Automatisierung

Überblick

Der Automatisierungsrechner identifiziert und bewertet Aktivitäten nach ihrem Automatisierungspotenzial und hilft Ihnen dabei, manuelle Aufgaben zu priorisieren, die am meisten von Automatisierungsinitiativen profitieren würden. Dieser Rechner analysiert die Häufigkeit und die Kosten der Aktivitäten, um für jede Aktivität einen Automatisierungsscore zu berechnen, wodurch Sie Ihre RPA- (Robotic Process Automation) und Automatisierungsinvestitionen einfach auf hochwertige Chancen ausrichten können.

Häufige Anwendungsfälle

Identifizieren von Automatisierungsmöglichkeiten mit hohem Wert innerhalb Ihres Prozesses
Priorisieren von RPA-Initiativen basierend auf Einsparpotenzialen
Aufbau von Business Cases für Automatisierungsinvestitionen mit quantifizierten Einsparungen
Entdecken sich wiederholender manueller Aufgaben, die sich für Automatisierung eignen
Verfolgen von Automatisierungsmöglichkeiten über die Zeit zur Messung der Effektivität der Initiative
Fokussieren der Automatisierungsbemühungen auf Aktivitäten mit höchster Kapitalrendite

Einstellungen

Dieser Rechner benötigt keine Konfigurationseinstellungen. Er analysiert automatisch alle Aktivitäten in Ihren aktuell gefilterten Daten und berechnet Automatisierungsscores basierend auf Häufigkeits- und Kosteninformationen.

Optionale Erweiterung: Für eine kostenbasierte Automatisierungsbewertung konfigurieren Sie die geschätzten Kosten für jede Aktivität in Ihrem Prozess. Ohne Kostendaten verwendet der Rechner eine auf Häufigkeit basierende Bewertung, um repetitive Aktivitäten zu identifizieren.

Beispiele

Beispiel 1: Entdecken der wichtigsten Automatisierungsmöglichkeiten

Szenario: Sie möchten herausfinden, welche Aktivitäten in Ihrem Workflow zur Rechnungsverarbeitung am meisten von Automatisierung profitieren, um manuellen Aufwand und Kosten zu reduzieren.

Einstellungen:

Keine Einstellungen erforderlich (Rechner läuft automatisch)

Ergebnis:

Der Rechner zeigt eine gerankte Tabelle aller Aktivitäten an:

Aktivität	Automatisierungs-Score	Aktivitätsanzahl	Gesamtkosten
Manuelle Dateneingabe	37,50	3.000	45.000 $
Dokumentenprüfung	28,75	2.300	34.500 $
Ausnahmebehandlung	22,40	1.400	21.000 $
Genehmigungsweiterleitung	18,20	1.820	18.200 $
Datenvalidierung	15,60	2.600	13.000 $

Erkenntnisse: Die manuelle Dateneingabe hat mit 37,50 den höchsten Automatisierungs-Score, was darauf hinweist, dass sie häufig erfolgt und hohe Kosten verursacht. Mit 3.000 Ausführungen und Gesamtkosten von 45.000 $könnte die Automatisierung dieser Aktivität etwa 36.000$ jährlich einsparen (angenommen 80 % Reduktion). Dies macht sie zur obersten Priorität Ihrer RPA-Initiative.

Die Dokumentenprüfung ist mit Gesamtkosten von 34.500 $die zweitgrößte Chance. Zusammen repräsentieren diese beiden Aktivitäten 79.500$ potenzielle Einsparungen und bieten einen starken Business Case für Automatisierungsinvestitionen.

Beispiel 2: Abteilungsspezifische Automatisierungsplanung

Szenario: Ihre Organisation möchte Automatisierungsmöglichkeiten speziell innerhalb der Kreditorenbuchhaltung identifizieren, um deren Effizienz zu verbessern.

Schritt 1 - Auf Abteilung filtern:

Erstellen Sie einen Filter "Cases with Attribute":

Attribut: Department
Wert: Accounts Payable

Schritt 2 - Automatisierungsrechner ausführen:

Fügen Sie den Automatisierungsrechner zu Ihrer Analyse hinzu.

Ergebnis:

Aktivität	Automatisierungs-Score	Aktivitätsanzahl	Gesamtkosten
Bestellung mit Rechnung abgleichen	42,30	4.500	67.500 $
Lieferantenvalidierung	31,20	3.900	39.000 $
Zahlungsabwicklung	24,50	2.450	36.750 $
Hauptbuch-Kodierung	19,80	3.300	26.400 $

Erkenntnisse: Die wichtigste Automatisierungschance in der Kreditorenbuchhaltung ist das Abgleichen von Bestellungen mit Rechnungen, das 4.500-mal auftritt und Gesamtkosten von 67.500 $ verursacht. Dieser dreistufige Abgleichsprozess ist sehr repetitiv und regelbasiert und eignet sich hervorragend für RPA.

Durch Fokussierung auf die drei wichtigsten Aktivitäten könnte die Abteilung Prozesse im Wert von 143.250 $ jährlich automatisieren, mit einer voraussichtlichen Reduktion des manuellen Aufwands um 70-90 %. Diese gezielte Analyse hilft, einen abteilungsspezifischen Automatisierungsfahrplan zu erstellen.

Beispiel 3: Erfolg von Automatisierungsinitiativen verfolgen

Szenario: Vor sechs Monaten haben Sie Ihre drei wichtigsten manuellen Aktivitäten automatisiert. Nun möchten Sie die Effektivität dieser Initiative messen.

