SAP Datenextraktionsanleitung

Diese Anleitung erklärt, wie man Daten aus SAP ERP-Tabellen extrahiert und sie als CSV-Dateien für die Prozessanalyse mit mindzie exportiert.

[WICHTIG] Verwenden Sie technische Feldnamen, NICHT die Anzeigenamen
ANFORDERUNG Beim Exportieren von SAP-Daten MÜSSEN Sie die originalen Datenbankspaltennamen (technische Feldnamen wie EBELN, EBELP, AEDAT) verwenden, NICHT die Anzeigenamen oder Beschreibungen (wie "Einkaufsbeleg", "Position", "Angelegt am").

Warum das wichtig ist:

  • Anzeigenamen variieren je nach Sprache und SAP-Konfiguration
  • Technische Feldnamen sind in allen SAP-Systemen konsistent
  • Tabellenverknüpfungen sind ohne passende technische Feldnamen unmöglich – z.B. erfordert das Verbinden von EKKO (Kopf) und EKPO (Positionen), dass beide Dateien EBELN als Spaltennamen haben
  • die Datenumwandlung von mindzie basiert auf standardisierten SAP-Feldnamen

Wie man in SE16N technische Namen sicherstellt:

  1. Gehen Sie zu Einstellungen -> Anzeige
  2. Deaktivieren Sie "Spaltenbeschreibungen" oder "Beschreibungen anzeigen"
  3. Überprüfen Sie, dass in der exportierten Kopfzeile Namen wie EBELN|BUKRS|BSTYP|AEDAT und nicht Einkaufsbeleg|Buchungskreis|Belegart|Angelegt am stehen
Korrekte Kopfzeile (Technische Namen) Falsche Kopfzeile (Anzeigenamen)
EBELN\|BUKRS\|BSTYP\|AEDAT Einkaufsbeleg\|Buchungskreis\|Belegart\|Angelegt am

Wenn Sie mit Anzeigenamen exportieren, können die Daten nicht verarbeitet werden und Sie müssen die Extraktion wiederholen.

Bevor Sie beginnen

Überprüfen Sie Ihren Zugriff

Bevor Sie starten, stellen Sie sicher, dass Sie:

  • SAP GUI installiert und konfiguriert haben
  • gültige SAP-Anmeldedaten besitzen
  • Leserechte für die benötigten Tabellen haben (Ihre IT kann dies prüfen)
  • genügend lokalen Festplattenspeicher für die exportierten Dateien haben
  • die Liste der zu extrahierenden Tabellen (bereitgestellt von mindzie) besitzen

Verstehen Sie Ihre Datenanforderungen

Lesen Sie das von mindzie bereitgestellte Dokument mit den Extraktionsanforderungen. Dieses spezifiziert:

  • Welche Tabellen extrahiert werden sollen (z.B. EKKO, EKPO, BKPF, BSEG)
  • Benötigte Datumsbereiche
  • Spezifische anzuwendende Filter
  • Erwartetes Datenvolumen

Planen Sie Ihre Extraktion

Datenvolumen Empfohlene Vorgehensweise
< 100.000 Zeilen Direkter Export via SE16N
100.000 - 500.000 Zeilen Export mit Datumsfiltern, ggf. in Chargen
> 500.000 Zeilen Hintergrundverarbeitung oder Chargen nach Datumsbereich

Transaktionscodes für den Datenexport

SAP bietet verschiedene Transaktionen zum Anzeigen und Exportieren von Tabellendaten:

Transaktion Name Eignung
SE16N Allgemeine Tabellenanzeige Die meisten Exporte (empfohlen)
SE16 Datenbrowser Einfache Einzel-Tabellen Exporte
SQVI QuickViewer Verknüpfung mehrerer Tabellen
SE37 Funktionsbaustein RFC_READ_TABLE (programmgesteuert)

Empfehlung: Verwenden Sie für die meisten Exporte SE16N. Es bietet die beste Kombination aus Funktionalität und Benutzerfreundlichkeit.

Methode 1: SE16N Export (Empfohlen)

SE16N (Allgemeine Tabellenanzeige) ist die bevorzugte Methode für die SAP-Tabellen-Datenextraktion.

