Aktivitäten zählen

Überblick

Die Anreicherung "Aktivitäten zählen" ist ein leistungsstarkes statistisches Werkzeug, das zählt, wie oft bestimmte Aktivitäten in jedem Fall Ihres Prozesses auftreten. Diese Anreicherung erstellt ein neues ganzzahliges Attribut, das die Gesamtanzahl der Ausführungen der ausgewählten Aktivitäten erfasst und quantitative Einblicke in die Häufigkeit von Aktivitäten und Prozessmustern bietet. Sie ist besonders wertvoll, um Fälle mit ungewöhnlichen Aktivitätsmustern zu identifizieren, die Einhaltung erwarteter Prozessschritte zu messen und die Arbeitslastverteilung über verschiedene Prozesspfade zu verstehen.

Im Gegensatz zum einfachen Zählen von Ereignissen ermöglicht "Aktivitäten zählen", sich auf spezifische Aktivitäten von Interesse zu konzentrieren und nicht auf alle Ereignisse in einem Fall. Dieser gezielte Ansatz hilft dabei, kritische Prozessschritte zu analysieren, die Häufigkeit von Nacharbeitsaktivitäten zu messen, Genehmigungszyklen zu zählen oder nachzuverfolgen, wie oft bestimmte Ausnahmen auftreten. Die Anreicherung unterstützt zudem Filter, mit denen Sie Aktivitäten nur innerhalb bestimmter Segmente Ihrer Fälle basierend auf definierten Kriterien zählen können.

Häufige Anwendungsfälle

  • Verfolgen Sie die Anzahl der Genehmigungszyklen in Beschaffungs- oder Finanzprozessen, um Engpässe zu identifizieren
  • Zählen Sie Nacharbeitsaktivitäten in Fertigungsprozessen, um Qualitätsprobleme und Prozesseffizienz zu messen
  • Überwachen Sie die Häufigkeit von Eskalationen in Kundenservicefällen, um die Servicequalität zu bewerten
  • Messen Sie, wie oft manuelle Eingriffe in automatisierten Prozessen erfolgen, um Automatisierungspotentiale zu identifizieren
  • Zählen Sie Validierungs- oder Verifizierungsschritte in compliance-kritischen Prozessen, um ordnungsgemäße Kontrollen sicherzustellen
  • Analysieren Sie die Anzahl von Folgeaktivitäten in Vertriebsprozessen, um Muster des Kundenengagements zu verstehen
  • Verfolgen Sie Tätigkeiten zum Umgang mit Ausnahmen, um Prozessvariationen und Verbesserungsmöglichkeiten zu identifizieren

Einstellungen

Filter: Ein optionaler Filter, mit dem Sie die Zählung auf bestimmte Segmente Ihrer Fälle beschränken können. Wenn ein Filter angewendet wird, werden nur Aktivitäten innerhalb von Ereignissen gezählt, die die Filterkriterien erfüllen. Dies ist nützlich, um Aktivitäten innerhalb bestimmter Zeiträume, für bestimmte Falltypen oder unter bestimmten Bedingungen zu zählen. Ohne Filter werden alle Vorkommen der ausgewählten Aktivitäten im gesamten Fall gezählt.

Neuer Attributname: Der Name für das neue ganzzahlige Attribut, das die Anzahl der Aktivitäten pro Fall speichert. Dieses Attribut wird Ihrer Falltabelle hinzugefügt und enthält die Gesamtanzahl der ausgewählten Aktivitäten. Wählen Sie einen aussagekräftigen Namen, der klar angibt, was gezählt wird, z. B. „ApprovalCount“, „ReworkActivities“ oder „EscalationFrequency“. Dieses Feld ist erforderlich.

Aktivitätsnamen: Ein Mehrfachauswahl-Dropdown, mit dem Sie auswählen können, welche Aktivitäten gezählt werden sollen. Sie können eine oder mehrere Aktivitäten aus der Liste aller in Ihrem Datensatz vorhandenen Aktivitäten auswählen. Die Anreicherung zählt die Gesamtanzahl der Vorkommen aller ausgewählten Aktivitäten zusammen. Wenn Sie beispielsweise „Review“ und „Approve“ auswählen, umfasst die Zählung sowohl Review- als auch Approve-Aktivitäten. Dieses Feld ist erforderlich und muss mindestens eine Aktivität enthalten.

Beispiele

Beispiel 1: Zählen von Genehmigungszyklen bei Bestellungen

Szenario: Ein Beschaffungsteam möchte Bestellungen identifizieren, die mehrere Genehmigungszyklen erforderten, da solche Fälle oft komplexe Anforderungen oder unvollständige Dokumentation anzeigen, die den Beschaffungsprozess verlangsamen.

