • Detectar plazos de aprobación no cumplidos en adquisiciones
  • Señalar renovaciones de contrato expiradas o plazos de cumplimiento
  • Marcar actividades de mantenimiento atrasadas en gestión de activos
  • Monitorear plazos de respuesta incumplidos en procesos de atención al cliente

Configuración

Atributo de Plazo: Selecciona el atributo del caso que contiene la fecha límite. Debe ser una columna de fecha o fecha y hora que representa cuando una actividad debería haberse completado. Ejemplos comunes incluyen "Fecha de Vencimiento", "Plazo SLA", "Fecha Esperada de Finalización" o "Fecha de Pago".

Nombre de Actividad de Ejecución: Especifica la actividad que representa el cumplimiento del plazo. Esta es la actividad que debería ocurrir antes del plazo para evitar una violación. Por ejemplo, "Pagar Factura" para plazos de pago, "Completar Entrega" para plazos de envío, o "Aprobar Solicitud" para plazos de aprobación.

Primera o Última: Elige si usar la primera o la última ocurrencia de la actividad de ejecución cuando los casos tengan múltiples ejecuciones:

  • Primera: Usar la ocurrencia más temprana de la actividad de ejecución
  • Última: Usar la ocurrencia más reciente de la actividad de ejecución (predeterminado)

Nueva Actividad: Define la actividad a insertar cuando se incumple un plazo. Configura el nombre de la actividad (ej., "Plazo Incumplido", "Violación SLA", "Pago Atrasado") y opcionalmente establece la posición de orden esperada para la visualización en el mapa de procesos.

Usar Fecha Actual: Cuando está habilitado, los casos sin actividad de ejecución se evalúan contra la fecha actual del sistema. Si la fecha actual supera el plazo, se crea un evento de plazo incumplido. Esto es útil para monitorear casos en curso que aún no se han completado pero ya han pasado su plazo.

Ejemplo

Monitoreo de Plazos en Cuentas por Pagar

Escenario: Quieres rastrear facturas que fueron pagadas después de su fecha de vencimiento, creando un evento visible para pagos tardíos.

Configuración:

  • Atributo de Plazo: "Due Date"
  • Nombre de Actividad de Ejecución: "Pay Invoice"
  • Primera o Última: Última
  • Nueva Actividad: "Due Date Missed"
  • Usar Fecha Actual: Sí

Antes: | Case ID | Activity | Timestamp | Due Date | |---------|----------|-----------|----------| | INV-001 | Receive Invoice | 2024-01-10 | 2024-01-25 | | INV-001 | Approve Invoice | 2024-01-15 | 2024-01-25 | | INV-001 | Pay Invoice | 2024-01-30 | 2024-01-25 |

Después: | Case ID | Activity | Timestamp | Due Date | |---------|----------|-----------|----------| | INV-001 | Receive Invoice | 2024-01-10 | 2024-01-25 | | INV-001 | Approve Invoice | 2024-01-15 | 2024-01-25 | | INV-001 | Due Date Missed | 2024-01-25 | 2024-01-25 | | INV-001 | Pay Invoice | 2024-01-30 | 2024-01-25 |

Perspectivas: La nueva actividad "Due Date Missed" se inserta en la fecha del plazo (25 de enero), haciéndola visible en los mapas de proceso y permitiendo filtrar pagos tardíos, calcular tasas de pago atrasado y analizar patrones en violaciones de plazos.

Monitoreo de Cumplimiento de SLA

Escenario: Un servicio de soporte necesita rastrear tickets que excedieron su SLA de resolución.

Configuración:

  • Atributo de Plazo: "SLA Resolution Deadline"
  • Nombre de Actividad de Ejecución: "Resolve Ticket"
  • Primera o Última: Primera
  • Nueva Actividad: "SLA Breached"
  • Usar Fecha Actual: Sí

Salida: Los tickets resueltos después de su plazo SLA tendrán un evento "SLA Breached" insertado en la marca temporal del plazo. Los tickets abiertos que han superado su plazo también recibirán este evento basado en la comparación con la fecha actual.

Perspectivas: Esto permite dashboards en tiempo real de cumplimiento SLA mostrando tickets incumplidos, ayuda a identificar patrones de violación por categoría o equipo, y provee datos para análisis de causa raíz de incumplimientos.

Seguimiento de Plazo de Entrega

Escenario: Una empresa de logística quiere marcar pedidos con entregas tardías.

Configuración:

  • Atributo de Plazo: "Promised Delivery Date"
  • Nombre de Actividad de Ejecución: "Complete Delivery"
  • Primera o Última: Última
  • Nueva Actividad: "Delivery Late"
  • Usar Fecha Actual: No

Salida: Los pedidos entregados después de la fecha prometida tendrán un evento "Delivery Late" creado en la marca temporal de la fecha prometida. Los casos aún en tránsito no son evaluados (Usar Fecha Actual está deshabilitado).

Cómo Funciona

  1. Evaluación del Plazo: Para cada caso, el enriquecimiento recupera la fecha límite del atributo especificado
  2. Chequeo de Ejecución: Busca la primera o última ocurrencia de la actividad de ejecución en el caso
  3. Lógica de Comparación:
    • Si existe actividad de ejecución: Compara su marca temporal con el plazo
    • Si no hay actividad y Usar Fecha Actual activado: Compara la fecha actual con el plazo
  4. Detección de Violación: Si la fecha de ejecución > fecha de plazo, se identifica un incumplimiento
  5. Inserción de Evento: Se crea un nuevo evento con el nombre de actividad especificado, con marca temporal en la fecha del plazo
  6. Actualización del Registro: Se regenera el registro de eventos con los nuevos eventos incluidos

Salida

El enriquecimiento modifica el registro de eventos insertando nuevos eventos:

  • Nueva Actividad: Se añaden eventos con el nombre de actividad especificado en casos con violaciones de plazo
  • Marca Temporal: Los nuevos eventos tienen la marca temporal en la fecha del plazo (del atributo de plazo)
  • Orden Esperado: Si está configurado, la actividad aparece en la posición correcta en la secuencia dentro de los mapas de proceso
  • Asociación a Caso: Los nuevos eventos están correctamente vinculados a su caso padre

Los eventos insertados luego pueden usarse para:

  • Filtrar casos con violaciones de plazo
  • Calcular tasas y patrones de incumplimiento
  • Visualizar violaciones en mapas de proceso
  • Crear métricas y dashboards de conformidad
  • Generar alertas por incumplimientos SLA

Véase También

Esta documentación es parte de la plataforma de minería de procesos mindzie Studio.