Schritt 1: SE16N aufrufen

  1. Melden Sie sich in SAP GUI an
  2. Geben Sie im Befehlsfeld (oben links) ein: SE16N
  3. Drücken Sie Enter

Schritt 2: Tabellenname eingeben

  1. Geben Sie im Feld "Tabelle" den Tabellennamen ein (z.B. EKKO)
  2. Drücken Sie Enter oder klicken Sie auf den Ausführen-Button

Schritt 3: Anzeigeeinstellungen konfigurieren (Wichtig!)

Vor dem Ausführen passen Sie folgende Einstellungen an, um eine vollständige Datenextraktion zu gewährleisten:

  1. Menü: Einstellungen -> Anzeige
  2. Setzen Sie "Maximale Anzahl der Treffer" auf einen hohen Wert (z.B. 999999999)
  3. Setzen Sie die "Listenbreite" auf 1023 (Maximalwert), um alle Spalten zu erfassen

Alternativ nutzen Sie den Einstellungen-Button in der Toolbar.

Wichtige Einstellung:

Maximale Anzahl der Treffer: 999999999
Listenbreite: 1023

Schritt 4: Anzuzeigende Felder auswählen

  1. Klicken Sie auf den Felder-Button oder gehen Sie zu Bearbeiten -> Felder
  2. Wählen Sie alle benötigten Felder aus (oder klicken Sie auf Alle auswählen für den kompletten Export)
  3. Bestätigen mit Enter

Tipp: Für Process Mining wählen Sie ALLE Felder, sofern nicht explizit etwas anderes angewiesen ist. mindzie filtert anschließend die benötigten Daten.

Schritt 5: Filter setzen (falls erforderlich)

Wenn Ihre Extraktion Datumsfilter benötigt:

  1. Suchen Sie das Datumsfeld (z.B. AEDAT, ERDAT, BUDAT)
  2. Geben Sie den Datumsbereich im Format JJJJMMTT ein
Beispiel-Filter für Daten von 2023-2024:
AEDAT: [20230101] bis [20241231]

Schritt 6: Abfrage ausführen

  1. Drücken Sie F8 oder klicken Sie auf den Ausführen-Button
  2. Warten Sie auf die Ergebnisanzeige (bei großen Tabellen kann das dauern)

Schritt 7: Export in Tabelle/CSV

Option A: Über das Export-Symbol

  1. Suchen Sie das Download-Symbol (Pfeil nach unten in eine Ablage) in der Toolbar
  2. Klicken Sie, um die Exportoptionen zu öffnen
  3. Wählen Sie Tabellenkalkulation

Option B: Über Tastenkombination

  1. Drücken Sie Shift + F8 oder Ctrl + Shift + F7
  2. Wählen Sie die Option Tabellenkalkulation

Option C: Über das Menü

  1. Gehen Sie zu: Liste -> Exportieren -> Tabellenkalkulation
  2. Oder: System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei

Schritt 8: Exportformat wählen

Im folgenden Dialog:

Format Dateierweiterung Wann verwenden
Text mit Registerkarten .txt Beste Wahl für große Datenmengen – empfohlen für mindzie
Tabellenkalkulation (XLSX) .xlsx Kleinere Datenmengen, Excel-kompatibel
Unverändert .txt Rohdaten, bewahrt alle Formatierungen

Für mindzie: Wählen Sie "Text mit Registerkarten" oder "Unverändert"

Schritt 9: Datei speichern

  1. Wählen Sie einen Speicherort auf Ihrem lokalen Laufwerk
  2. Nutzen Sie das Namensschema: TableName_YYYYMMDD.txt
    • Beispiel: EKKO_20240315.txt
  3. Klicken Sie auf Speichern

Schritt 10: Export überprüfen

  1. Öffnen Sie die Datei in einem Texteditor (Notepad++, VS Code – NICHT Excel)
  2. Prüfen Sie:
    • Kopfzeile vorhanden
    • Datensätze vollständig
    • Keine abgeschnittenen Spalten
    • Zeilenanzahl entspricht der Erwartung

Methode 2: SE16 Export (Alternative)

SE16 (Datenbrowser) ist einfacher, hat aber mehr Einschränkungen.

