E-Mail-Einstellungen

Konfigurieren Sie E-Mail-Dienste für Ihre Organisation, um Systembenachrichtigungen, Warnungen und automatisierte Kommunikation zu ermöglichen. mindzieStudio unterstützt drei E-Mail-Konfigurationsoptionen, um unterschiedlichen organisatorischen Anforderungen gerecht zu werden.

Zugriff auf die E-Mail-Einstellungen

1. Navigieren Sie zu Administration > Tenant Settings
2. Wählen Sie Email im Einstellungsmenü aus

Optionen für den E-Mail-Dienst

mindzieStudio bietet drei Typen von E-Mail-Diensten an:

Option	Beschreibung	Erforderliche Konfiguration
mindzieEmail	Verwendung des verwalteten E-Mail-Dienstes von mindzie	Keine
SMTP	Verwendung Ihres eigenen SMTP-Servers	Serverdetails erforderlich
OFF	Deaktivierung aller E-Mail-Funktionalitäten	Keine

Option 1: mindzieEmail (Standard)

Die Standardeinstellung nutzt den verwalteten E-Mail-Dienst von mindzie. Dies ist die einfachste Option, da keine Konfiguration erforderlich ist.

Funktionsweise:

• Alle E-Mails werden über die Server von mindzie geleitet
• Kein Setup oder Konfiguration notwendig
• E-Mail-Inhalte werden nicht auf den Servern von mindzie gespeichert

Hinweis: Obwohl mindzie keine E-Mail-Inhalte speichert, werden E-Mails über die Server von mindzie geleitet. Wenn Ihre Organisation strikte Anforderungen an die Datenweiterleitung hat, sollten Sie stattdessen Ihren eigenen SMTP-Server verwenden.

Option 2: SMTP-Server

Für Organisationen, die E-Mails über ihre eigene Infrastruktur senden möchten, unterstützt mindzieStudio die Konfiguration eines benutzerdefinierten SMTP-Servers.

Schritt-für-Schritt Anleitung

1. Ändern Sie den E-Mail-Diensttyp

Standardmäßig ist der E-Mail-Diensttyp auf "mindzieEmail" eingestellt. Ändern Sie diesen mit dem Dropdown-Menü auf SMTP.

2. Konfigurieren Sie die SMTP-Serverdetails

Nach der Auswahl von SMTP müssen Sie folgende Informationen von Ihrem IT-Administrator bereitstellen:

SMTP-Konfigurationsfelder

Feld	Beschreibung	Beispiel
SMTP Server Address	Hostname oder IP-Adresse Ihres SMTP-Servers	smtp.company.com
Port	Portnummer für SMTP-Verbindungen	587 (TLS) oder 465 (SSL)
Security	Verbindungsverschlüsselung	Keine, TLS oder SSL
Username	Authentifizierungs-Benutzername (muss eine vollständige E-Mail-Adresse sein)	notifications@company.com
Password	Authentifizierungs-Passwort oder App-Passwort	(Ihr Passwort)

Wichtig – Benutzername-Anforderung:

In der aktuellen Version von mindzieStudio muss das Feld Username eine gültige E-Mail-Adresse sein. Diese E-Mail-Adresse wird auch als „Von“-Adresse für alle ausgehenden E-Mails verwendet. Das bedeutet, dass das Konto, mit dem Sie sich authentifizieren, auch als Absender aller Systembenachrichtigungen erscheint.

Beispielsweise, wenn Sie notifications@company.com als Benutzername konfigurieren, wird diese Adresse als Absender aller von mindzieStudio gesendeten E-Mails angezeigt.

Authentifizierungsoptionen:

• Falls Ihr SMTP-Server eine Authentifizierung verlangt, geben Sie Benutzername und Passwort ein
• Falls keine Authentifizierung benötigt wird, können Sie die Authentifizierungsoption deaktivieren

Sicherheitsoptionen

Sicherheitstyp	Beschreibung	Typischer Port
Keine	Keine Verschlüsselung (nicht für Produktionsbetrieb empfohlen)	25
TLS	Transport Layer Security mit STARTTLS (empfohlen)	587
SSL	Implizite SSL/TLS-Verbindung	465

Häufig genutzte SMTP-Ports

Port	Sicherheit	Beschreibung
25	Keine	Standard-SMTP (oft von ISPs blockiert)
587	TLS	Submission-Port mit STARTTLS (empfohlen)
465	SSL	SMTPS (implizites SSL)

3. Speichern Sie Ihre Konfiguration

Nachdem Sie alle erforderlichen Angaben eingegeben haben, klicken Sie auf Save, um Ihre Einstellungen zu übernehmen.

4. Testen Sie die Verbindung

Nach dem Speichern nutzen Sie die Funktion Test Connection, um Ihre Konfiguration zu überprüfen:

1. Klicken Sie auf Test Connection
2. Geben Sie eine E-Mail-Adresse ein, an die eine Testnachricht gesendet werden soll
3. Bestätigen Sie, dass die Test-E-Mail im Posteingang ankommt

Dies bestätigt, dass mindzieStudio erfolgreich eine Verbindung zu Ihrem SMTP-Server herstellen und E-Mails senden kann.