Einstellungen:

  • Neuer Attributname: "Total Approval Steps"
  • Aktivitätsnamen: ["Manager Approval", "Director Approval", "VP Approval", "CFO Approval"]
  • Filter: Keiner

Ausgabe: Die Anreicherung erstellt ein neues Fallattribut "Total Approval Steps" mit ganzzahligen Werten:

  • Fall PO-2024-001: Total Approval Steps = 2 (Genehmigung durch Manager und Direktor)
  • Fall PO-2024-002: Total Approval Steps = 4 (Alle vier Genehmigungsebenen)
  • Fall PO-2024-003: Total Approval Steps = 1 (Nur Manager-Genehmigung)
  • Fall PO-2024-004: Total Approval Steps = 3 (Genehmigung durch Manager, Direktor und VP)

Erkenntnisse: Fälle mit 3 oder mehr Genehmigungsschritten können analysiert werden, um zu verstehen, warum erhöhte Genehmigungen nötig waren. Diese Daten helfen, Grenzwertüberschreitungen, Ausnahmen von Richtlinien oder Möglichkeiten zur Straffung der Genehmigungsmatrix für Routinekäufe zu identifizieren.

Beispiel 2: Messung von Nacharbeit in der Fertigungsqualitätssicherung

Szenario: Ein Fertigungswerk möchte erfassen, wie oft Produkte Nacharbeit oder Nachinspektionen benötigen, da diese Aktivitäten die Produktionseffizienz und Lieferzeiten direkt beeinflussen.

Einstellungen:

  • Neuer Attributname: "Rework Count"
  • Aktivitätsnamen: ["Quality Rejection", "Rework Process", "Re-inspection", "Repair"]
  • Filter: Department = "Production Line A"

Ausgabe: Die Anreicherung erstellt das Attribut "Rework Count", das die Nacharbeitsfrequenz zeigt:

  • Fall BATCH-5001: Rework Count = 0 (Erstmalige Qualitätsfreigabe)
  • Fall BATCH-5002: Rework Count = 3 (Qualitätsablehnung, Nacharbeitsprozess, Nachinspektion)
  • Fall BATCH-5003: Rework Count = 1 (Eine Reparaturaktivität)
  • Fall BATCH-5004: Rework Count = 5 (Mehrere Qualitätsprobleme mit mehreren Nacharbeitszyklen)

Erkenntnisse: Chargen mit hohen Nacharbeitszahlen weisen auf Qualitätsprobleme hin, die untersucht werden müssen. Das Werk kann die Nacharbeitsfrequenz mit Faktoren wie Schichtzeit, Mitarbeiterschulung oder Rohstofflieferanten korrelieren, um die Ursachen zu identifizieren.

Beispiel 3: Verfolgung von Eskalationen im Kundenservice

Szenario: Ein Kundenservicezentrum möchte überwachen, wie oft Support-Tickets an höhere Ebenen eskaliert werden, da zu viele Eskalationen auf komplexe Probleme oder unzureichende Schulungen der ersten Serviceebene hinweisen.

Einstellungen:

  • Neuer Attributname: "Escalation Count"
  • Aktivitätsnamen: ["Escalate to Tier 2", "Escalate to Tier 3", "Escalate to Supervisor", "Transfer to Specialist"]
  • Filter: Case Type = "Technical Support"

Ausgabe: Die Anreicherung ergibt einen "Escalation Count" für technische Supportfälle:

  • Fall TICKET-8901: Escalation Count = 0 (Auf Ebene 1 gelöst)
  • Fall TICKET-8902: Escalation Count = 2 (Eskalation zu Ebene 2, dann zum Spezialisten)
  • Fall TICKET-8903: Escalation Count = 1 (Einmalige Eskalation zu Ebene 2)
  • Fall TICKET-8904: Escalation Count = 4 (Komplexes Problem mit mehreren Eskalationen)

Erkenntnisse: Hohe Eskalationszahlen korrelieren mit längeren Lösungszeiten und geringerer Kundenzufriedenheit. Das Zentrum kann diese Daten nutzen, um Schulungsbedarf zu erkennen, Wissensdatenbanken zu verbessern oder spezielle Problemtypen direkt an geeignete Ebenen zu leiten.

Beispiel 4: Überwachung manueller Eingriffe in automatisierten Prozessen

Szenario: Eine Bank hat ihren Kreditantragsprozess automatisiert, muss jedoch erfassen, wie oft manuelle Eingriffe erforderlich sind, da diese auf Systemgrenzen oder Ausnahmefälle hindeuten, die menschliches Urteil benötigen.