Schritt-für-Schritt Anleitung

  1. Transaktion eingeben: SE16
  2. Tabellennamen eingeben und Enter drücken
  3. Auswahlkriterien (Datumsbereiche, Filter) setzen
  4. Wichtig: „Breite der Ausgabeliste“ auf 1023 setzen
  5. Ausführen (F8) klicken
  6. Exportieren über: Bearbeiten -> Herunterladen -> Tabellenkalkulation

Einschränkungen von SE16

  • Maximal 1024 Zeichen Breite (kann breite Tabellen abschneiden)
  • Geringere Zeilenbegrenzung als SE16N
  • Kann bei großen Tabellen zu Performanceproblemen führen

Methode 3: SQVI QuickView (Für komplexe Abfragen)

Verwenden Sie SQVI, wenn Sie mehrere Tabellen verbinden oder benutzerdefinierte Abfragen erstellen müssen.

Wann SQVI nutzen

  • Verbindung von Stammdaten mit Transaktionsdaten
  • Eigene Feldselektionen erstellen
  • Komplexe Filterlogik anwenden

Grundprozess mit SQVI

  1. Transaktion eingeben: SQVI
  2. Neue QuickView erstellen
  3. Basistabelle und Join-Tabellen auswählen
  4. Felder und Filter definieren
  5. Ausführen und Ergebnisse exportieren

Hinweis: SQVI erfordert weitergehendes SAP-Wissen. Kontaktieren Sie Ihr SAP-Basis-Team oder mindzie-Support bei Fragen zu komplexen Abfragen.

Exportformatoptionen

Verfügbare Formate in SAP

Format Beschreibung Vorteile Nachteile
Unverändert Rohtext, Pipe-getrennt Schnell, erhält alle Daten Benötigt Umwandlung
Text mit Registerkarten Tab-getrennte Werte Gut für große Dateien Tab-Handhabung in Excel
Tabellenkalkulation Excel-Format (XLS/XLSX) Öffnet direkt in Excel Zeilenbegrenzungen, Formatprobleme
Rich Text RTF-Format Formate werden erhalten Sehr langsam, große Dateien
HTML Webformat Im Browser anschaubar Nicht für Analyse geeignet

Empfohlenes Format für mindzie

Primär: Text mit Registerkarten (.txt)

  • Für alle Datenmengen geeignet
  • Keine Zeilenbegrenzung
  • Datenintegrität bleibt erhalten

Alternativ: Unverändert (.txt)

  • Optimal für sehr große Datenmengen
  • Verwendet Pipe (|) als Trennzeichen
  • Muss beim Öffnen den Trenner angeben

Tab-getrennt zu CSV konvertieren

Wenn Sie echtes CSV benötigen:

  1. Öffnen Sie die .txt-Datei in Excel:

    • Datei -> Öffnen -> .txt-Datei auswählen
    • Im Assistent "Getrennt" wählen
    • Registerkarte (Tab) als Trennzeichen auswählen
    • Assistent abschließen

  2. Als CSV speichern:

    • Datei -> Speichern unter
    • Format "CSV (durch Trennzeichen getrennt)" wählen
    • UTF-8 Kodierung verwenden, falls verfügbar

Alternativ: Nutzen Sie einen Texteditor, um Tabs durch Kommas zu ersetzen.

Umgang mit großen Datensätzen

Anzeichen für große Datensätze

  • Abfrage dauert länger als 5 Minuten
  • SAP zeigt Warnung "Maximale Trefferzahl erreicht"
  • Export schlägt fehl oder läuft in Time-out
  • Dateigröße übersteigt 500MB

Strategie 1: Chargen nach Datumsbereich

Extraktion nach Datumsintervallen aufteilen:

Charge 1: AEDAT 20230101 bis 20230630 -> EKKO_2023H1.txt
Charge 2: AEDAT 20230701 bis 20231231 -> EKKO_2023H2.txt
Charge 3: AEDAT 20240101 bis 20240630 -> EKKO_2024H1.txt

Anschließend Dateien zusammenführen (nur eine Kopfzeile behalten).