SMTP-Testskript

Bevor Sie die SMTP-Einstellungen in mindzieStudio konfigurieren, können Sie Ihre SMTP-Konfiguration mit einem eigenständigen PowerShell-Skript testen. So können Sie sicherstellen, dass Ihre Servereinstellungen, Zugangsdaten und Netzwerkverbindung korrekt sind, bevor Sie die Daten in mindzieStudio eingeben.

test_smtp.ps1 herunterladen

So verwenden Sie das Testskript:

1. Laden Sie die Datei test_smtp.ps1 über den obigen Link herunter
2. Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor (Notepad, VS Code usw.)
3. Füllen Sie die SMTP-Einstellungen oben in der Datei aus:
   • $SmtpServer - Ihre SMTP-Serveradresse
   • $SmtpPort - Die Portnummer (typischerweise 587 für TLS)
   • $UseTLS - Auf $true setzen für TLS-Verschlüsselung
   • $FromEmail - Die Absender-E-Mail-Adresse (muss dem Username entsprechen)
   • $Username - Ihr Authentifizierungs-Benutzername (muss mit FromEmail übereinstimmen)
   • $ToEmail - Eine E-Mail-Adresse zum Senden der Testnachricht
4. Speichern Sie die Datei
5. Öffnen Sie PowerShell und wechseln Sie in das Verzeichnis mit dem Skript
6. Führen Sie das Skript aus: .\test_smtp.ps1
7. Geben Sie bei Aufforderung Ihr SMTP-Passwort ein
8. Prüfen Sie, ob die Test-E-Mail im Posteingang des Empfängers ankommt

Wichtig: Das Skript warnt Sie, wenn die Werte für Username und FromEmail nicht übereinstimmen. In mindzieStudio müssen diese Werte für eine funktionierende SMTP-Verbindung identisch sein.

Beispielausgabe bei Erfolg:

mindzie Studio - SMTP Test Script
==================================

SMTP Settings:
  Server: smtp.office365.com
  Port: 587
  TLS: True
  From: notifications@company.com
  To: admin@company.com

Sending test email...

SUCCESS: Test email sent successfully!

You can now configure these settings in mindzie Studio:
  Administration -> Email Settings

Wenn die Test-E-Mail empfangen wurde, können Sie die gleichen Einstellungen in mindzieStudio eingeben.

Option 3: E-Mail deaktiviert (OFF)

Sie können die E-Mail-Funktionalität vollständig deaktivieren, wenn Ihre Organisation keine E-Mail-Benachrichtigungen benötigt.

Warnung: Die Deaktivierung von E-Mails beeinflusst folgende Funktionen:

• Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA) per E-Mail steht nicht zur Verfügung
• Systembenachrichtigungen werden nicht gesendet
• Alarm-E-Mails werden nicht zugestellt
• Passwortzurücksetzungs-E-Mails funktionieren nicht

Deaktivieren Sie E-Mails nur, wenn Sie sicher sind, dass diese Funktionen für Ihren Einsatz nicht erforderlich sind.

Beste Praktiken

1. Verwenden Sie TLS oder SSL bei der Konfiguration von SMTP, um den E-Mail-Inhalt während der Übertragung zu verschlüsseln
2. Testen Sie Ihre Konfiguration durch das Versenden einer Test-E-Mail nach Änderungen
3. Verwenden Sie ein dediziertes E-Mail-Konto für mindzieStudio-Benachrichtigungen und kein persönliches Konto
4. Halten Sie Zugangsdaten sicher und ändern Sie Passwörter regelmäßig
5. Verwenden Sie App-Passwörter, wenn verfügbar, anstatt regulärer Konto-Passwörter für erhöhte Sicherheit

Fehlersuche

E-Mails werden nicht zugestellt

1. Überprüfen Sie, ob Serveradresse und Port korrekt sind
2. Prüfen Sie, ob Benutzername und Passwort gültig sind
3. Stellen Sie sicher, dass die Sicherheitseinstellung mit den Serveranforderungen übereinstimmt
4. Prüfen Sie, ob Ihre Firewall ausgehende Verbindungen zum SMTP-Port zulässt
5. Vergewissern Sie sich, dass Ihr E-Mail-Anbieter SMTP-Authentifizierung erlaubt

Authentifizierungsfehler

1. Überprüfen Sie das Format des Benutzernamens (die meisten Server verlangen die vollständige E-Mail-Adresse)
2. Prüfen Sie, ob Ihr E-Mail-Anbieter ein app-spezifisches Passwort verlangt
3. Stellen Sie sicher, dass das Konto berechtigt ist, E-Mails per SMTP zu senden
4. Vergewissern Sie sich, dass SMTP-Authentifizierung auf Server- und Kontoebene aktiviert ist

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Konfigurationsbeispiele

Die folgenden Beispiele zeigen SMTP-Konfigurationen für gängige E-Mail-Anbieter. Diese dienen nur als allgemeine Orientierung.

