Erstellen von Konformitätsregeln für die Prozess-Compliance

Was ist regelbasierte Konformität?

Die regelbasierte Konformität in mindzie studio ermöglicht es Ihnen, spezifische Bedingungen zu definieren, die entweder erwünschtes oder unerwünschtes Prozessverhalten darstellen. Im Gegensatz zur modellbasierten Konformität (die die Ausführung mit einem idealisierten Prozessmodell vergleicht) erlaubt Ihnen die regelbasierte Konformität, gezielte Prüfungen für konkrete Compliance-Anliegen zu erstellen.

Mit der regelbasierten Konformität können Sie:

• Unerwünschte Aktivitäten kennzeichnen, die in einem korrekt ausgeführten Prozess nicht auftreten dürfen
• Verpflichtende Aktivitäten identifizieren, die in jedem Fall erscheinen müssen
• Falsche Aktivitätsreihenfolge erkennen, wenn Schritte in der falschen Folge ausgeführt werden
• Wiederholte Aktivitäten markieren, die auf Nacharbeit oder Ineffizienz hindeuten
• Schweregrade festlegen, um Compliance-Probleme zu priorisieren (niedrig, mittel, hoch)

Diese Konformitätsregeln werden als Anreicherungen zu Ihrem Datensatz hinzugefügt und schaffen neue Attribute, die Sie für Analyse, Filterung und Dashboard-Kennzahlen verwenden können.

Zugriff auf die Konformitäts-Anreicherungstools

Konformitätsregeln werden im Bereich der Log-Anreicherung in mindzie studio erstellt.

Schritt 1: Navigieren zur Log-Anreicherung

1. Öffnen Sie Ihr Projekt in mindzie studio
2. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Anreicherungen
3. Auf der linken Seitenleiste sehen Sie vorhandene Anreicherungs-Notebooks

Schritt 2: Erstellen oder Verwenden eines Konformitäts-Notebooks

Zur besseren Organisation ist es hilfreich, Konformitätsregeln zusammenzufassen:

1. Erstellen Sie ein neues Anreicherungs-Notebook mit dem Namen "Conformance" (oder verwenden Sie ein vorhandenes)
2. Dieses Notebook enthält alle Ihre Konformitäts-Regelblöcke
3. Klicken Sie auf Neu hinzufügen, um mit dem Hinzufügen von Konformitätsanreicherungen zu beginnen

Die Anreicherungsbibliothek zeigt verschiedene Arten von Anreicherungen, die Sie hinzufügen können. Suchen Sie nach konformitätsbezogenen Optionen.

Erstellen von Regeln für unerwünschte Aktivitäten

Unerwünschte Aktivitäten sind Prozessschritte, die auf Probleme, Ausnahmen oder Abweichungen vom idealen Ablauf hinweisen. Häufige Beispiele sind Ausnahmebehandlung, Nachbearbeitung, Nacharbeitschleifen oder manuelle Eingriffe.

Schritt 1: Auswahl der Anreicherung für unerwünschte Aktivitäten

1. Klicken Sie in Ihrem Konformitäts-Notebook auf Neu hinzufügen
2. Blättern Sie in der Anreicherungsbibliothek oder suchen Sie nach Undesired Activity
3. Wählen Sie diese aus, um den Konfigurationsdialog zu öffnen

Schritt 2: Konfiguration der Regel

Im Konfigurationsdialog müssen Sie Folgendes angeben:

Titel: Vergeben Sie Ihrer Regel einen beschreibenden Namen (z.B. "Ausnahmen behandeln", "Antrag nachbearbeiten")

Beschreibung (optional): Fügen Sie Kontext hinzu, warum diese Aktivität unerwünscht ist

Regelgruppenname: Kategorisiert die Regel (Standard ist "Ausgeführte Aktivität")

Schweregrad: Wählen Sie den Schweregrad für diesen Verstoß:

• Niedrig: Kleinere Probleme, die überwacht werden sollten, aber nicht kritisch sind
• Mittel: Bedeutende Verstöße, die Aufmerksamkeit erfordern
• Hoch: Kritische Compliance-Probleme, die sofortiges Handeln verlangen

Aktivitätsattributwerte: Wählen Sie aus, welche Aktivitäten aus Ihrem Prozess als unerwünscht markiert werden sollen. Der Dialog zeigt alle verfügbaren Aktivitäten Ihres Datensatzes mit Fallzahlen und Prozentangaben.

Schritt 3: Auswahl unerwünschter Aktivitäten

Wählen Sie aus der Aktivitätsliste diejenigen aus, die unerwünschtes Verhalten darstellen. Zum Beispiel:

• Ausnahmen behandeln / Fehlende Dokumentation
• Antrag nachbearbeiten
• Manuelle Übersteuerung
• Ausnahmebehandlung
• Nacharbeit erforderlich

Sie können mehrere Aktivitäten auswählen, wenn sie denselben Konformitätsverstoß repräsentieren.

Schritt 4: Schweregrad festlegen

Wählen Sie einen geeigneten Schweregrad basierend auf dem geschäftlichen Einfluss:

• Hoch: Aktivitäten, die schwerwiegende Compliance-Verstöße darstellen (z.B. übersprungene Freigabeschritte, regulatorische Verstöße)
• Mittel: Aktivitäten, die auf Ineffizienz oder Qualitätsprobleme hinweisen (z.B. Ausnahmebehandlung, Nachbearbeitung)
• Niedrig: Aktivitäten, die unerwünscht, aber nicht kritisch sind (z.B. kleinere Nacharbeit)

Schritt 5: Regel erstellen

Klicken Sie auf Erstellen, um den Konformitätsregelblock zu Ihrem Notebook hinzuzufügen.

Sie sehen nun einen neuen Block in Ihrem Konformitäts-Notebook mit dem Namen "Ausnahmen behandeln" (oder dem von Ihnen gewählten Namen). Der Block zeigt die Konfiguration und ist bereit zur Berechnung.

Weitere Konformitätsregeltypen

mindzie studio unterstützt neben unerwünschten Aktivitäten mehrere weitere Konformitätsregeltypen:

Pflichtaktivitäten

Dieser Regeltyp identifiziert Fälle, in denen erforderliche Aktivitäten fehlen.

Anwendungsfälle:

• Sicherstellen, dass alle Fälle Genehmigungsschritte enthalten
• Überprüfen, ob erforderliche Dokumentationskontrollen durchgeführt wurden
• Bestätigen, dass Compliance-Aktivitäten abgeschlossen sind

Konfiguration:

• Wählen Sie aus, welche Aktivitäten in jedem Fall erscheinen müssen
• Legen Sie den Schweregrad für fehlende Pflichtaktivitäten fest
• Fälle ohne diese Aktivitäten werden markiert

Falsche Aktivitätsreihenfolge

Erkennen, wenn Aktivitäten in falscher Reihenfolge ausgeführt werden.

Anwendungsfälle:

• Kennzeichnen von Genehmigungen vor Überprüfungen
• Identifizieren von Zahlungen vor Autorisierung
• Erkennen von Schritten, die erforderliche Vorgänger überspringen

Konfiguration:

• Definieren Sie die erwartete Abfolge der Aktivitäten
• Geben Sie an, welche Reihenfolgeverstöße markiert werden sollen
• Legen Sie den Schweregrad basierend auf dem Compliance-Einfluss fest

Wiederholte Aktivitäten

Identifizieren Sie Fälle, in denen Aktivitäten mehrmals vorkommen, was auf Nacharbeit oder Schleifen hindeutet.

Anwendungsfälle:

• Erkennen von Nacharbeit und Qualitätsproblemen
• Auffinden ineffizienter Prozessschleifen
• Markieren wiederholter Genehmigungen oder Überprüfungen

Konfiguration:

• Wählen Sie Aktivitäten, die nur einmal vorkommen dürfen
• Legen Sie die Schwelle fest, ab wann Wiederholungen markiert werden
• Setzen Sie den Schweregrad

Berechnung von Konformitätsanreicherungen

Nachdem Sie Ihre Konformitätsregeln erstellt haben, müssen Sie die Datenpipeline ausführen, um sie auf Ihren Datensatz anzuwenden.

Schritt 1: Anreicherungen berechnen

1. Klicken Sie auf die Schaltfläche Anreicherungen berechnen oben im Anreicherungsbereich
2. mindzie führt die Datenpipeline aus und wendet alle Konformitätsregeln an
3. Dieser Prozess erstellt aus Ihrem Originaldatensatz einen angereicherten Datensatz mit neuen Konformitätsattributen

Schritt 2: Warte auf Verarbeitung

Die Berechnungszeit hängt von der Größe Ihres Datensatzes ab. Während der Verarbeitung sehen Sie einen Ladeindikator.

Schritt 3: Überprüfen der abgeschlossenen Anreicherung

Nach Abschluss wird Ihr angereicherter Datensatz mit neuen Konformitätsattributen aktualisiert, die Sie in Analysen und Dashboards verwenden können.

Konformitätsattribute im Datensatz anzeigen

Nach der Berechnung der Konformitätsanreicherungen werden neue Attribute zu Ihrem angereicherten Datensatz hinzugefügt.

Zugriff auf die Datenübersicht

1. Klicken Sie in der Hauptnavigation auf Datensätze
2. Wählen Sie Ihren angereicherten Datensatz (nicht den Originaldatensatz)
3. Klicken Sie auf die Registerkarte Übersicht

Finden der Konformitätsattribute

Scrollen Sie durch die Attributliste, um Ihre Konformitätsanreicherungen zu finden. Sie erscheinen in der Regel mit speziellen Symbolen, die darauf hinweisen, dass es sich um von mindzie erstellte Anreicherungsattribute handelt.