Schritt 1 - Vor Automatisierung (vor 6 Monaten):

Ursprüngliche Ergebnisse des Automatisierungsrechners zeigten:

Manuelle Rechnungserfassung: 5.200 Vorgänge, Gesamtkosten 78.000 $
Dokumentenklassifikation: 3.800 Vorgänge, Gesamtkosten 45.600 $
Datenauswertung: 4.100 Vorgänge, Gesamtkosten 41.000 $

Schritt 2 - Nach Automatisierung (aktuell):

Führen Sie den Automatisierungsrechner mit aktuellen Daten aus:

Aktivität	Automatisierungs-Score	Aktivitätsanzahl	Gesamtkosten
Ausnahmebehandlung	28,50	1.900	28.500 $
Komplexe Genehmigungen	22,10	1.470	22.050 $
Manuelle Rechnungserfassung	4,20	350	5.250 $

Erkenntnisse: Die Automatisierungsinitiative war äußerst erfolgreich. Die manuelle Rechnungserfassung sank von 5.200 auf nur 350 Vorkommen (93 % Reduktion) und von 78.000 $auf 5.250$ Kosten (93 % Einsparung). Die vormals wichtigste Automatisierungschance hat sich auf den dritten Platz verschoben und behandelt nun nur noch Ausnahmen.

Dokumentenklassifikation und Datenauswertung erscheinen nicht mehr in den Top-Aktivitäten, was auf eine nahezu vollständige Automatisierung hinweist. Der Fokus kann nun auf Ausnahmebehandlung und komplexe Genehmigungen als nächste Prioritäten gerichtet werden. Die Initiative erzielte allein durch diese drei Aktivitäten Einsparungen von etwa 156.000 $ jährlich.

Beispiel 4: Aufbau eines Automatisierungs-Business Cases

Szenario: Ihr CFO verlangt einen datenbasierten Business Case für eine geplante RPA-Plattform-Investition von 150.000 $. Sie müssen die potenzielle Kapitalrendite quantifizieren.

Einstellungen:

Keine Einstellungen erforderlich

Analyseablauf:

Führen Sie den Automatisierungsrechner für Ihren gesamten Prozessdatensatz aus
Überprüfen Sie die Top 10 Aktivitäten nach Automatisierungs-Score
Bewerten Sie die technische Machbarkeit jeder Aktivität
Berechnen Sie den ROI basierend auf den Gesamtkosten

Ergebnis:

Top 5 technisch machbare Automatisierungskandidaten:

Aktivität	Gesamtkosten	Automatisierungspotenzial
Rechnungserfassung	125.000 $	90 % automatisierbar
Bestellabgleich	89.000 $	85 % automatisierbar
Lieferantensuche	67.500 $	95 % automatisierbar
Hauptbuchzuordnung	54.000 $	80 % automatisierbar
Zahlungsterminplanung	42.000 $	75 % automatisierbar

Business Case Berechnung:

Gesamtkosten der Top 5 Aktivitäten: 377.500 $
Durchschnittliche Automatisierungsreduktion: 85 %
Jährliches Einsparpotenzial: 320.875 $
Investition in die RPA-Plattform: 150.000 $
Amortisationszeitraum: 5,6 Monate
ROI über 3 Jahre: 541 %

Erkenntnisse: Der Automatisierungsrechner ermittelte jährliche Kosten von 377.500 $aus nur fünf priorisierten Aktivitäten. Bei einem durchschnittlichen Automatisierungsgrad von 85 % können Sie 320.875$ jährlich einsparen. Dies liefert einen überzeugenden Business Case mit einer Amortisation von unter 6 Monaten und einer über 5-fachen Rendite innerhalb von 3 Jahren.

Die Spalte Gesamtkosten im Rechner erleichtert die Quantifizierung des Einsparpotenzials und verwandelt Automatisierung von einer technischen Initiative in eine strategische Geschäftsentscheidung mit messbarem finanziellem Nutzen.

Ausgabe

Der Rechner erstellt eine gerankte Tabelle mit folgenden Spalten:

Aktivität: Der Name jeder Aktivität in Ihrem Prozess.

Automatisierungs-Score: Ein berechneter Wert, der das Automatisierungspotenzial repräsentiert. Höhere Werte zeigen bessere Automatisierungskandidaten an. Wenn Kostendaten für Aktivitäten konfiguriert sind, stellt der Score die durchschnittliche Kostenwirkung pro Fall dar. Ohne Kostendaten repräsentiert er die durchschnittliche Häufigkeit pro Fall.

Aktivitätsanzahl: Die Gesamtanzahl, wie oft diese Aktivität in Ihrem gefilterten Datensatz auftritt.

Gesamtkosten: Die kumulierten Kosten aller Ausführungen dieser Aktivität. Dieser Wert wird nur berechnet, wenn Sie geschätzte Kosten für Aktivitäten in Ihren Prozessmetadaten konfiguriert haben. Nutzen Sie diese Spalte, um das potenzielle Einsparpotenzial durch Automatisierung zu quantifizieren.

Die Tabelle ist automatisch nach Automatisierungs-Score (höchster Wert zuerst) sortiert, so dass Ihre wichtigsten Automatisierungschancen sofort sichtbar sind. Aktivitäten am oberen Ende der Liste bieten die beste Kombination aus Häufigkeit und Kosten und stellen Ihre wertvollsten Automatisierungsziele dar.

Profi-Tipp: Konzentrieren Sie sich bei der Aktionsplanung auf die Top 10-20 Aktivitäten. Kombinieren Sie Automatisierungs-Score mit Aktivitätsanzahl, um hochwirksame Chancen (hoher Score) mit der Komplexität der Implementierung (hohe Anzahl kann auf viele Sonderfälle hinweisen) auszubalancieren.

Diese Dokumentation ist Teil der mindzie Studio Process Mining Plattform.