Wichtig: Die Konfiguration von E-Mail-Servern variiert je nach Organisation basierend auf Sicherheitsrichtlinien, Softwareversionen und administrativen Einstellungen. Die hier gezeigten Schritte entsprechen möglicherweise nicht genau der Umgebung Ihrer Organisation. Konsultieren Sie immer Ihren IT-Administrator, bevor Sie Änderungen an E-Mail-Authentifizierungseinstellungen vornehmen, da diese sicherheitsrelevante Auswirkungen haben können.

mindzie bietet keinen Support für die Konfiguration von Drittanbieter-E-Mail-Diensten. Diese Beispiele sollen lediglich die Art der benötigten Informationen und den allgemeinen Prozess veranschaulichen.

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Beispiel: Microsoft Exchange 365

Dieses Beispiel zeigt eine typische Konfiguration für Microsoft Exchange 365 / Office 365.

SMTP-Einstellungen für Microsoft 365

Einstellung	Wert
SMTP Server	smtp.office365.com
Port	587
Sicherheit	TLS
Authentifizierung	Ja (erforderlich)
Benutzername	Ihre vollständige E-Mail-Adresse (z.B. ihrname@company.com)
Passwort	Benutzerpasswort oder App-Passwort

Aktivierung der SMTP-Authentifizierung

Microsoft deaktiviert SMTP-Authentifizierung standardmäßig. Ihr IT-Administrator muss diese auf Server- und Kontoebene aktivieren.

Serverebene (Exchange Admin Center):

1. Rufen Sie https://admin.exchange.microsoft.com/ auf
2. Klicken Sie im linken Menü auf Settings
3. Wählen Sie Mail Flow
4. Stellen Sie sicher, dass „Turn off SMTP AUTH protocol for your organization“ nicht angehakt ist

Kontoebene:

1. Gehen Sie zu https://admin.cloud.microsoft/
2. Klicken Sie auf den Kontonamen, das für das Senden von E-Mails verwendet werden soll
3. Wählen Sie Manage email apps
4. Vergewissern Sie sich, dass „Authenticated SMTP“ angekreuzt ist

Hinweis: Wenn die SMTP-Option nicht sichtbar ist, kann sie auf der Serverebene deaktiviert sein. Wenden Sie sich an Ihren IT-Administrator.

Nutzung von App-Passwörtern

Wenn Ihre Organisation Multi-Faktor-Authentifizierung (MFA) verwendet, benötigen Sie möglicherweise ein App-Passwort statt Ihres regulären Passworts.

Hinweis: App-Passwörter sind nur verfügbar, wenn die Sicherheitsstandards deaktiviert und MFA aktiviert ist. Falls die App-Passwörter-Option nicht angezeigt wird, kontaktieren Sie Ihren IT-Administrator.

Erstellen eines App-Passworts:

1. Öffnen Sie https://mysignins.microsoft.com/
2. Klicken Sie links auf Security Info

3. Klicken Sie auf Add sign-in method
4. Wählen Sie App Password

5. Verwenden Sie das erzeugte Passwort in den mindzieStudio-E-Mail-Einstellungen

Sicherheits-Hinweis: Änderungen an den Sicherheitsstandards oder das Aktivieren von Legacy-Authentifizierung können die Sicherheitslage Ihrer Organisation beeinflussen. Konsultieren Sie stets Ihr IT-Sicherheitsteam, bevor Sie solche Änderungen vornehmen.

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Beispiel: Gmail SMTP

Dieses Beispiel zeigt eine typische Konfiguration für Gmail / Google Workspace.

SMTP-Einstellungen für Gmail

Einstellung	Wert
SMTP Server	smtp.gmail.com
Port	587
Sicherheit	TLS
Authentifizierung	Ja (erforderlich)
Benutzername	Ihre vollständige Gmail-Adresse (z.B. ihrname@gmail.com)
Passwort	App-Passwort (empfohlen)

Erstellen eines App-Passworts für Gmail

Google empfiehlt die Verwendung von App-Passwörtern für Anwendungen, die auf Ihr Google-Konto zugreifen müssen.

1. Öffnen Sie https://myaccount.google.com/apppasswords
2. Melden Sie sich ggf. bei Ihrem Google-Konto an
3. Geben Sie einen Namen für die App ein (z.B. „mindzieStudio“)
4. Klicken Sie auf Create

5. Google generiert ein 16-stelliges Passwort
6. Kopieren Sie dieses Passwort und verwenden Sie es in den mindzieStudio-E-Mail-Einstellungen (nicht Ihr reguläres Google-Kennwort)

Hinweis: Sie müssen die Zwei-Faktor-Authentifizierung auf Ihrem Google-Konto aktiviert haben, um App-Passwörter zu nutzen. Falls die App-Passwörter-Option nicht angezeigt wird, aktivieren Sie zuerst die Zwei-Faktor-Authentifizierung in den Google-Kontosicherheitseinstellungen.

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Support

Für Unterstützung bei der Konfiguration von mindzieStudio E-Mails wenden Sie sich an den mindzie Support. Für Fragen zu den E-Mail-Servereinstellungen Ihrer Organisation, SMTP-Authentifizierung oder App-Passwörtern kontaktieren Sie bitte Ihren IT-Administrator.