Einstellungen:

  • Neuer Attributname: "Manual Intervention Count"
  • Aktivitätsnamen: ["Manual Review", "Override Decision", "Exception Handling", "Manual Verification"]
  • Filter: Process Type = "Auto Loan" UND Application Date >= "2024-01-01"

Ausgabe: Die Anreicherung erstellt einen "Manual Intervention Count" für aktuelle Autokreditanträge:

  • Fall LOAN-2024-001: Manual Intervention Count = 0 (Vollständig automatisierte Bearbeitung)
  • Fall LOAN-2024-002: Manual Intervention Count = 2 (Manuelle Überprüfung und manuelle Verifikation)
  • Fall LOAN-2024-003: Manual Intervention Count = 1 (Übersteuerung der Entscheidung bei Sonderkonditionen)
  • Fall LOAN-2024-004: Manual Intervention Count = 3 (Mehrere manuelle Schritte erforderlich)

Erkenntnisse: Anträge ohne manuelle Eingriffe zeigen erfolgreiche Automatisierung, während mehrere Eingriffe Chancen für Systemverbesserungen aufzeigen oder Ausnahmen markieren, die spezielle Verfahren erfordern.

Beispiel 5: Analyse von Folgeaktivitäten in Vertriebsprozessen

Szenario: Ein Vertriebsteam möchte messen, wie viele Folgeaktivitäten in ihrem Opportunity-Management-Prozess stattfinden, da dies den Aufwand zur Abschlussförderung anzeigt und die Ressourcenplanung unterstützt.

Einstellungen:

  • Neuer Attributname: "Follow Up Activities"
  • Aktivitätsnamen: ["Follow-up Call", "Follow-up Email", "Schedule Meeting", "Send Reminder", "Check-in Contact"]
  • Filter: Opportunity Stage != "Closed Lost"

Ausgabe: Die Anreicherung erzeugt eine Zählung der "Follow Up Activities" für aktive Opportunities:

  • Fall OPP-2024-101: Follow Up Activities = 3 (Zwei E-Mails und ein Anruf)
  • Fall OPP-2024-102: Follow Up Activities = 7 (High-Touch-Unternehmensgeschäft)
  • Fall OPP-2024-103: Follow Up Activities = 1 (Schneller Abschluss)
  • Fall OPP-2024-104: Follow Up Activities = 5 (Mehrere Meetings und Erinnerungen)

Erkenntnisse: Opportunities mit vielen Follow-ups weisen auf Kundenunsicherheit oder komplexe Entscheidungsprozesse hin. Das Vertriebsteam kann seine Strategie bei High-Touch-Deals anpassen und ermitteln, welche Opportunities von zusätzlicher Führung oder anderen Engagement-Strategien profitieren.

Ausgabe

Die Anreicherung "Aktivitäten zählen" erzeugt ein einzelnes neues ganzzahliges Attribut in Ihrer Falltabelle mit dem in der Einstellung "Neuer Attributname" angegebenen Namen. Dieses Attribut enthält die Gesamtanzahl, wie oft die ausgewählten Aktivitäten innerhalb jedes Falls auftraten, vorbehaltlich angewendeter Filter.

Die Charakteristika des Ausgabeattributs umfassen:

  • Datentyp: Ganzzahl (Int32)
  • Wertebereich: 0 bis zur maximalen Anzahl von Ereignissen in einem Fall
  • Spaltentyp: Abgeleitetes Attribut
  • Anzeigeformat: Zahl

Das neue Attribut kann sofort verwendet werden in:

  • Filtern zur Identifikation von Fällen mit bestimmten Aktivitätszählbereichen (z. B. „Rework Count > 3“)
  • Berechnungen zur Ermittlung von Durchschnitten, Verteilungen oder Korrelationen mit anderen Kennzahlen
  • Dashboards zur Visualisierung von Aktivitätshäufigkeitsmustern über Ihren Prozess hinweg
  • Anderen Anreicherungen, die quantitative Aktivitätsmessungen benötigen
  • Prozess-Konformitätsprüfungen zur Verifikation erwarteter Aktivitätsvorkommen

Fälle, in denen keine der ausgewählten Aktivitäten auftreten, erhalten den Zählwert 0, was die Identifikation von Fällen erleichtert, die bestimmte Prozessschritte vollständig umgangen haben. Die Anreicherung bewahrt die ursprünglichen Ereignisdaten und fügt diese analytische Ebene hinzu, sodass Sie volle Prozess-Transparenz beibehalten und gleichzeitig statistische Einblicke gewinnen.

Diese Dokumentation ist Teil der mindzie Studio Process Mining Plattform.