Uso de Sillas
Visión general
El calculador de Uso de Sillas analiza la utilización de las salas de tratamiento y sillas en las instalaciones de salud comparando las citas programadas con la ocupación real de pacientes. Crea visualizaciones basadas en el tiempo que muestran qué tan eficientemente su instalación usa la capacidad disponible a lo largo del día, ayudándole a optimizar la programación, reducir los tiempos de espera e identificar oportunidades para atender a más pacientes sin aumentar recursos.
Este es un calculador exclusivo para administradores diseñado específicamente para procesos hospitalarios y de salud donde el seguimiento de sillas de infusión, estaciones de diálisis, salas de tratamiento o salas de examen es crítico para la eficiencia operativa.
Usos comunes
- Identificar períodos de máxima utilización para optimizar la dotación de personal y la asignación de recursos en centros de infusión, unidades de diálisis o salas de procedimientos
- Comparar citas programadas versus ocupación real de pacientes para cuantificar el impacto de ausencias y cancelaciones tardías
- Detectar intervalos de tiempo subutilizados donde se podrían programar citas adicionales sin aumentar la capacidad
- Analizar patrones de utilización específicos por zona para equilibrar la carga de pacientes en múltiples áreas de tratamiento
- Apoyar decisiones de planificación de capacidad con información basada en datos sobre si expandir instalaciones o redistribuir recursos existentes
- Monitorear tendencias de utilización según diferentes días de la semana para identificar patrones óptimos de programación
Configuración
Columna FechaHora de Cita: Seleccione el atributo del caso que contiene la fecha y hora programada de la cita. Esto representa cuándo está programado que el paciente llegue o que comience el tratamiento. Debe ser una columna DateTime.
Columna Duración Programada: Seleccione el atributo del caso que contiene la duración planificada de la cita o tratamiento. Esto puede ser una columna numérica (que representa minutos, horas, etc.) o una columna TimeSpan con valores de duración directos.
Unidad de Duración Programada: Cuando se utiliza una Columna Duración Programada numérica, especifique la unidad de tiempo (Minutos, Horas, Días, etc.). Esto indica al calculador cómo interpretar los valores numéricos. Si su Columna Duración Programada ya es un TimeSpan, esta configuración se ignora.
Columna FechaHora de Inicio de Tratamiento: Seleccione el atributo del caso que contiene la fecha y hora real de inicio del tratamiento. Esto representa cuándo el paciente realmente se registró o comenzó el tratamiento. Debe ser una columna DateTime.
Columna FechaHora de Fin de Tratamiento: Seleccione el atributo del caso que contiene la fecha y hora real de finalización del tratamiento. Esto representa cuándo el paciente se registró para salir o cuándo terminó el tratamiento. Debe ser una columna DateTime.
Tamaño de Bin: Especifique el intervalo de tiempo para agrupar los datos de utilización (predeterminado: 15 minutos). Cada bin representa un fragmento de tiempo durante el día. Bins más pequeños (5-10 minutos) proporcionan un detalle más granular pero aumentan el tiempo de procesamiento. Los valores comunes son 15 minutos, 30 minutos o 1 hora.
Grupos de Capacidad: Defina el número de sillas o salas disponibles y sus períodos de disponibilidad. Cada grupo de capacidad especifica una hora de inicio, una hora de fin y el número de sillas disponibles durante ese período. Déjelo vacío para calcular automáticamente la capacidad basado en las citas programadas pico. Use configuración manual cuando la capacidad varíe durante el día (por ejemplo, 8 sillas de 8 AM a mediodía, 12 sillas de mediodía a 5 PM).
Columna de Zona: Seleccione el atributo del caso que identifica la zona o área de tratamiento (por ejemplo, "Zona Adultos 1", "Unidad Pediátrica", " ala Oeste"). Solo se requiere al analizar una zona específica.
Zona Seleccionada: Especifique qué zona analizar. Funciona junto con la Columna de Zona y Día Seleccionado para filtrar los datos. Use esto cuando desee analizar la utilización de una zona de tratamiento específica.
Día Seleccionado: Elija una fecha específica para analizar. El calculador requiere que todas las visitas ocurran en el mismo día. Use esta configuración cuando realice un análisis por día específico y zona.
Filtros: Aplique filtros estándar de mindzie para prefiltrar casos antes de calcular la utilización (por ejemplo, filtrar por tipo de cita, categoría de paciente o proveedor).
Ejemplos
Ejemplo 1: Utilización diaria en centro de infusión
Escenario: Un centro de infusión hospitalario tiene 10 sillas de tratamiento y opera de 8 AM a 6 PM. El director de enfermería quiere entender si la instalación está utilizando eficientemente las sillas disponibles y si hay capacidad para aceptar más pacientes. Han notado que algunos períodos parecen sobrecargados mientras otros tienen sillas vacías.
