Tägliche Aktivitätszählung
Übersicht
Der Rechner für die tägliche Aktivitätszählung verfolgt, wie oft jede Aktivität an jedem Kalendertag auftritt, und bietet eine detaillierte Aufschlüsselung der Aktivitätshäufigkeit im Zeitverlauf. Im Gegensatz zum Rechner für die tägliche Ereigniszählung, der die Gesamtzahl der Ereignisse pro Tag anzeigt, trennt dieser Rechner die Zählungen nach Aktivitätstyp, so dass Sie Muster und Anomalien für bestimmte Aktivitäten in Ihrem Prozess identifizieren können.
Dieser Rechner arbeitet auf Ereignisebene und gruppiert Daten sowohl nach Aktivitätsnamen als auch nach Datum, was ihn besonders wertvoll macht, um die Arbeitslastverteilung zu verstehen, Datenqualitätsprobleme für bestimmte Aktivitäten zu erkennen und betrieblichen Muster für einzelne Prozessschritte zu überwachen.
Häufige Anwendungsfälle
- Erkennen, welche Aktivitäten an bestimmten Tagen Volumenspitzen oder -einbrüche aufweisen
- Aufdecken von Datenqualitätsproblemen, die bestimmte Aktivitäten betreffen (fehlende Aktivitätsdaten an bestimmten Terminen)
- Analyse von Arbeitslastmustern einzelner Prozessschritte über die Zeit
- Überwachung des Personalbedarfs durch Verfolgung der aktivitätsspezifischen Arbeitslast pro Tag
- Validierung der Vollständigkeit der Datenerfassung für kritische Aktivitäten
- Vergleich von Trends in der Aktivitätshäufigkeit zur Identifikation von Prozessänderungen oder Engpässen
- Nachverfolgung saisonaler oder zyklischer Muster für spezifische Prozessaktivitäten
Einstellungen
Zeitraum: Obwohl die Einstellung eine Zeitraumoption beinhaltet, gruppiert der Rechner derzeit alle Daten nach Kalendertag (nur das Datumsbestandteil, Zeit wird ignoriert). Das bedeutet, dass alle Aktivitätszählungen unabhängig vom Zeitpunkt innerhalb des Tages auf Tagesebene zusammengefasst werden.
Standardfelder:
- Titel: Optionaler benutzerdefinierter Titel für das Kalkulatorergebnis
- Beschreibung: Optionale Beschreibung zu Dokumentationszwecken
Beispiele
Beispiel 1: Erkennung aktivitätsspezifischer Datenprobleme
Szenario: Ihr Team für Rechnungsverarbeitung berichtet, dass Aktivitäten „Rechnung genehmigen“ an bestimmten Tagen in Ihrem Ereignisprotokoll fehlen. Sie möchten überprüfen, ob es sich um ein Problem bei der Datenerfassung handelt oder ob an diesen Tagen tatsächlich keine Genehmigungen stattgefunden haben.
Einstellungen:
- Titel: „Tägliche Nachverfolgung der Genehmigungsaktivität“
- Beschreibung: „Überprüfung der Vollständigkeit der Rechnungsfreigabedaten“
Ergebnis:
Der Rechner zeigt eine Tabelle mit drei Spalten:
- Datum: Jeder Kalendertag im Ereignisprotokoll
- Aktivitätsname: Der Name jeder Aktivität, die auftrat
- Anzahl: Wie oft diese Aktivität an diesem Datum aufgetreten ist
Beispielausgabe:
Datum Aktivitätsname Anzahl
2024-03-10 Rechnung einreichen 234
2024-03-10 Rechnung genehmigen 198
2024-03-10 Rechnung bezahlen 156
2024-03-11 Rechnung einreichen 248
2024-03-11 Rechnung genehmigen 0
2024-03-11 Rechnung bezahlen 12
2024-03-12 Rechnung einreichen 241
2024-03-12 Rechnung genehmigen 215
2024-03-12 Rechnung bezahlen 187
Erkenntnisse: Am 11. März zeigt „Rechnung genehmigen“ null Vorkommen, während Einreichungen und Zahlungen fortgesetzt wurden. Dieses Muster weist auf ein Problem bei der Datenerfassung hin und nicht auf eine tatsächliche Unterbrechung im Geschäft, da Zahlungen (156 am Vortag, 12 am 11. März) ohne vorherige Genehmigungen nicht möglich sind. Der dramatische Rückgang von 198 Genehmigungen auf 0, gefolgt von einer Erholung auf 215 am nächsten Tag, bestätigt eine eintägige Datenlücke, die untersucht werden muss.
Beispiel 2: Analyse von Aktivitäts-Arbeitslastmustern
Szenario: Sie leiten einen Kundenserviceprozess und möchten die täglichen Volumenmuster für unterschiedliche Arten von Kundeninteraktionen verstehen, um die Personalplanung zu optimieren.