Strategie 2: Hintergrundverarbeitung (SE16)

Für sehr große Tabellen:

  1. In SE16 Auswahlkriterien eingeben
  2. Menü: Programm -> Im Hintergrund ausführen (oder F9 drücken)
  3. Im Hintergrunddruck-Dialog:
    • „Sofort drucken“ deaktivieren
    • „Nach Ausgabe löschen“ deaktivieren
  4. Job mit "Sofort" speichern
  5. Job in Transaktion SM37 überwachen
  6. Nach Abschluss Spool abrufen und lokal speichern:
    • System -> Liste -> Speichern -> Lokale Datei

Strategie 3: Feldreduktion

Wenn nicht alle Spalten benötigt werden:

  1. Nur erforderliche Felder auswählen statt "Alle auswählen"
  2. Fokus auf in den Anforderungen spezifizierte Felder
  3. Dadurch werden Dateigröße und Exportzeit reduziert

Strategie 4: Filterung nach Buchungskreis / Werk

Bei Bedarf nach Organisationseinheiten filtern:

BUKRS (Buchungskreis): [1000]
WERKS (Werk): [P001]

Jede Einheit separat exportieren und anschließend kombinieren.

CSV Formatvorgaben für mindzie

Dateispezifikationen

Anforderung Wert
Kodierung UTF-8
Trennzeichen Komma (,) oder Tab oder Pipe (|)
Textbegrenzer Doppelte Anführungszeichen (")
Kopfzeile Pflicht – erste Zeile
Datumsformat JJJJMMTT oder JJJJ-MM-TT
Uhrzeitformat HHMMSS oder HH:MM:SS

Dateinamenskonvention

TableName_YYYYMMDD.csv

Beispiele:

  • EKKO_20240315.csv
  • BKPF_20240315.csv
  • CDPOS_20240315.csv

Umgang mit Sonderzeichen

SAP kann Sonderzeichen exportieren, die besondere Beachtung erfordern:

Zeichen Problem Lösung
Kommas im Text Bricht CSV-Struktur Text muss mit Anführungszeichen umschlossen sein
Zeilenumbrüche Erzeugt falsche Zeilen Ersetzen durch Leerzeichen
Deutsche Umlaute Kodierungsprobleme UTF-8 Kodierung verwenden
Währungssymbole Darstellungsprobleme Belassen, mindzie verarbeitet korrekt

Häufige Probleme und Lösungen

Problem: "Maximale Eintragszahl erreicht"

Ursache: Standard-Zeilenlimit überschritten

Lösung:

  1. Einstellungen -> Benutzerparameter
  2. "Maximale Trefferzahl" erhöhen
  3. Oder Datumsfilter zur Datenreduzierung verwenden

Problem: Spalten werden abgeschnitten

Ursache: Listenausgabe zu schmal

Lösung:

  1. Vor Ausführung "Breite der Ausgabeliste" auf 1023 setzen
  2. Oder SE16N anstelle von SE16 verwenden

Problem: Export dauert zu lange / Time-out

Ursache: Zu viele Daten für Onlineverarbeitung

Lösung:

  1. Hintergrundverarbeitung nutzen (siehe Strategie 2)
  2. Nach Datumsbereichen aufteilen
  3. Nach Organisationseinheiten filtern

Problem: Datei öffnet sich in Excel falsch

Ursache: Excel automatische Formatierung

Lösung:

  1. Nicht per Doppelklick öffnen
  2. Über Datei -> Öffnen -> Textimport-Assistent öffnen
  3. Richtigen Trenner angeben
  4. Datumsfelder als "Text" formatieren, um Format zu erhalten

Problem: Fehlende Zeitfelder in CDPOS/CDHDR

Ursache: Feld UTIME nicht exportiert

Lösung:

  1. UTIME in den ausgewählten Feldern einbeziehen
  2. Prüfen, ob Feld in Quelltabelle gefüllt ist
  3. Bei Problemen SAP-Basis kontaktieren

Problem: Fehler "Keine Berechtigung"

Ursache: Fehlende Leseberechtigung für Tabelle

Lösung:

  1. Kontakt zur SAP-Sicherheitsabteilung aufnehmen
  2. Lesezugriff für benötigte Tabellen anfordern
  3. Tabelle(n) aus Extraktionsanforderungen bereitstellen

Problem: Sonderzeichen werden als "?" angezeigt

Ursache: Zeichensatzinkompatibilität

Lösung:

  1. Export im Format "Unverändert" durchführen
  2. Datei mit UTF-8 Kodierung öffnen
  3. SAP GUI-Codepage-Einstellungen prüfen