Configuración:
- Columna FechaHora de Cita: APPOINTMENT_TIME
- Columna Duración Programada: SCHEDULED_DURATION_MINUTES
- Unidad de Duración Programada: Minutos
- Columna FechaHora de Inicio de Tratamiento: CHECKIN_TIME
- Columna FechaHora de Fin de Tratamiento: CHECKOUT_TIME
- Tamaño de Bin: 15 minutos
- Grupos de Capacidad: (vacío - calcular automáticamente)
- Columna de Zona: (no usada)
- Zona Seleccionada: (no usada)
- Día Seleccionado: (no usado)
Salida:
El calculador genera una tabla agrupada por tiempo que muestra citas programadas, ocupación real y capacidad para cada intervalo de 15 minutos:
| Hora | Programadas | Reales | Capacidad |
|---|---|---|---|
| 08:00 | 3 | 2 | 10 |
| 08:15 | 5 | 4 | 10 |
| 08:30 | 7 | 6 | 10 |
| 08:45 | 8 | 7 | 10 |
| 09:00 | 9 | 8 | 10 |
| 09:15 | 10 | 9 | 10 |
| 09:30 | 10 | 8 | 10 |
| ... | ... | ... | ... |
| 15:00 | 8 | 6 | 10 |
| 15:15 | 6 | 5 | 10 |
| 15:30 | 4 | 3 | 10 |
Métricas generales:
- Utilización Programada: 78%
- Utilización Real: 68%
- Visitas Programadas: 42
- Visitas Reales: 38
Observaciones: El centro de infusión está programado al 78% de su capacidad, lo que indica una reserva relativamente eficiente. Sin embargo, la utilización real es solo del 68%, revelando una brecha de 10 puntos porcentuales causada por ausencias o cancelaciones de pacientes. El período de la mañana (9:00-10:00 AM) muestra la mayor utilización entre 90-100%, sugiriendo que este es el horario de cita más popular. Los períodos de la tarde (3:00-5:00 PM) muestran una menor utilización (40-60%), lo que indica oportunidades para programar citas adicionales sin añadir sillas.
Acciones recomendadas:
- Implementar un sistema de recordatorios para reducir la brecha del 10% entre citas programadas y asistencia real
- Ofrecer incentivos para citas en la tarde para equilibrar la utilización durante el día
- Considerar añadir capacidad adicional durante el pico de 9:00-10:00 AM o distribuir las citas más uniformemente
- La instalación probablemente puede atender entre un 10-15% más de pacientes utilizando mejor los intervalos de la tarde
Ejemplo 2: Análisis de áreas de tratamiento multi-zona
Escenario: Un gran centro de tratamiento oncológico tiene tres zonas de infusión (Zona Adultos 1, Zona Adultos 2 y Zona Pediátrica). La dirección quiere comparar la utilización entre zonas para determinar si la carga de pacientes está equilibrada o si algunas zonas están sobre-programadas mientras otras permanecen inactivas.
Configuración:
- Columna FechaHora de Cita: APPOINTMENT_TIME
- Columna Duración Programada: SCHEDULED_DURATION_MINUTES
- Unidad de Duración Programada: Minutos
- Columna FechaHora de Inicio de Tratamiento: CHECKIN_TIME
- Columna FechaHora de Fin de Tratamiento: CHECKOUT_TIME
- Tamaño de Bin: 30 minutos
- Grupos de Capacidad: (calcular automáticamente)
- Columna de Zona: ZONE
- Zona Seleccionada: Adult Zone 1
- Día Seleccionado: 2024-11-22
Salida para Zona Adultos 1:
| Hora | Programadas | Reales | Capacidad |
|---|---|---|---|
| 08:00 | 4 | 4 | 8 |
| 08:30 | 6 | 5 | 8 |
| 09:00 | 7 | 7 | 8 |
| 09:30 | 8 | 7 | 8 |
| 10:00 | 8 | 8 | 8 |
| ... | ... | ... | ... |
Métricas generales:
- Utilización Programada: 92%
- Utilización Real: 87%
- Visitas Programadas: 28
- Visitas Reales: 26
Análisis similar para Zona Adultos 2 y Zona Pediátrica:
Zona Adultos 2:
- Utilización Programada: 73%
- Utilización Real: 68%
Zona Pediátrica:
- Utilización Programada: 58%
- Utilización Real: 54%
Observaciones: La Zona Adultos 1 opera cerca de su máxima capacidad con 92% de utilización programada, y un 87% de utilización real que indica excelentes tasas de asistencia de pacientes. Esta zona probablemente experimenta restricciones de programación y puede no poder aceptar citas urgentes adicionales. La Zona Adultos 2 al 73% está bien utilizada, pero tiene espacio para pacientes adicionales. La Zona Pediátrica al 58% muestra una subutilización significativa, con casi la mitad de las sillas disponibles sin uso durante el día.