Einstellungen:
- Titel: „Analyse des Kundenservice-Aktivitätsvolumens“
- Beschreibung: „Verfolgung der täglichen Volumen zur Personaloptimierung“
Ergebnis:
Die Ausgabe zeigt tägliche Zählungen für Aktivitäten wie „Fall anlegen“, „Fall aktualisieren“, „Fall eskalieren“ und „Fall schließen“ über mehrere Wochen. Bei Visualisierung als Liniendiagramm mit einer Linie pro Aktivität können Sie erkennen:
- „Fall anlegen“ hat Montags Spitzenwerte (Rückstau vom Wochenende)
- „Fall schließen“ erreicht freitags Spitzenwerte (wöchentliche Bereinigungsarbeiten)
- „Fall eskalieren“ zeigt durchgehend geringes Volumen, außer an Monatsenden Spitzen
- „Fall aktualisieren“ bleibt an allen Wochentagen weitgehend stabil
Erkenntnisse: Der Montagsanstieg bei der Fallanlage (oft 40-50% höher als an anderen Wochentagen) deutet darauf hin, dass montags zusätzliches Personal für die Fallaufnahme benötigt wird. Der Freitagsanstieg bei Fallabschlüssen zeigt, dass Mitarbeiter die Fälle vor dem Wochenende abschließen. Die Monatsendspitzen bei Eskalationen stimmen mit Kundenurgenzen im Zusammenhang mit Abrechnungszyklen überein, was nahelegt, dass in diesen Perioden erfahrenes Personal verfügbar sein sollte.
Beispiel 3: Identifikation von Prozessänderungen im Zeitverlauf
Szenario: Ihre Organisation hat am 1. Juni einen neuen Beschaffungsfreigabe-Workflow eingeführt. Sie möchten überprüfen, ob die neue Aktivität „Vorprüfung“ konsequent genutzt wird und ob sie die bisherige Aktivität „Standardfreigabe“ ersetzt oder ergänzt.
Einstellungen:
- Titel: „Analyse des Übergangs im Beschaffungsworkflow“
- Beschreibung: „Nachverfolgung der Einführung des neuen Vorprüfungsschritts“
Ergebnis:
Der Rechner zeigt tägliche Zählungen für beide Genehmigungsaktivitäten im Mai und Juni:
Vor dem 1. Juni:
Datum Aktivitätsname Anzahl
2024-05-28 Standardfreigabe 145
2024-05-28 Vorprüfung 0
2024-05-29 Standardfreigabe 152
2024-05-29 Vorprüfung 0
Nach dem 1. Juni:
Datum Aktivitätsname Anzahl
2024-06-01 Standardfreigabe 89
2024-06-01 Vorprüfung 58
2024-06-02 Standardfreigabe 72
2024-06-02 Vorprüfung 78
2024-06-03 Standardfreigabe 45
2024-06-03 Vorprüfung 103
Erkenntnisse: Die neue Aktivität Vorprüfung erschien sofort am 1. Juni und ihr Volumen stieg täglich (58, 78, 103), da das Personal den neuen Prozess übernahm. Gleichzeitig sanken die Zählungen für Standardfreigabe (145 auf 89, 72, 45), was zeigt, dass die Workflowänderung wie beabsichtigt funktioniert. Die kombinierte Summe (147 am 3. Juni) ähnelt den Werten vor der Änderung (145-152), was darauf hinweist, dass der neue Schritt die Arbeit ergänzt und keine zusätzliche Last erzeugt. Bis Mitte Juni sollte die Vorprüfung die meisten Fälle übernehmen, während die Standardfreigabe auf Ausnahmen beschränkt bleibt.
Ausgabe
Der Rechner erzeugt eine Datentabelle mit den folgenden Spalten:
Datum (DateTime): Das Kalenddatum für jede Gruppe von Aktivitätenvorkommen. Der Zeitanteil ist immer auf 00:00:00 (Mitternacht) gesetzt, da der Rechner nur nach Datum gruppiert.
Aktivitätsname (Text): Der genaue Name der Aktivität, wie er im Ereignisprotokoll erscheint. Aktivitätsnamen sind case-sensitiv und müssen exakt übereinstimmen, um zusammengefasst zu werden.
Anzahl (Zahl): Die Anzahl, wie oft diese spezifische Aktivität an diesem bestimmten Datum aufgetreten ist. Dies ist immer eine positive ganze Zahl, die einzelne Ereignisvorkommen repräsentiert.
Die Ausgabe kann visualisiert werden als:
- Liniendiagramme: Zeigen Trends mehrerer Aktivitäten über die Zeit (eine Linie pro Aktivität)
- Gestapelte Balkendiagramme: Vergleichen die Zusammensetzung der täglichen Aktivitätsvolumina
- Heatmaps: Zeigen Aktivitätsintensität über Daten und Aktivitätstypen in einem Kalenderraster
- Pivot-Tabellen: Gruppieren nach Aktivität für Datumsbereichssummen oder nach Datum für Aktivitätsverteilungen
- Gefilterte Ansichten: Fokussieren auf bestimmte Aktivitäten oder interessierende Zeiträume
Hinweis: Wenn eine Aktivität an einem bestimmten Datum nicht auftritt, gibt es keine Zeile für diese Aktivität-Datum-Kombination in der Ausgabe (die Anzahl erscheint nicht als Null). Nur tatsächliche Vorkommen werden erfasst. Ereignisse mit fehlenden Zeitstempeln oder null-Aktivitätsnamen können je nach Datenqualität ausgeschlossen oder gruppiert werden.
Diese Dokumentation ist Teil der mindzie Studio Process-Mining-Plattform.