Allgemeiner 3-Wege-Abgleich

Übersicht

Der General 3 Way Match Rechner validiert den Drei-Wege-Abgleich in jedem Prozess, indem er Mengen- und Wertdaten aus drei verschiedenen Aktivitäten vergleicht. Dieses leistungsstarke Compliance-Tool identifiziert Unstimmigkeiten und Abweichungen zwischen erwarteten und tatsächlichen Mengen oder Werten, wodurch Sie Kontrollfehler, Fehler und potenziellen Betrug erkennen können.

Während er häufig in Kreditorenprozessen eingesetzt wird (zum Vergleich von Bestellungen, Wareneingängen und Rechnungen), ist dieser Rechner flexibel genug, um jeden Prozess mit Dreifachvalidierung zu unterstützen.

Häufige Anwendungsfälle

  • Validierung der Purchase-to-Pay Drei-Wege-Abgleich Compliance (PO, Wareneingang, Rechnung)
  • Identifizierung von Fällen, in denen bestellte, gelieferte und in Rechnung gestellte Mengen nicht übereinstimmen
  • Erkennung von Wertabweichungen, die auf Preisfehler oder Betrug hinweisen können
  • Überwachung der Einhaltung organisatorischer Abgleichsrichtlinien
  • Analyse von Mustern bei Abgleichfehlern nach Typ (welches Dokument typischerweise fehlerhaft ist)
  • Unterstützung von Audit-Anforderungen für Beschaffungs- und Zahlungsprozesse

Einstellungen

First Activity Name: Wählen Sie die erste Aktivität in Ihrem Drei-Wege-Vergleich (z.B. "Create Purchase Order" oder "PO"). Der Rechner summiert alle Mengen- und Wertdaten aus Ereignissen mit diesem Aktivitätsnamen.

Second Activity Name: Wählen Sie die zweite Aktivität in Ihrem Drei-Wege-Vergleich (z.B. "Goods Receipt" oder "Receipt"). Dies stellt typischerweise den physischen Wareneingang dar, bei dem tatsächliche Mengen erfasst werden.

Third Activity Name: Wählen Sie die dritte Aktivität in Ihrem Drei-Wege-Vergleich (z.B. "Invoice Received" oder "Invoice"). Dies stellt typischerweise die Lieferantenrechnung mit den endgültigen Abrechnungsbeträgen dar.

Quantity Column Name: Wählen Sie die Spalte mit Mengendaten, die in den drei Aktivitäten verglichen werden sollen. Muss ein numerisches Feld sein. Der Rechner summiert alle Mengenwerte innerhalb jeder Aktivität pro Fall.

Value Column Name: Wählen Sie die Spalte mit monetären Wertdaten, die in den drei Aktivitäten verglichen werden sollen. Muss ein numerisches Feld sein. Der Rechner summiert alle Werte innerhalb jeder Aktivität pro Fall.

Value Threshold: Geben Sie die zulässige Toleranz für Unterschiede an (Standard: 0). Ist der Wert 0, wird jede Differenz größer als 0,01 als Abweichung markiert. Bei Angabe eines Prozentsatzes (z.B. 0.01 für 1%) müssen Unterschiede diese prozentuale Grenze überschreiten, um als Abweichung zu gelten. Dies erlaubt geringfügige Rundungsunterschiede oder akzeptable Abweichungen.

Beispiele

Beispiel 1: Purchase-to-Pay Drei-Wege-Abgleich Validierung

Szenario: Ihre Organisation verlangt, dass Bestellungen, Wareneingänge und Rechnungen innerhalb akzeptabler Toleranzen übereinstimmen. Sie müssen Fälle identifizieren, bei denen diese Dokumente nicht übereinstimmen, kategorisiert nach dem Dokument, das die Abweichung enthält.

Einstellungen:

  • First Activity Name: Create Purchase Order
  • Second Activity Name: Goods Receipt
  • Third Activity Name: Invoice Received
  • Quantity Column Name: Quantity
  • Value Column Name: Amount
  • Value Threshold: 0.02 (erlaubte 2 % Abweichung)

Ausgabe:

Der Rechner bietet vier Schlüsselansichten, die über das Dropdown-Menü oben rechts zugänglich sind:

  1. Value Summary (Standard):

    • Zeigt aggregierte Statistiken für Wertabweichungen
    • Zeilen repräsentieren verschiedene Abweichungstypen:
      • "Activity Wrong 1": Fälle, bei denen der PO-Wert abweicht, aber Wareneingang und Rechnung übereinstimmen
      • "Activity Wrong 2": Fälle, bei denen der Wareneingangswert abweicht, aber PO und Rechnung übereinstimmen
      • "Activity Wrong 3": Fälle, bei denen der Rechnungswert abweicht, aber PO und Wareneingang übereinstimmen
      • "All Wrong": Fälle, bei denen keine zwei Aktivitäten übereinstimmende Werte haben
    • Spalten zeigen Anzahl der Fälle, Gesamtdifferenzbetrag und Summe absoluter Werte aus jeder Aktivität
    • Klick auf eine Zeile ermöglicht die Detailansicht der spezifischen Fälle mit diesem Abweichungstyp