Acciones recomendadas:
- Redistribuir pacientes adultos entre Zona 1 y Zona 2 para equilibrar la capacidad y reducir la presión en Zona 1
- Investigar por qué la utilización de la Zona Pediátrica es baja (menor volumen de pacientes, duraciones de cita más largas o huecos en la programación)
- Considerar convertir parte de la capacidad de la Zona Pediátrica para uso adulto durante períodos de baja demanda
- Monitorear la Zona 1 por posibles cuellos de botella o problemas de experiencia del paciente causados por sobrecarga
Ejemplo 3: Programación con capacidad variable
Escenario: Una clínica ambulatoria de diálisis opera con diferentes niveles de personal durante el día debido a los turnos. Cuenta con 8 estaciones desde las 6 AM hasta las 2 PM (turno de mañana), luego aumenta a 12 estaciones desde las 2 PM hasta las 10 PM (turno de tarde/noche) cuando hay más enfermeros disponibles. El director de la clínica quiere verificar que las citas estén programadas para corresponder con la disponibilidad del personal.
Configuración:
- Columna FechaHora de Cita: APPOINTMENT_TIME
- Columna Duración Programada: TREATMENT_HOURS
- Unidad de Duración Programada: Horas
- Columna FechaHora de Inicio de Tratamiento: ACTUAL_START
- Columna FechaHora de Fin de Tratamiento: ACTUAL_END
- Tamaño de Bin: 30 minutos
- Grupos de Capacidad:
- Grupo 1: Hora de Inicio: 06:00:00, Hora de Fin: 14:00:00, Número de Sillas: 8
- Grupo 2: Hora de Inicio: 14:00:00, Hora de Fin: 22:00:00, Número de Sillas: 12
- Columna de Zona: (no usada)
- Zona Seleccionada: (no usada)
- Día Seleccionado: (no usado)
Salida:
| Hora | Programadas | Reales | Capacidad |
|---|---|---|---|
| 06:00 | 5 | 5 | 8 |
| 06:30 | 7 | 6 | 8 |
| 07:00 | 8 | 8 | 8 |
| ... | ... | ... | ... |
| 13:30 | 7 | 6 | 8 |
| 14:00 | 9 | 8 | 12 |
| 14:30 | 11 | 10 | 12 |
| 15:00 | 12 | 11 | 12 |
| ... | ... | ... | ... |
Métricas generales:
- Utilización Programada: 85%
- Utilización Real: 79%
Observaciones: La clínica de diálisis está utilizando eficazmente su modelo de capacidad variable. El turno de la mañana (6 AM - 2 PM) muestra entre 85-100% de utilización de las 8 estaciones disponibles, indicando que la instalación está maximizando su capacidad con el personal actual. El turno de tarde/noche (2 PM - 10 PM) muestra una utilización del 75-92% de las 12 estaciones, sugiriendo que la capacidad ampliada es adecuada para la mayor demanda de pacientes durante estas horas. La brecha del 6% entre la utilización programada y real indica que la mayoría de los pacientes asisten a sus citas, típico en diálisis donde los tratamientos son médicamente necesarios.
Acciones recomendadas:
- El modelo actual de personal se alinea bien con los patrones de demanda de pacientes
- Considerar añadir 1-2 estaciones adicionales durante el turno de la tarde basándose en un pico de utilización del 92%
- Monitorear de cerca el turno de la mañana ya que opera a capacidad máxima sin margen para emergencias
- Mantener las prácticas de programación actuales ya que ajustan eficazmente la capacidad a la demanda
Salida
El calculador produce un análisis completo de utilización con los siguientes componentes:
Tabla agrupada por tiempo: Una tabla de datos con columnas para Hora, sillas programadas ocupadas, sillas reales ocupadas y capacidad disponible. Cada fila representa un intervalo de tiempo (bin) mostrando cuántas sillas se programaron, cuántas se usaron realmente y cuántas estuvieron disponibles durante ese período.
Métricas generales de utilización:
- Utilización Programada (porcentaje): La proporción de la capacidad disponible que fue programada para su uso
- Utilización Real (porcentaje): La proporción de la capacidad disponible que se usó realmente
- Conteo de Visitas Programadas: Número total de citas programadas
- Conteo de Visitas Reales: Número total de tratamientos completados
Información del rango de tiempo:
- Hora de inicio: Comienzo del período de análisis (hora del día)
- Hora de fin: Fin del período de análisis (hora del día)
- Tamaño de Bin: Duración de cada intervalo de tiempo
Configuración de capacidad: Los grupos de capacidad usados para el cálculo, mostrando cuándo las sillas estaban disponibles y en qué cantidad.
Puede visualizar esta salida como:
- Gráfico de líneas: Tres líneas que muestran ocupación programada, ocupación real y capacidad a lo largo del tiempo
- Gráfico de área apilada: Representación visual de la utilización de la capacidad durante el día
- Gráfico de barras: Comparación lado a lado de ocupación programada versus real para cada bin de tiempo
- Mapa de calor: Visualización codificada por colores de la intensidad de utilización en distintos períodos
- Gráficos de indicador: Visualización de un solo valor con los porcentajes totales de utilización programada y real
Esta documentación es parte de la plataforma de minería de procesos mindzie Studio.