Prüfcheckliste

Vor dem Versand der Dateien an mindzie bitte prüfen:

Dateistruktur

  • Kopfzeile mit Spaltennamen vorhanden
  • Einheitliches Trennzeichen in der Datei
  • Keine Leerzeilen innerhalb der Daten
  • Datei lässt sich im Texteditor korrekt öffnen

Datenvollständigkeit

  • Alle geforderten Spalten enthalten
  • Datum-/Zeitfelder sind befüllt (nicht leer)
  • Zeilenanzahl entspricht erwarteter Menge
  • Datumsbereich umfasst den geforderten Zeitraum

Formatkonformität

  • Datei ist UTF-8 kodiert
  • Datumsformat einheitlich (JJJJMMTT)
  • Keine abgeschnittenen Spalten
  • Sonderzeichen werden korrekt dargestellt

Dateilieferung

  • Dateinamen folgen der Konvention
  • Dateien sind komprimiert, wenn größer als 50MB
  • Sicheres Übertragungsverfahren genutzt
  • Extraktionsdatum dokumentiert

Schnellreferenz

SE16N Export - Kurzanleitung

1. Transaktion: SE16N
2. Tabellenname eingeben
3. Max Treffer: 999999999 setzen
4. Listenbreite: 1023 setzen
5. Felder auswählen (oder Alle auswählen)
6. Datumsfilter ggf. setzen
7. Ausführen (F8)
8. Exportieren: Shift+F8 -> Tabellenkalkulation -> Text mit Registerkarten
9. Speichern als: TableName_YYYYMMDD.txt

Tastenkombinationen

Tastenkürzel Aktion
F8 Abfrage ausführen
Shift + F8 Export zur Tabellenkalkulation
Ctrl + Shift + F7 Alternative Exportfunktion
Ctrl + Y Auswahlmodus zum Kopieren
Ctrl + C Daten kopieren

Häufige Tabellennamen

Tabelle Beschreibung Typische Größe
EKKO Einkaufsbelegkopf Mittel
EKPO Einkaufsbelegpositionen Groß
EBAN Bestellanforderungen Mittel
BKPF Buchhaltungsbelege Kopf Groß
BSEG Buchhaltungsbelege Positionen Sehr groß
CDHDR Änderungsbelege Kopf Groß
CDPOS Änderungsbelege Positionen Sehr groß
LFA1 Kreditorenstamm Klein
MARA Materialstamm Mittel

Beispiel Extraktionsablauf

Beispiel: Extraktion von EKKO (Einkaufsbelegkopf)

Ziel: 2 Jahre Einkaufsbelegköpfe extrahieren

Schritte:

  1. Anmelden an SAP GUI

  2. SE16N öffnen

    • SE16N im Befehlsfeld eingeben, Enter drücken

  3. Tabelle eingeben

    • Tabelle: EKKO
    • Enter drücken

  4. Einstellungen konfigurieren

    • Einstellungen -> Anzeige
    • Max Treffer: 999999999
    • Listenbreite: 1023

  5. Datumsfilter setzen

    • Feld: AEDAT (Anlagedatum)
    • Von: 20230101
    • Bis: 20241231

  6. Felder auswählen

    • Auf "Felder" klicken
    • "Alle auswählen" klicken
    • Bestätigen

  7. Ausführen

    • F8 drücken
    • Ergebnisse abwarten (1-5 Minuten)

  8. Ergebnisse prüfen

    • Zeilenanzahl in Statusleiste prüfen
    • Scrollen und alle Spalten sichten

  9. Exportieren

    • Shift + F8 drücken
    • "Tabellenkalkulation" wählen
    • "Text mit Registerkarten" auswählen
    • Speichern als: EKKO_20240315.txt

  10. Validieren

    • In Notepad++ öffnen
    • Kopfzeile prüfen
    • Erste und letzte Zeilen überprüfen
    • Keine Abschneidung bestätigen

Support

Bei Problemen, die in dieser Anleitung nicht behandelt sind:

  1. Notieren Sie die genaue Fehlermeldung
  2. Erfassen Sie die Tabelle und Transaktion
  3. Dokumentieren Sie die durchgeführten Schritte
  4. Kontaktieren Sie mindzie Support mit diesen Informationen

Hilfreiche Ressourcen

SAP Community Artikel: