Erwartete Reihenfolge

Übersicht

Das Expected Order Enrichment stellt die korrekte Reihenfolge der Aktivitäten sicher, wenn Ereignisse identische oder mehrdeutige Zeitstempel aufweisen, und gewährleistet so eine genaue Darstellung des Prozessflusses, auch wenn präzise Zeitinformationen nicht verfügbar sind. Dieses Enrichment ist essenziell für Datensätze, bei denen Aktivitäten nur mit Tagesgenauigkeit erfasst werden, Batch-Verarbeitungssysteme, die Ereignisse simultan mit dem gleichen Zeitstempel versehen, oder Altsysteme ohne Millisekunden-Genauigkeit bei der Zeitstempelung.

Wenn mehrere Ereignisse am selben Tag auftreten oder identische Zeitstempel haben, können Process-Mining-Tools deren korrekte Reihenfolge nicht automatisch bestimmen. Das Expected Order Enrichment löst dieses Problem, indem Sie die logische Geschäftsreihenfolge der Aktivitäten definieren können. Das System verwendet diese Reihenfolge, um die Ereignisse während der Prozessentdeckung und -analyse korrekt zu sortieren. So spiegeln Ihre Prozessabbildungen, Konformitätsprüfungen und Leistungskennzahlen den tatsächlichen Geschäftsprozessfluss wider und nicht eine willkürliche Reihenfolge basierend auf Datenladevorgängen.

Häufige Anwendungsfälle

  • Festlegung der korrekten Aktivitätsreihenfolge für Ereignisse mit nur Datumszeitstempeln (häufig in SAP- und ERP-Systemen)
  • Definition der richtigen Reihenfolge für batchverarbeitete Aktivitäten mit identischen Systemzeitstempeln
  • Auflösung von Ambiguitäten in Prozessen, bei denen mehrere Aktivitäten gleichzeitig auftreten, aber eine bekannte Geschäftsabfolge besteht
  • Korrektur von Reihenfolgeproblemen in Altsystemdaten bei unzureichender Zeitstempelgenauigkeit
  • Sicherstellung einer genauen Prozessentdeckung bei Ereignissen, die in Tagesintervallen und nicht in Echtzeit erfasst werden
  • Aufrechterhaltung konsistenter Aktivitätsreihenfolgen über verschiedene Datenextraktionen und -importe hinweg
  • Unterstützung der Konformitätsprüfung durch Festlegung des erwarteten Ablaufs vor der Analyse von Abweichungen

Einstellungen

Expected Activity Order: Diese interaktive Liste zeigt alle in Ihrem Ereignisprotokoll gefundenen Aktivitäten und ermöglicht es Ihnen, diese in der korrekten Geschäftsreihenfolge anzuordnen. Verwenden Sie die Ziehpunkte (dargestellt durch das Sechspunkt-Symbol), um Aktivitäten per Drag & Drop nach oben oder unten zu verschieben. Die hier definierte Reihenfolge bestimmt, wie Aktivitäten bei identischen Zeitstempeln sortiert werden. Aktivitäten am Anfang der Liste werden vor Aktivitäten weiter unten in der Liste eingeordnet. Aktivitäten, die nicht explizit geordnet sind, werden nach der definierten Reihenfolge eingefügt und behalten dabei ihre relative Reihenfolge aus den Quelldaten bei.

Beispiele

Beispiel 1: Einkaufsbestellprozess mit Tageszeitstempeln

Szenario: Das ERP-System einer Organisation zeichnet Bestellereignisse nur mit Tagesgenauigkeit auf, was es unmöglich macht, die korrekte Reihenfolge von Aktivitäten am selben Tag zu bestimmen. Das Unternehmen kennt den Standardablauf, muss diesen jedoch in der Process-Mining-Analyse erzwingen.

Einstellungen:

  • Expected Activity Order:
    1. Create Purchase Requisition
    2. Approve Purchase Requisition
    3. Create Purchase Order
    4. Send Purchase Order
    5. Receive Goods
    6. Verify Invoice
    7. Process Payment
    8. Close Purchase Order

Ergebnis: Das Enrichment erstellt ein neues Ereignisattribut namens „Expected Order“ mit ganzzahligen Werten (1-8), die der Position jeder Aktivität in der definierten Reihenfolge entsprechen. Wenn mehrere Ereignisse dasselbe Datum teilen, verwendet das System diese Werte, um deren korrekte Reihenfolge in Prozessabbildungen und Analysen zu bestimmen.

Erkenntnisse: Durch die Festlegung der korrekten Aktivitätsreihenfolge kann das Unternehmen nun seinen Purchase-to-Pay-Prozess präzise analysieren, Engpässe zwischen bestimmten Schritten identifizieren und sicherstellen, dass die Konformitätsprüfung den tatsächlichen Geschäftsprozess widerspiegelt statt einer willkürlichen Datenreihenfolge.

Beispiel 2: Behandlungsprotokoll im Gesundheitswesen

Szenario: Das Patientenverwaltungssystem eines Krankenhauses erfasst Behandlungsaktivitäten auf Schichtbasis (Morgen, Nachmittag, Abend) statt mit exakten Zeitpunkten. Innerhalb einer Schicht müssen mehrere Aktivitäten entsprechend medizinischer Protokolle geordnet werden, um eine genaue Prozessanalyse zu gewährleisten.

Einstellungen:

  • Expected Activity Order:
    1. Patient Registration
    2. Triage Assessment
    3. Vital Signs Check
    4. Doctor Consultation
    5. Order Diagnostic Tests
    6. Perform Lab Tests
    7. Perform Imaging
    8. Review Test Results
    9. Diagnosis
    10. Prescribe Treatment
    11. Administer Medication
    12. Patient Discharge

Ergebnis: Jedes Ereignis erhält einen „Expected Order“-Wert von 1 bis 12 basierend auf der medizinischen Protokollfolge. Ereignisse mit identischem Zeitstempel werden nun richtig geordnet, sodass „Triage Assessment“ immer vor „Doctor Consultation“ im Prozessverlauf erscheint, selbst wenn beide während derselben Schicht stattfanden.

Erkenntnisse: Die korrekte Reihenfolge offenbart, dass 15 % der Fälle den Vitalzeichencheck vor der Arztkonsultation überspringen, was auf ein Compliance-Problem hinweist. Zudem kann das Process Mining nun Wartezeiten zwischen spezifischen Behandlungsschritten präzise berechnen.

Beispiel 3: Qualitätskontrollprozess in der Fertigung

Szenario: Ein Qualitätssicherungssystem eines Herstellers bündelt mehrere Inspektionsaktivitäten, die bei Abschluss des Batches mit identischen Zeitstempeln erfasst werden. Die tatsächliche Prüfungsabfolge folgt einem strikten Protokoll, das in der Prozessanalyse abgebildet werden muss.

Einstellungen:

  • Expected Activity Order:
    1. Receive Raw Materials
    2. Initial Quality Check
    3. Material Preparation
    4. Production Start
    5. In-Process Inspection 1
    6. In-Process Inspection 2
    7. Final Assembly
    8. Final Quality Inspection
    9. Packaging
    10. Shipping Preparation
    11. Ship Product

Ergebnis: Das Enrichment weist sequenzielle Ordnungswerte zu, um die Inspektionsaktivitäten in der korrekten Reihenfolge anzuzeigen. Selbst bei gleichzeitig erfassten Inspektionen zeigt die Prozessabbildung diese korrekt anhand des Fertigungsprotokolls.

Erkenntnisse: Mit der richtigen Reihenfolge entdeckt das Unternehmen, dass 8 % der Produkte die „In-Process Inspection 2“ überspringen, was die von Kunden berichteten Qualitätsprobleme erklärt. Der korrigierte Prozessverlauf zeigt außerdem, dass der Engpass tatsächlich bei der „Material Preparation“ liegt und nicht wie zuvor angenommen bei „Final Assembly“.

Beispiel 4: Schadensfallbearbeitung in der Versicherung

Szenario: Das Schadenssystem einer Versicherung erfasst mehrere Bewertungs- und Genehmigungsaktivitäten am selben Tag, insbesondere bei komplexen Schadensfällen mit mehreren Prüfungen. Das Unternehmen muss die korrekte Prüfhierarchie in der Prozessanalyse sicherstellen.

Einstellungen:

  • Expected Activity Order:
    1. Claim Submission
    2. Initial Document Check
    3. Claim Registration
    4. Assign to Adjuster
    5. Damage Assessment
    6. First Level Review
    7. Medical Review (if applicable)
    8. Second Level Review
    9. Final Approval Decision
    10. Payment Processing
    11. Claim Closure

Ergebnis: Jede Aktivität erhält eine Ordnungszahl, die sicherstellt, dass die Prüfebenen in der richtigen Reihenfolge erscheinen. Schadensfälle mit mehreren Prüfungen am selben Tag zeigen nun den korrekten Eskalationspfad vom First- zum Second-Level-Review.

Erkenntnisse: Die korrekte Reihenfolge zeigt, dass 22 % der Schadensfälle die „First Level Review“ überspringen und direkt zur „Second Level Review“ gehen, was auf Schulungs- oder Systemkonfigurationsprobleme hindeutet. Die Analyse zeigt außerdem, dass „Medical Review“-Aktivitäten, sofern vorhanden, den Gesamtprozess deutlich verzögern.

Beispiel 5: Monatsabschlussprozess in der Finanzabteilung

Szenario: Die Finanzabteilung führt mehrere Monatsabschlussaktivitäten durch, die alle mit dem letzten Tag des Monats als Zeitstempel erfasst werden. Die Aktivitäten müssen den Rechnungslegungsgrundsätzen und Abhängigkeiten folgen, aber die einheitlichen Zeitstempel machen eine Prozessanalyse ohne korrekte Reihenfolge unmöglich.

Einstellungen:

  • Expected Activity Order:
    1. Freeze Transaction Entry
    2. Run Trial Balance
    3. Review Suspense Accounts
    4. Clear Suspense Items
    5. Process Accruals
    6. Process Prepayments
    7. Run Depreciation
    8. Reconcile Intercompany
    9. Review Financial Statements
    10. Management Approval
    11. Post Closing Entries
    12. Lock Period

Ergebnis: Das Enrichment erstellt ein „Expected Order“-Attribut, das sicherstellt, dass Abschlussaktivitäten trotz identischer Datumsangaben in der korrekten Reihenfolge erscheinen. Die Prozessabbildung spiegelt nun genau die Abhängigkeiten zwischen Aktivitäten wider, wie z. B. dass „Clear Suspense Items“ stets nach „Review Suspense Accounts“ erfolgt.

Erkenntnisse: Mit korrekter Reihenfolge entdeckt das Finanzteam, dass bei 30 % der Monatsabschlüsse „Reconcile Intercompany“ erst nach „Review Financial Statements“ stattfindet. Das bedeutet, dass die Finanzberichte mit potenziell falschen Intercompany-Salden überprüft werden, was Nacharbeit erfordert und den Abschluss verzögert.

Ausgabe

Das Expected Order Enrichment erstellt ein einzelnes Ereignisattribut, das die Reihenfolge von Aktivitäten mit identischen Zeitstempeln bestimmt:

Expected Order: Ein ganzzahliges Attribut, das der Ereignistabelle hinzugefügt wird und die relative Position jeder Aktivität in der definierten Reihenfolge angibt. Die Aktivitäten werden beginnend mit 1 nummeriert, wobei geringere Zahlen vor höheren auftreten, wenn Zeitstempel identisch sind. Aktivitäten, die nicht in der definierten Reihenfolge enthalten sind, erhalten Werte, die höher als die letzte definierte Aktivität sind, wobei ihre relative Reihenfolge aus den Quelldaten erhalten bleibt.

Dieses Attribut wird vom Process-Mining-Engine automatisch verwendet bei:

  • Dem Erstellen von Prozessabbildungen und der Bestimmung von Pfeilrichtungen
  • Der Berechnung von Dauern zwischen Aktivitäten
  • Der Durchführung von Konformitätsprüfungen gegenüber erwarteten Pfaden
  • Der Analyse von Prozessvarianten und deren Häufigkeiten
  • Der Identifizierung von Nacharbeit und Schleifen im Prozess

Das Expected Order-Attribut arbeitet zusammen mit den bestehenden Zeitstempelattributen und beeinflusst die Reihenfolge nur bei identischen oder mehrdeutigen Zeitstempeln. Ereignisse mit klar unterschiedlichen Zeitstempeln behalten ihre zeitliche Reihenfolge unabhängig von den Expected Order-Werten bei.

Diese Dokumentation ist Teil der mindzie Studio Process-Mining-Plattform.