Suchen Sie nach Attributen mit Namen, die Ihren Konformitätsregeln entsprechen:

• Conformance Issue – Eine Markierung, die anzeigt, ob eine Konformitätsverletzung aufgetreten ist
• Compliance Flag – Spezifische Flags für jeden Regeltyp
• Einzelne Regelbezeichnungen (z.B. "Ausnahmen behandeln", "Fehlende Genehmigung")

Diese Attribute können nun verwendet werden für:

• Filter, um Konformitätsverstöße zu isolieren
• Berechnungen, um Verstöße zu zählen oder zu analysieren
• Dashboards, um Compliance-Kennzahlen anzuzeigen
• Ursachenanalyse, um Faktoren zu identifizieren, die zu Verstößen beitragen

Verwendung von Konformitätsattributen in Analysen

Nach Erstellung der Konformitätsattribute können Sie diese in mindzie studio umfassend nutzen:

Erstellen von Compliance-Dashboards

• Fügen Sie KPIs hinzu, die den Prozentsatz der Fälle mit Konformitätsproblemen zeigen
• Zeigen Sie Trenddiagramme, die Konformität über die Zeit darstellen
• Gliedern Sie Verstöße nach Schweregrad auf
• Zeigen Sie die häufigsten Konformitätsprobleme

Fälle für Untersuchungen filtern

• Verwenden Sie Filter, um nur Fälle mit Verstößen hoher Schwere anzuzeigen
• Isolieren Sie Fälle mit spezifischen Konformitätsproblemen
• Analysieren Sie Prozesskarten, die auf Konformitätsverstöße gefiltert sind
• Exportieren Sie Listen nicht konformer Fälle zur Aufarbeitung

Durchführung der Ursachenanalyse

• Untersuchen Sie, welche Faktoren mit Konformitätsverstößen korrelieren
• Identifizieren Sie Abteilungen, Ressourcen oder Falltypen mit höheren Verstoßraten
• Verstehen Sie Umweltfaktoren, die zu Nichteinhaltung beitragen

Überwachung der kontinuierlichen Compliance

• Richten Sie Dashboards für die laufende Überwachung ein
• Verfolgen Sie Compliance-Kennzahlen beim Laden neuer Daten
• Alarmieren Sie Stakeholder, wenn die Verstoßraten Grenzwerte überschreiten

Gängige Anwendungsfälle

Compliance im Finanzdienstleistungsbereich

• Fehlende KYC (Know Your Customer) Prüfungen markieren
• Unautorisierte Genehmigungen erkennen
• Fehlende Geldwäscheprüfungen identifizieren
• Ausnahmen von Standardverfahren nachverfolgen

Prozess-Compliance im Gesundheitswesen

• Erforderliche Patienten-Einwilligungen sicherstellen
• Fehlende Dokumentationsschritte markieren
• Behandlungsschritte außerhalb der Reihenfolge erkennen
• Einhaltung klinischer Protokolle überwachen

Qualitätskontrolle in der Fertigung

• Übersprungene Inspektionsschritte identifizieren
• Nacharbeit und Nachbearbeitung markieren
• Fehlende Qualitätskontrollen erkennen
• Abweichungen von Standardarbeitsanweisungen überwachen

Order-to-Cash-Prozesse

• Kreditprüfungen vor Auftragsabwicklung sicherstellen
• Sendungen ohne ordnungsgemäße Autorisierung markieren
• Fehlende Rechnungsfreigaben erkennen
• Ausnahmebehandlung in der Zahlungsabwicklung identifizieren

Fehlerbehebung

Konformitätsattribute werden nicht angezeigt

Wenn Ihre Konformitätsattribute nach der Berechnung nicht erscheinen:

• Überprüfen Sie, ob Sie nach der Regelanlage auf "Anreicherungen berechnen" geklickt haben
• Vergewissern Sie sich, dass die Berechnung erfolgreich abgeschlossen wurde (keine Fehlermeldungen)
• Stellen Sie sicher, dass Sie den angereicherten und nicht den Originaldatensatz betrachten
• Aktualisieren Sie die Übersichtsseite

Alle Fälle werden als Verstöße markiert

Wenn jeder Fall Konformitätsverstöße zeigt:

• Prüfen Sie die Regelkonfiguration auf korrekte Logik
• Kontrollieren Sie, ob die richtigen Aktivitäten ausgewählt wurden
• Vergewissern Sie sich, dass der Regeltyp Ihrer Absicht entspricht (z.B. Pflicht vs. unerwünscht)

Regeln erkennen erwartete Verstöße nicht

Wenn bekannte Verstöße nicht markiert werden:

• Stellen Sie sicher, dass die Aktivitätsnamen exakt übereinstimmen (Groß-/Kleinschreibung beachten)
• Prüfen Sie, ob der Schweregrad der Regel angemessen gesetzt ist
• Vergewissern Sie sich, dass die Anreicherungsberechnung abgeschlossen ist
• Testen Sie zunächst mit einer einfachen Regel, um die Systemfunktion zu bestätigen

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Konformitätsregeln sind leistungsstarke Werkzeuge, um sicherzustellen, dass Ihre Prozesse innerhalb erwarteter Parameter operieren. Durch systematische Markierung von Abweichungen können Sie die Prozessqualität aufrechterhalten, regulatorische Compliance sicherstellen und kontinuierliche Verbesserung in Ihrer Organisation vorantreiben.