  2. Quantity Summary:

    • Gleiche Struktur wie Value Summary, jedoch für Mengenabweichungen
    • Identifiziert Fälle, in denen bestellte, gelieferte und in Rechnung gestellte Mengen nicht übereinstimmen
    • Zeigt, in welchem Prozessschritt typischerweise Mengenabweichungen auftreten

  3. Value Details:

    • Listet einzelne Fälle mit Wertabweichungen auf
    • Zeigt die spezifischen Werte aus jeder Aktivität (PO-Betrag, Wareneingangs-Betrag, Rechnungsbetrag)
    • Zeigt die berechnete Differenz
    • Sortiert nach höchsten Differenzen zuerst zur Priorisierung der Untersuchung
    • Klick auf Fallkennungen zeigt die vollständige Fallhistorie

  4. Quantity Details:

    • Listet einzelne Fälle mit Mengenabweichungen auf
    • Zeigt spezifische Mengen aus jeder Aktivität
    • Ermöglicht Untersuchung einzelner problematischer Fälle

Erkenntnisse:

Diese Analyse liefert mehrere umsetzbare Erkenntnisse:

  • Kontrolleffektivität: Wenn die meisten Abweichungen "Activity Wrong 3" (Rechnung) zeigen, deutet dies darauf hin, dass Lieferanten häufig falsch abrechnen, was bessere Kontrollmechanismen für Rechnungen erfordert.

  • Prozessqualität: Hohe Werte bei "All Wrong" deuten auf systemische Prozessprobleme hin, bei denen grundlegende Datenerfassung oder Systemintegration fehlerhaft sind.

  • Betrugserkennung: Große Wertdifferenzen in der Ansicht "Value Details" können auf betrügerische Manipulationen der Beträge zwischen Dokumenten hinweisen.

  • Ursachenmuster: Die Analyse, welche Aktivität typischerweise fehlerhaft ist, erlaubt gezielte Verbesserungen in bestimmten Prozessschritten (Beschaffung, Wareneingang, Rechnungseingang).

  • Audit-Unterstützung: Die detaillierten Falllisten liefern Prüfpfade, die genau zeigen, welche Fälle den Drei-Wege-Abgleich verletzt haben.

Beispiel 2: Validierung der Qualitätskontrolle in der Fertigung

Szenario: In einem Fertigungsprozess müssen Sie sicherstellen, dass Produktionsaufträge, tatsächliche Produktionsergebnisse und Qualitätsprüfungen hinsichtlich Mengen und Fehlerzahlen übereinstimmen.

Einstellungen:

  • First Activity Name: Production Order Created
  • Second Activity Name: Production Completed
  • Third Activity Name: Quality Inspection
  • Quantity Column Name: Units
  • Value Column Name: DefectCount
  • Value Threshold: 0 (Null Toleranz für Abweichungen)

Ausgabe:

Die Quantity Summary zeigt:

  • Fälle, bei denen die bestellte Produktionsmenge nicht mit der abgeschlossenen Menge übereinstimmt (Nacharbeit oder Ausschuss)
  • Fälle, bei denen die abgeschlossene Menge nicht mit der inspizierten Menge übereinstimmt (fehlende Inspektionen)

Die Value Summary zeigt:

  • Fälle, bei denen die Fehlerzahlen zwischen den Aktivitäten variieren, was auf Qualitätsprobleme hinweist

Erkenntnisse:

  • Identifiziert Produktionschargen mit unerklärlichen Mengenabweichungen
  • Hebt Lücken in der Qualitätskontrolle hervor, bei denen Fehlerzahlen nicht konsistent erfasst werden
  • Unterstützt Rückverfolgbarkeitsanforderungen durch Markierung unvollständiger Dokumentationen
  • Ermöglicht Untersuchung spezifischer Chargen mit Qualitäts- oder Mengenproblemen

Ausgabe

Der Rechner bietet vier Ansichten, die über das Dropdown-Menü ausgewählt werden können:

Value Summary: Aggregierte Statistiken mit Anzahl und Summen für jeden Wertabweichungstyp. Bietet eine übersichtliche Darstellung der Einhaltung des Abgleichs.

Quantity Summary: Aggregierte Statistiken mit Anzahl und Summen für jeden Mengenabweichungstyp. Hilft bei der Identifizierung, ob Mengen- oder Wertprobleme dominieren.

Value Details: Detaillierte Liste einzelner Fälle mit Wertabweichungen, die spezifische Beträge aus jeder Aktivität und die berechnete Differenz zeigen. Sortiert nach höchsten Abweichungen.

Quantity Details: Detaillierte Liste einzelner Fälle mit Mengenabweichungen, die spezifische Mengen aus jeder Aktivität und die berechnete Differenz zeigen. Ermöglicht Fall-für-Fall-Untersuchungen.

Alle Ansichten unterstützen interaktive Filter- und Drill-Down-Funktionen. Klicken Sie auf Zusammenfassungszeilen, um auf bestimmte Abweichungstypen zu filtern, oder auf Fallkennungen in Detailansichten, um die vollständige Fallhistorie anzusehen.

Hinweis: Nur Fälle, die alle drei angegebenen Aktivitäten enthalten, werden in die Analyse einbezogen. Fälle mit fehlenden Aktivitäten werden automatisch ausgeschlossen.

Diese Dokumentation ist Teil der mindzie Studio Process Mining Plattform.